Avis d'avertissement aux employés : téléchargez 56 modèles et formulaires gratuits

Un avis d'avertissement aux employés est un document principalement utilisé dans les organisations par la direction d'entreprise ou les services des ressources humaines dans le processus de discipline des employés. Un tel document comprendrait un résumé du type d'avertissement que l'employé recevra, ainsi que d'autres informations pertinentes.

Dans toute organisation, un modèle complet de notification d'avertissement aux employés serait utilisé pour informer tout employé ayant commis une erreur ou tout type de mauvaise conduite et contiendrait également des informations sur les conséquences d'une telle erreur ou mauvaise conduite. Lors de la rédaction d’une première ébauche d’un tel avis, il serait essentiel d’utiliser un format approprié car il s’agit d’un document officiel de l’organisation. Avoir un bon format permettrait également de transmettre le sérieux de votre message à la personne qui le reçoit.

Parallèlement à cet avertissement, vous devriez déjà disposer de politiques et de procédures adéquates qui feraient partie de l'ensemble du processus disciplinaire des employés. Ceci est important pour que les bonnes personnes sachent comment gérer ledit document et quand il sera délivré.

Modèles d’avis d’avertissement pour les employés

En règle générale, les employeurs souhaitent disposer d'un dossier ou d'une documentation écrite chaque fois qu'un type de mauvaise conduite se produit dans un bureau ou une organisation, afin de protéger à la fois l'employé et l'employeur. Il est important d'avoir un avis d'avertissement concret pour les employés, car le document original sera remis à l'employé concerné et une copie sera conservée dans votre dossier à des fins de référence et de documentation.

Avoir ce type de document serait également utile car il permettrait à toutes les parties d'être impliquées et réduirait la confusion entre l'employeur et l'employé. Cet article parle de tout ce qu'il y a à savoir sur ce type de document pour vous aider et vous guider dans votre propre organisation.

 

Importance de rédiger et de remettre un avis d’avertissement au salarié

Il est très important de donner un avertissement à l'employé avant de prendre toute mesure corrective à son encontre. Ceci afin que l'employé soit bien informé et que l'employeur suive les procédures disciplinaires appropriées. Voici quelques raisons importantes pour lesquelles vous devriez avoir un tel document :

• Il ne serait pas juste de commencer à licencier un employé lorsqu'une erreur a été commise. L'employé pourrait intenter une action en justice contre vous, surtout si le crime n'était pas si grave. Vous pouvez donc plutôt donner un avis ou un avertissement pour informer votre employeur que vous êtes au courant du crime et que des mesures seront prises.
• Remettre de tels documents aux salariés pourrait les inciter à commencer à s'auto-évaluer . Lorsqu'un employé reçoit un tel avis, il peut commencer à réfléchir à l'infraction qui a été commise et à ce qui peut être fait pour corriger ou améliorer la situation.
• Ces documents constituent probablement la meilleure mesure corrective initiale que vous puissiez prendre. Fournir un tel avis garantirait que le salarié sait qu'il a commis une erreur et que celle-ci a été constatée et notée. L’employé comprendrait alors que ce qu’il a fait était mal et ne devrait plus être répété.
• La préparation et la remise de tels documents contribueraient à développer une bonne image de votre entreprise. Lorsque vous licenciez plus souvent des employés immédiatement plutôt que de les avertir, vous pouvez acquérir une réputation peu souhaitable. Les employés apprécient en effet lorsqu’ils sont corrigés, surtout lorsque cela est fait de manière professionnelle. Cela leur donnerait la possibilité de s’améliorer et, par conséquent, toute leur organisation s’améliorerait également.
• Distribuer des avis comme celui-ci serait un bon signe que vous vous souciez de vos employés. Vos employés ne savent peut-être pas qu'ils ont commis une erreur, alors lorsque vous leur dites, ils remarqueront et verront que vous les avez vraiment remarqués et ce qu'ils font. Vous avez l'impression de ne pas simplement les passer à côté, mais de les voir sur le lieu de travail.
• Donner des avertissements devrait être votre premier plan d'action afin de ne pas risquer de perdre de bons ou d'excellents employés. N’oubliez pas que nous faisons tous des erreurs et que remettre ce document équivaudrait à leur donner une deuxième (ou une troisième) chance.

