Savez-vous ce qu'est une lettre de transmission ? Il s'agit d'un document qui est généralement accompagné d'un autre document plus grand ou plus important, généralement joint pour expliquer à quoi il sert. Il s'agit généralement de fournir au destinataire le contexte particulier dans lequel le document le plus important sera placé ou utilisé. En dehors de cela, cela servirait également de preuve à l’expéditeur que quelque chose a été envoyé et reçu.
Un bon exemple de lettre de transmission est généralement très court. Le premier paragraphe serait une description de ce qui a été envoyé ainsi que le but de l'envoi. Pour les lettres plus longues, vous pouvez passer en revue tous les éléments les plus importants du document plus volumineux, en utilisant quelques phrases. Vous pouvez également noter d'autres informations utiles au destinataire. Ces types de lettres sont souvent accompagnés d’un court paragraphe qui établirait la bonne volonté. Cela se fait en faisant un compliment ou une déclaration de remerciement au destinataire.
Généralement, une lettre de transmission est destinée :
- Expliquez ou clarifiez vos exigences ou instructions concernant le document ou l’élément auquel il est joint.
- Accompagner les contrats ou les projets de documents à envoyer, soit pour examen, soit pour approbation. Ils peuvent également accompagner les contrats déjà signés.
- Accompagnera les documents plus importants et fournira une explication de ce qu'est le document, pourquoi il doit être lu et pris en compte, et ce que le destinataire doit faire avec le document auquel il est joint.
- Donner la possibilité de rappeler au lecteur le titre du document ainsi que de souligner les points d'intérêt les plus importants. Il peut également inclure des informations confidentielles ou sensibles qui peuvent être liées, mais qui ne font pas réellement partie du document plus vaste.
Normalement, ce type de lettre est destiné à communiquer des informations par écrit, qu'il s'agisse d'informations sur un document important, un équipement ou d'autres éléments similaires envoyés d'un point à un autre. Cet article concerne ce type de lettre, ses composants, son objectif et d'autres informations importantes qui vous guideront dans la création de votre propre document.
Exemples de lettre de transmission
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Composants d'un modèle de lettre de transmission
Vous auriez une meilleure idée de ce qu’est une lettre de voiture si vous savez quels en sont les éléments importants. Il n’existe pas de format de lettre de diffusion spécifique, mais tant que vous connaissez les bases, vous pouvez en créer un vous-même. Voici les éléments importants de cette lettre :
L'en-tête
Il s'agit généralement de votre adresse. Assurez-vous de mettre votre adresse complète comme en-tête de votre lettre.
Date
Écrivez la date à laquelle vous avez écrit votre lettre avant de commencer à l'écrire. Ceci est important pour que le destinataire sache quand vous avez préparé la lettre et le document ou l'objet que vous avez envoyé.
L'adresse du destinataire
La prochaine chose que vous devrez inclure est l'adresse du destinataire.
Salutations
Il s'agit généralement d'une brève salutation ou introduction adressée au destinataire de la lettre et à l'élément auquel elle est jointe.
Le corps de la lettre
Il y a généralement 4 sous-parties dans le corps de la lettre :
- la raison ou le but de la rédaction de la lettre
- un exposé de tous les faits concernant l'article ou le document qui a été envoyé
- une demande de suivi ou de mise à jour lorsque l'article ou le document a été reçu
- vos coordonnées au cas où le destinataire souhaite vous contacter
La conclusion
La conclusion contiendrait vos derniers mots sur le document, l'article ou les déclarations de bonne volonté.
Notations
Celui-ci contiendra toutes les autres notes importantes que vous souhaiteriez transmettre au destinataire.
Des composants simples, mais qui auraient un grand impact sur le destinataire et rendraient votre lettre beaucoup plus efficace. Maintenant que vous connaissez tous ces éléments, nous pouvons discuter du but de rédiger ou d’écrire une telle lettre.
