Lors de la supervision d'un complexe d'appartements, d'un complexe d'habitation ou même d'un immeuble résidentiel, vos locataires peuvent à un moment ou à un autre vous appeler pour régler un problème dans leurs logements. Cela peut être aussi simple qu’un robinet qui fuit ou un problème électrique majeur. Les notifications de tels problèmes peuvent prendre la forme d’appels aléatoires, d’e-mails ou même de demandes en ligne. Pour gérer ces problèmes de maintenance de manière organisée, vous devez utiliser un formulaire de demande de maintenance.
Formulaires de demande de maintenance
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Pourquoi avez-vous besoin d’un formulaire de demande de maintenance ?
Les progrès de la technologie ont entraîné la maintenance de nombreuses choses différentes. Au bureau par exemple, la structure, l'entretien des équipements, le lieu de travail et même le transport de l'entreprise sont devenus une nécessité. Vous en avez besoin pour éviter la détérioration de votre patrimoine et pour vous assurer que tout est en parfait état.
Quel que soit le type d'entretien, qu'il s'agisse d'un véhicule ou d'un immeuble d'habitation, le formulaire de demande d'entretien vous permet d'obtenir tous les documents nécessaires à l'entretien. Vous pouvez créer votre propre formulaire de demande de maintenance ou le télécharger en ligne, puis le modifier en fonction de vos besoins.
Vous pouvez également utiliser un modèle de formulaire de demande de maintenance pour collecter les demandes de maintenance et les hiérarchiser en fonction de leur urgence. Bien sûr, vous devez d’abord vous occuper des questions urgentes. Avec cette manière organisée de gérer les problèmes, vos locataires apprécieront ce niveau de service. Voici d’autres raisons d’avoir besoin d’un modèle de bon de travail de maintenance :
- Pour simplifier le
processus de demande de maintenance Un formulaire de demande de maintenance peut simplifier le processus de demande de maintenance, car son utilisation standardisera votre méthode de traitement des demandes de maintenance. Sans bon de commande de travaux d'entretien, les locataires peuvent vous donner des explications timides sur leurs plaintes, et vous ne saurez pas quel est le problème. Pire encore, vous ne savez peut-être même pas qui vous a envoyé le message.
Une telle situation pourrait être extrêmement frustrante et irritante. D’un autre côté, si les locataires utilisent des formulaires de demande de réparation, vous aurez un enregistrement précis et clair de qui fait la demande, du moment où il l’a faite et de la nature de la demande.
Lorsque vous recevez un formulaire de bon de commande de travaux de maintenance, vous pouvez gérer le problème plus efficacement car le formulaire fournit toutes les informations dont vous aurez besoin pour le résoudre. Vous pouvez commencer à rechercher les bons spécialistes et entrepreneurs pour travailler sur chaque problème.
Si vous êtes propriétaire de plus de 3 propriétés, vous devez savoir à quel point il est difficile de garder tous vos locataires au courant lorsqu'il s'agit de problèmes d'entretien. Utiliser un modèle de formulaire de demande de maintenance est un excellent moyen de commencer à organiser vos demandes de maintenance. - Vous garder au courant de vos responsabilités et de vos délais lorsque vous avez des projets
Avoir des modèles d'ordres de travail de maintenance à portée de main vous aide à suivre facilement l'ensemble du processus de maintenance. Grâce à cela, vous pouvez gérer tous les membres de votre équipe et suivre la manière dont vous résolvez les réparations demandées et le moment où vous prévoyez de les résoudre. Vous pouvez vérifier l’avancement des travaux tout au long du processus.
Pour surveiller et assurer le succès de votre projet , vous pouvez envoyer un modèle de formulaire de demande de maintenance par e-mail pour vous aider à communiquer avec les membres de votre équipe et les fournisseurs et informer tout le monde de l' état de votre projet.. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour accéder à toutes les informations nécessaires sur le processus de support et pour l'amélioration des livraisons.
Modèles de demande de maintenance
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L’importance de l’entretien
L'entretien est un facteur important pour maintenir votre équipement, votre maison , votre voiture et bien plus encore, en parfait état de fonctionnement. Cela peut également prévenir l’apparition de risques environnementaux susceptibles de provoquer des blessures, des accidents, voire même des accidents mortels. La maintenance des actifs peut inclure un certain nombre de tâches telles que le remplacement, la réparation, l'entretien, les tests et l'inspection.
Vous devez effectuer une maintenance régulièrement pour assurer la sécurité des actifs et éviter leur détérioration. Selon la nature des tâches, il existe différents types de maintenance à effectuer, notamment :
- La maintenance
corrective
consiste à corriger les défauts des équipements. - Prévention de la maintenance
Implique la conception de nouveaux équipements et la recherche des faiblesses. Vous soumettez ce matériel à des études suffisantes qui sont ensuite intégrées avant l'achat. - Entretien périodique
Cela implique une inspection périodique de l'équipement ainsi que le nettoyage et l'entretien des pièces pour éviter les pannes soudaines. - Maintenance prédictive
Elle consiste à faire des prédictions sur l'état de l'équipement en fonction de son diagnostic et de son inspection. Vous prévoiriez cette maintenance en fonction de la durée de vie des pièces que vous avez utilisées dans l'équipement. - Maintenance préventive
Elle consiste à maintenir le bon état du matériel pour éviter sa détérioration et sa panne.