Comme vous pouvez le constater, il est en fait très important de donner ce type d’avertissements ou d’avis, pour différentes raisons. Pour vous aider davantage, examinons les différents types de fautes ou de crimes qui peuvent justifier un tel avertissement.

Formulaires de notification d'avertissement aux employés

Types de fautes pouvant justifier un avertissement aux employés

Remplir des modèles d’avis d’avertissement aux employés et les remettre aux employés ne serait qu’une étape dans l’ensemble du processus. Avant cela, je devrais proposer les différentes actions ou crimes qui nécessiteraient ledit document. Voici quelques exemples de ces fautes ou crimes, vous pouvez tous les utiliser ou créer votre propre liste dans votre organisation.

• Négliger ses devoirs et ses responsabilités
• Insubordination ou refus de suivre les instructions des employeurs ou des supérieurs, sauf dans les cas où les instructions peuvent avoir des effets négatifs sur la santé et la sécurité du travailleur.
• Actions immorales ou indécentes sur le lieu de travail.
• Condamnation pour tout type de crime ou de délit sur et hors du lieu de travail.
• Présenter sciemment de faux documents tels que des dossiers ou falsifier des rapports, des dossiers et des documents sur le lieu de travail.
• Voler ou détruire tout bien appartenant à l'entreprise ou à l'un des employés de l'entreprise.
• Comportement délibérément négligent qui pourrait être dangereux pour l'employé ou les autres employés de l'organisation.
• Consommer tout type de boisson alcoolisée dans l'exercice de ses fonctions ou au sein des installations, sauf lors des événements d'entreprise.
• Actions menaçantes, abusives ou coercitives envers un autre employé, membre du personnel ou client de l'organisation.
• Permettre à des personnes non autorisées d'entrer dans les zones sécurisées de l'installation sans motif valable.
• Avoir trop d'absences ou de retards à une heure précise.
• Ne pas commencer le travail à l’heure et quitter le travail plus tôt.
• Prendre de longues pauses et ne pas rester dans la zone de travail assignée pendant de longues périodes.
• Afficher du matériel sur des murs ou des panneaux d'affichage sans autorisation ou dégrader et/ou retirer tout matériel autorisé par les murs ou les panneaux d'affichage.
• Fumer dans les zones interdites.
• Ne vous présentez pas au travail sans en informer votre superviseur ou toute autre personne dans l'organisation.
• Vendre des produits, solliciter ou collecter des contributions personnelles auprès de collègues sur le lieu de travail.
• Participer à tout type de jeu au sein de l'organisation pendant les heures de travail.

Ce sont les infractions les plus courantes qui justifient généralement un avertissement aux employés. La plupart d’entre eux peuvent s’appliquer à votre organisation, tandis que d’autres ne le sont pas et vous pouvez les ignorer. Quoi qu'il en soit, vous devez créer votre propre liste et la placer dans le manuel ou dans un mémo afin que tous vos employés soient informés et s'attendent à un avertissement ou un avis s'ils les commettent.

 

Avis d'avertissement imprimable pour les employés

Quand et comment donner un avertissement à un employé 

Lorsque vous envisagez de donner un avertissement à l’un de vos employés, vous devez savoir exactement quand et comment le faire. Voici quelques lignes directrices utiles pour vous aider lorsque vous rencontrez un employé se livrant à tout type de mauvaise conduite au sein de l'organisation.

Décidez quand il est temps d’avertir un employé. Il existe généralement un processus lorsque des incidents surviennent au bureau. En règle générale, les avertissements verbaux sont donnés en premier avant que les avertissements ou avis écrits ne soient donnés à un employé.

En suivant ce processus, vous aiderez votre employé à comprendre la gravité de la situation dès le premier moment où le crime est commis. Le processus habituel est le suivant :

• avertissement verbal
• avertissement écrit
• dernier avertissement écrit
• Résiliation

Suivez les politiques et procédures de votre organisation en termes de discipline des employés. Assurez-vous de suivre les procédures, et si vous n'êtes pas sûr, renseignez-vous auprès de votre service RH ou d'une personne de niveau supérieur que vous. Il s’agit de vous assurer que vous faites la bonne chose lorsque vous donnez un avertissement ou un avis à un employé.