Modèles de lettres de transmission
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Objet d'une lettre de transmission
Si vous avez déjà vu un exemple de lettre de transmission, vous avez peut-être remarqué que, bien que brève, elle était bien pensée. Le but principal de la rédaction d'une telle lettre est de communiquer avec le destinataire de la lettre et le document ou l'article auquel elle est jointe. Lorsqu’elle est bien rédigée, la lettre doit :
- Présentez le document et fournissez un contexte qui aidera le lecteur à comprendre à quoi il sert.
- Il contiendra le sujet du document.
- Il contiendra le nom de la personne ou de l'agence qui demande le rapport.
- Il contiendra la portée ainsi que les limites du document.
- Il contiendra des instructions sur ce que le destinataire doit faire avec les informations contenues dans le document.
- Il peut également contenir une suggestion au destinataire de contacter l'expéditeur pour plus d'informations s'il a des questions ou si quelque chose n'est pas clair.
- Fournissez un enregistrement de la manière dont le document a été produit et de la manière dont il a été transmis.
- Alerter le destinataire des informations suivantes :
- Toute divergence ou préoccupation concernant le document ou l’élément qui a été soumis.
- Toute décision qui doit être prise concernant le document ou l’article.
- Tout changement de format ou d'orientation par rapport au document ou à l'article.
Il s'agit d'un document simple et bref, mais important tant pour l'expéditeur que pour le destinataire. Afin de créer vous-même un modèle de lettre de transmission, il serait également très utile que vous sachiez certaines choses importantes à ce sujet, qui seront abordées dans la section suivante.
Exemple de lettre d'expédition
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Choses importantes à propos d'une lettre de transmission
La lettre d'envoi est un document qui donnerait des premières informations sur un document plus volumineux ou plus important auquel elle est jointe. L'expéditeur utiliserait la lettre pour transmettre le document auquel elle est jointe, à un destinataire, d'où le nom. Ce type de lettre est le plus couramment utilisé sur le lieu de travail, car des documents et objets importants sont envoyés d'un point à un autre. Afin de rédiger une bonne lettre, analysons quelques éléments importants qu’il faut garder à l’esprit.
Les fonctions
Cette lettre servirait d’introduction à un autre document, généralement plus important. Ces documents comprennent, sans toutefois s'y limiter :
- rapports scientifiques ou techniques
- information financière
- détails du projet ou propositions de projets
- informations confidentielles ou sensibles qui pourraient être liées aux politiques ou à la législation d'une entreprise ou d'une organisation
Le destinataire lirait la lettre pour établir le contexte dans lequel visualiser ou utiliser le document auquel elle est jointe. Le document peut avoir été envoyé en réponse à une demande, à titre d'exigence ou par courtoisie professionnelle.
L'expéditeur peut également utiliser la lettre pour examiner les politiques et garanties importantes liées au document envoyé. Cela ou la lettre peut être utilisée pour partager des informations sensibles ou confidentielles qui ne sont pas incluses dans le document mais qui y sont liées. Enfin, il servirait de documentation à l'expéditeur, prouvant qu'il a transmis quelque chose et l'a reçu.
Le format
Ce type de lettre est généralement imprimé sur du papier à en-tête d’entreprise ou d’organisation. L'expéditeur devrait utiliser un format de lettre standard, qui aurait la taille de page et les marges appropriées. Il doit également inclure tous les éléments importants (qui ont été abordés dans la section précédente) pour être efficace. Il doit également se terminer par la signature de l'expéditeur, le titre de l'œuvre et toute mention signifiant tout autre document annexé.
Ces types de lettres sont des documents courts, généralement une seule page qui ne contient que trois ou quatre paragraphes. Ces paragraphes doivent s'enchaîner logiquement, depuis l'introduction, en passant par l'explication et enfin jusqu'à la conclusion. S'il y a des choses plus importantes à souligner ou à discuter, la lettre peut être plus longue ou plus lourde que d'habitude.