Modèles d'ordres de travail de maintenance
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Que faut-il inclure dans un formulaire de demande de maintenance locataire ?
Lorsque vous supervisez un complexe d'appartements ou similaire, vous souhaitez vous assurer que votre chauffage et votre approvisionnement en eau fonctionnent toujours correctement. Au-delà de ces exigences de base, vous devez définir votre obligation de responsabilité alimentaire dans votre bail.
En tant que propriétaire, vous avez la responsabilité de résoudre les problèmes et les dommages qui ne sont pas causés par une mauvaise utilisation de la propriété. Si cela se produit, le locataire fera une demande de maintenance à chaque fois que quelque chose arrive. Vos locataires peuvent vous avertir par téléphone ou par écrit. Lorsque de nombreuses demandes de ce type arrivent, cela peut prêter à confusion. Mais l’utilisation du modèle de bon de travail de maintenance peut vous aider à rester organisé.
Après avoir reçu une demande de l’un de vos locataires, vous devez décider ce que vous comptez faire concernant la réparation et quand vous y répondrez. Dans les cas où les conditions d'habitabilité de la propriété sont en jeu, par exemple lorsqu'il n'y a pas d'électricité ou d'eau courante, la plupart des États exigent une réponse immédiate et vous devez résoudre le problème dans les 24 heures.
Pour les cas non urgents, vous disposerez de 5 à 7 jours pour répondre aux formulaires de demande de réparation. Il existe également des cas où vous découvrez que le problème a en réalité été causé par un locataire en raison d'une négligence ou d'une mauvaise utilisation. Ainsi, vous pouvez adresser à votre locataire une facture pour couvrir le coût des réparations, à condition de l'avoir précisé dans votre bail .
Formulaires de commande de travaux de maintenance
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Vous pouvez remettre à vos locataires des copies du formulaire de demande d’entretien lors de leur déménagement. Cela facilitera les choses entre vous deux pour résoudre les problèmes de maintenance plus tard. Le formulaire peut paraître simple, mais il fournit la structure dont vous avez besoin pour collecter les demandes de la manière la plus organisée possible. De plus, toutes les données fournies par le locataire dans le formulaire seront indispensables à son activité :
- Informations sur le locataire
Lorsqu'un de vos locataires soumet une demande, la première chose que vous souhaitez collecter est des informations sur le locataire. Ces informations peuvent être très importantes même si elles dépendent du nombre de propriétés que vous gérez ou possédez. Il est préférable de demander à votre locataire des informations personnelles telles que son nom, son numéro de logement ou d'appartement, ses coordonnées et la date à laquelle il a postulé. - Détails de la demande de maintenance
La section suivante du formulaire sera une simple liste des demandes. Le formulaire peut comporter des espaces vides que vous demandez à votre locataire de remplir au besoin. Bien que vous puissiez permettre à vos locataires de répertorier davantage de demandes sur un seul formulaire, le limiter à un maximum de 4 à 5 peut permettre aux choses de progresser plus efficacement. - Déclarations pour accorder l'autorisation
Certains propriétaires choisissent d'omettre cette section de leurs formulaires de maintenance. Mais cette section peut être très utile pour organiser toutes les candidatures et les compléter. Ici, votre locataire vous donnera l'autorisation de commencer les travaux dans les plus brefs délais ou à une date mutuellement convenue. Avec cette autorisation, vous pouvez initier des réparations même sans soumettre d'avis d'entrée. Cela fait gagner beaucoup de temps à tout le monde. - Service et livraison
Cette section fournit une liste de contrôle pour votre locataire qui précise comment vous souhaitez que l'avis soit signifié. Vous pouvez leur demander de le déposer à leur bureau ou vous envoyer le formulaire par courrier. Expliquez-le très clairement au locataire lorsque vous lui remettez les modèles de formulaires de réparation et d'entretien vierges.
Vous devez également indiquer à vos locataires s'ils doivent également vous appeler pour vous informer qu'ils ont soumis des demandes d'entretien. Certains propriétaires trouvent cela redondant, tandis que d'autres apprécient cette couche de notification redondante. En fin de compte, ce sera votre décision.
Formulaires de demande de réparation
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Demande de maintenance du locataire
Pour les problèmes d’entretien général ou non urgents, les locataires doivent s’assurer de fournir au gestionnaire immobilier ou au propriétaire autant de détails et d’informations que possible. Le cas échéant, fournissez au propriétaire une liste de chaque article à réparer et incluez les détails pertinents, s'il s'agit d'un appareil électrique ou à gaz, la marque et le modèle, la marque et la pièce à entretenir. Cela permet au propriétaire d'agir sur le problème dans les plus brefs délais.
Une fois que le propriétaire ou le gestionnaire immobilier reçoit la demande, il doit donner accès à l'unité à un spécialiste ou à un entrepreneur pour effectuer les réparations nécessaires. En cas de réparations majeures, une estimation initiale peut être requise pour l'approbation du propriétaire avant de pouvoir effectuer des réparations. Pour les réparations urgentes, si le problème survient pendant les heures de bureau, les locataires doivent contacter immédiatement le propriétaire ou le gestionnaire immobilier pour signaler les problèmes urgents.
Modèles associés