Avant même de commencer à rédiger l'avertissement ou à télécharger le modèle, rassemblez autant d'informations que possible sur l'incident et l'employé. En faisant cela, vous saurez exactement ce qui s’est passé et exactement ce que l’employé a fait. Certains détails pertinents incluraient (sans s’y limiter) :

• date et heure à laquelle la violation a été commise
• des détails tels que des conversations précédentes et des avertissements qui ont été donnés à l'employé
• des avertissements écrits préalables qui ont été donnés et signés par l'employé concernant le même problème ou une violation différente

Ayez votre propre conversation avec l’employé en question. Cela lui permettrait de mieux comprendre ce qui s'est passé, à partir d'autres sources et de la personne qui a réellement commis le crime. En discutant avec l’employé, vous pourrez également évaluer s’il faut émettre un avertissement écrit ou simplement un avertissement verbal.

Déterminez s'il est réellement de votre devoir d'écrire et/ou d'émettre l'avertissement à l'employé. Le plus souvent, dans les grandes organisations, il peut être difficile de savoir qui doit rédiger ou émettre l'avertissement, en particulier dans les cas où l'employé a plus d'un superviseur, dirigeant ou gestionnaire. Vérifiez la politique de l’entreprise pour savoir qui doit exactement remettre l’avis.

En règle générale, la tâche incombe au superviseur direct, mais il peut y avoir des cas où la décision de délivrer un tel document est prise lors d'une réunion de groupe.

Si vous avez établi que vous rédigerez l’avis, assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes. Vous devrez saisir les informations dans un formulaire ou créer vous-même un avertissement, assurez-vous simplement de saisir ce qui suit :

1. le(s) nom(s) de toutes les personnes impliquées
2. la nature du crime commis
3. tous les détails pertinents de l'avertissement, tels que les dates et les heures
4. les mesures correctives que l'employé doit prendre pour rectifier la situation
5. conséquences du crime et toutes conséquences futures si le crime se reproduisait

Soyez très précis lorsque vous rédigez les détails de l’avertissement. Cela garantirait que toutes les informations transmises sont exactes et que toutes les personnes qui liront l’avis seront bien informées.

Toutes vos déclarations doivent être claires afin que rien ne soit mal interprété. De l’incident aux actions correctives et aux conséquences, tout doit être clairement et bien exposé.

Assurez-vous d’adresser personnellement l’avertissement à l’employé. Organisez une rencontre privée avec l'employé en question dans les plus brefs délais. Lorsque vous rencontrez l'employé, parlez de l'infraction et des conséquences, mais essayez également de lui donner un feedback positif.

Donner des commentaires positifs aurait un effet positif sur l'employé et pourrait même l'encourager à prendre des mesures immédiates pour corriger l'erreur et devenir un membre plus productif de la main-d'œuvre. Organiser une telle réunion qui se concentre uniquement sur l'infraction pourrait ne pas être très productif, car votre employé pourrait finir par se sentir très mal à la fin de la réunion.

Avant de terminer la réunion, assurez-vous que l'employé a compris tout ce qui a été écrit dans l'avertissement et tout ce dont vous avez parlé pendant la réunion. Cela n'aurait aucun sens d'émettre un avertissement et de tenir une réunion pour se rendre compte que l'employé n'a pas tout compris et qu'il récidiverait probablement.

• Avant de remettre le document à l'employé, demandez-lui de le signer d'abord et faites-le signer également par l'employeur. Vous remettriez ensuite le document original à l'employé et en conserveriez une copie dans votre dossier.
• Enfin, permettez à l'employé de contester les informations contenues dans l'avertissement s'il y a quelque chose qui ne va pas ou s'il n'est pas d'accord avec ce qui est écrit. A condition que le salarié ait une bonne raison, bien sûr. Vous pouvez ensuite inclure le litige ou la déclaration dans le document.

Tiens! Maintenant que vous disposez de quelques bons conseils pour vous guider, vous pouvez commencer à rédiger un avis d’avertissement efficace pour les employés et l’envoyer au bon employé. Passons maintenant à la notification.

Avis d'avertissement pour l'employé

Créer un modèle d'avis d'avertissement pour les employés 

Afin de créer un bon formulaire ou modèle de notification d'avertissement aux employés, vous devez inclure certains éléments très importants. Vous pouvez rechercher des modèles en ligne et les utiliser ou les modifier, ou créer le vôtre à partir de zéro et l'adapter au style de votre propre organisation. Tout dépend de toi. Pour vous guider, nous vous présentons quelques étapes et conseils utiles pour créer un tel modèle.