Le ton et le contenu
Une lettre de transmission peut être courte et simple, mais il s’agit en réalité d’un document commercial formel. Le premier paragraphe contiendrait ce qui suit :
- le nom du document
- une brève description du contenu du document
- la raison de l'envoi du document
- le nom de l'expéditeur
En dehors de cela, l'expéditeur peut ajouter des instructions pour le destinataire, par exemple envoyer le document à quelqu'un d'autre, informer l'expéditeur de la réception du document ou toute autre instruction spécifique.
Les paragraphes suivants devraient fournir des explications et des instructions plus détaillées. Ensuite, le dernier paragraphe conclurait la lettre par une déclaration de remerciement ou de bonne volonté, ainsi que les coordonnées de l'expéditeur. L'expéditeur peut également inclure une offre d'assistance au cas où quelque chose ne serait pas clair ou si le destinataire aurait des questions.
L'utilisation correcte
Différentes organisations et entreprises ont leurs propres politiques et procédures pour créer et utiliser ces types de lettres. L'expéditeur doit s'assurer que la bonne personne signe la lettre (généralement une personne en position d'autorité). Ceci est particulièrement important si la lettre est jointe à un document contenant des informations confidentielles ou si le contenu du document nécessite un niveau d'autorité spécifique pour sa publication ou son approbation.
Ce type de lettre serait écrit et des copies devraient en être faites. La lettre originale doit être placée juste au-dessus du document joint. Il ne doit pas être joint au document ni inclus dans son index . Ensuite, des copies ou des duplicatas de la lettre doivent être conservés par l’expéditeur à titre de documentation.
La signification
Puisqu’il existe des cas où la lettre peut contenir des informations confidentielles ou sensibles, elle pourrait être un outil de communication très puissant et important. Ces informations sensibles peuvent être un mot de passe, un fichier protégé contenant un document électronique ou d'autres éléments pertinents, l'expéditeur doit donc s'assurer que le destinataire approprié les reçoit.
Il peut également être utilisé pour attirer l'attention du destinataire sur le fait que certaines informations contenues dans le document ont pu être oubliées.
Les caractéristiques
Bien que brève, la lettre peut être utilisée de plusieurs manières pour présenter le document auquel elle est jointe. L'expéditeur peut démontrer au destinataire que le document auquel il est joint répond effectivement aux objectifs et attentes énoncés ci-dessus.
La lettre peut être utilisée pour discuter de la manière dont les informations contenues dans le document ont été collectées et qui a été impliqué dans la création du document. par conséquent, accorder du crédit à des personnes qui n’étaient pas réellement mentionnées dans le document lui-même. La lettre peut également être utilisée pour demander au destinataire d'entreprendre une action, par le biais d'une suggestion ou d'une demande, le tout en relation avec le document auquel elle est jointe.
les considérations
Ce court document ne doit contenir aucune information technique ou détaillée. Il doit être court, simple et convivial. Vers la fin de la lettre, essayez d'envisager de faire une déclaration indiquant au destinataire que vous ou l'agence que vous représentez êtes disponible pour être contacté à l'avenir pour clarifier quoi que ce soit ou répondre à des questions. C'est pourquoi il est important d'inclure vos coordonnées.
En revanche, si vous demandez au destinataire d'agir en réponse au document auquel la lettre est jointe, vous devez fournir une date ou un délai pour que le destinataire puisse agir.
Le délai
La lettre doit être envoyée en même temps que vous enverriez le document que vous soumettez. Ne l'envoyez jamais tôt ou après l'envoi du document. De plus, vous devrez traiter la lettre comme un document distinct du plus grand et non comme faisant partie de celui-ci.
Connaître ces éléments et considérations importants vous guidera certainement lors de la création d’une lettre au format de diffusion. Pour vous aider davantage, examinons quelques conseils utiles que vous pouvez appliquer avant de passer à la dernière section, qui concerne les étapes de rédaction de la lettre.
Conseils pour rédiger un format de lettre de transmission
Afin de rédiger un bon exemple de lettre de transfert de propriété, vous devrez peut-être apprendre tout ce que vous pouvez, surtout si vous en rédigez une pour la première fois. Mais en réalité, même si vous écrivez ce type de lettres depuis un certain temps, ces conseils peuvent toujours vous aider et vous améliorer.
- Assurez-vous d'indiquer au destinataire ce que vous envoyez et pourquoi vous envoyez le document. Ceci est important pour que le destinataire ait une idée immédiate de ce qu'il a reçu et puisse gérer correctement le document. Cela donnerait également au destinataire une idée de l'importance du document et des mesures urgentes à prendre à son égard.
- Résumez tous les aspects clés et l’objectif du document. Soit ceci, soit décrivez le contenu du document dans la lettre, en vous assurant qu'il est bref.
- Ajoutez toute information spéciale qui pourrait aider le destinataire à comprendre. Ces informations incluraient la mise en évidence ou la mise en évidence des parties du document qui sont les plus importantes.
- Informez le destinataire de ce qui va se passer ensuite et, si nécessaire, fixez un délai pour les actions à entreprendre. Soyez aussi précis que possible afin que le destinataire ne soit pas confus.
- Terminez sur une note positive pour entretenir l'enthousiasme du destinataire à mener les actions nécessaires et pour garantir que toute transaction future soit facilement acceptée.
- Il n’est pas nécessaire que ce soit très formel. Bien qu’il s’agisse d’un document officiel, vous pouvez utiliser un ton plus conversationnel lors de sa rédaction pour en faciliter la lecture.
- Résolvez tous les problèmes liés au document ou à l’article que vous soumettez. Assurez-vous également de reconnaître l’aide des personnes qui ont aidé à compléter le document.
- Lorsque vous rédigez votre dernier paragraphe ou votre conclusion à votre lettre, vous devez ajouter un ou plusieurs des éléments suivants :
- Remerciez la personne qui demande le document, surtout si le document vous a donné l'occasion de faire des recherches sur un sujet important.
- Suggestion au destinataire de contacter l'expéditeur pour toute question ou précision.
- Vous disposez de coordonnées en tant qu'expéditeur afin que le destinataire puisse suivre, clarifier ou poser des questions.
Comme vous pouvez le constater, ces conseils sont très utiles et vous serviront de bons guides lors de la rédaction de votre lettre. Passons maintenant à la dernière section, qui consiste à créer votre propre lettre ou modèle.
Rédigez votre propre modèle de lettre de transmission
Rédiger une lettre de transmission est assez simple car il s’agit d’un document court. C’est important parce qu’il répond à un objectif important, notamment dans le processus de transmission depuis l’intérieur ou l’extérieur des entreprises et des organisations. Prenez note de ces étapes :
- Assurez-vous d’établir la bonne volonté dès le début. Écrivez vos salutations et votre premier paragraphe sur un ton qui encourage le destinataire ou le lecteur à lire la lettre entière jusqu'à la fin.
- Votre lettre doit être soignée, claire et brève. Si possible, l’idéal serait de taper la lettre sur un ordinateur et de l’imprimer plutôt que de l’écrire à la main.
- La lettre ne doit pas dépasser une page, car elle ne doit contenir que les informations les plus importantes sur le document d'accompagnement et rien de plus.
- Ajoutez toutes les dates et délais importants que le destinataire doit connaître.
- Dans le cas de colis expédiés, veillez à identifier tout le contenu.
- La lettre doit être adressée directement au destinataire et doit expliquer le titre du document d'accompagnement.
- Répondez à toutes les questions qui ne sont pas abordées dans le document, surtout si elles sont pertinentes et liées à celui-ci.
Format de la lettre d'expédition
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Modèles associés