Ouvrez le logiciel de votre choix et définissez la taille de la page et les marges. Définissez également le style et la taille de la police, en gardant à l'esprit qu'il s'agit d'un document officiel. Par conséquent, ce serait une bonne idée d’utiliser des polices plus formelles au lieu de polices amusantes ou cursives qui peuvent être plus difficiles à comprendre.

Ce sont des étapes et des conseils pour un modèle comportant 3 sections. Encore une fois, vous pouvez suivre ce modèle ou le réviser si vous pensez que certaines sections ne s'appliquent pas à votre propre organisation.

• Pour la première section, vous devrez insérer le titre de votre document. Utilisez une police plus grande pour mettre en valeur le titre et vous pouvez le formater comme vous le souhaitez, il est généralement également écrit en gras.
• Sous le titre, incluez un espace pour le nom de l'employé. Assurez-vous d'écrire le nom complet de l'employé car il s'agit d'un document officiel de votre entreprise. Vous pouvez également inclure un espace pour le titre de l'employé ou le poste de l'employé dans l'entreprise.
• En dessous, vous pouvez dresser une liste de contrôle des différents crimes et mettre un carré vide devant chacun des éléments. Cela rendrait les choses beaucoup plus faciles pour la personne qui remplit le formulaire. Assurez-vous d'inclure une option « Autre », avec un espace vide pour spécifier l'infraction si elle n'est pas répertoriée.
• Pour la deuxième section, vous pouvez rédiger un sous-titre qui sert de titre aux avertissements ci-dessus, le cas échéant. Vous pouvez créer un tableau ou simplement formater les parties dans différentes colonnes. Dans la première colonne, écrivez le premier, le deuxième ou le troisième avertissement. Dans la deuxième colonne, indiquez si l’avertissement donné était oral ou écrit. Dans la troisième colonne, vous devrez inscrire la date de l'avertissement et dans la quatrième colonne, écrire le nom de la personne qui a donné l'avertissement.
• Sous ces colonnes, vous pouvez placer un espace pour la déclaration de l'employeur, y compris la date et l'heure à laquelle la déclaration a été fournie. Assurez-vous de laisser suffisamment d'espace à l'employeur pour qu'il puisse rédiger sa déclaration avec tous les détails.
• À côté de la déclaration de l'employeur, vous pouvez placer un espace pour la déclaration de l'employé concernant l'infraction. Pour faire plus simple, vous pouvez placer une case à côté d'une déclaration telle que « Je suis d'accord avec la déclaration de mon employeur » et une autre case à côté d'une autre déclaration telle que « Je ne suis pas d'accord avec la déclaration de mon employeur concernant ma violation. » Tout ce que l'employé aurait à faire est de cocher la case appropriée.
• Sous cette déclaration, placez des espaces vides pour que l'employé puisse écrire son propre récit de la violation ou de ce qui s'est passé, dans ses propres mots.
• Pour la dernière section, vous devrez d'abord placer un sous-titre qui servira de titre à l'action à réaliser. Encore une fois, vous pouvez cocher des cases pour faciliter les choses et mettre une option « Autre » avec un espace vide pour spécifier l'action.
• Sous les options, vous pouvez placer un espace pour que des mesures correctives soient prises. La personne qui remplirait le modèle devra écrire en détail les actions à réaliser, surtout si ce n'est pas elle qui exécutera les actions.
• Ensuite, vous devez laisser un espace pour les conséquences qui seraient subies si l'employé commettait à nouveau le crime. Ceci est très important pour que l’employé sache ce qui se passerait s’il commettait deux fois la même erreur.
• Sous cette partie, vous devez inclure une déclaration indiquant que l'employé a compris tout le contenu du formulaire et est d'accord avec tout ce qui est écrit.
• Ensuite, placez un espace pour le nom et la signature de l'employé, ainsi que la date à laquelle l'avis a été accepté.

Et enfin, laissez un espace pour le nom et la signature de l'employeur, ainsi que la date à laquelle vous avez signé le document. Tout cela constituerait un modèle efficace de notification d’avertissement aux employés.

 

Exemples d'avertissements pour les employés