Manuel de formation : plus de 40 modèles et exemples gratuits dans MS Word

Les manuels de formation sont souvent utilisés comme guide pour atteindre les objectifs d’une tâche effectuée. Bien que le concept de manuels soit généralement appliqué aux débutants, ils peuvent également être utiles aux personnes familiarisées avec la tâche effectuée. Cela permettrait d' uniformiser la réalisation des objectifs souhaités . Fondamentalement, un manuel est un livre d’instructions conçu pour améliorer une tâche effectuée.

L'utilisation des manuels ne se limite pas seulement aux entreprises mais aussi à tous les établissements impliqués dans des méthodologies tels que les institutions militaires, éducatives et même religieuses. Une nouvelle recrue aura toujours besoin d'un manuel. Il en va de même pour une personne expérimentée qui travaille dans un nouvel environnement. Ces outils de formation peuvent être utilisés pour :

• Présentez le sujet avant la formation.
• Servir de canevas à suivre pendant la formation
• Servir de référence pour le sujet après la formation.
• Être un document général de référence

L'utilisation de ce type de manuel garantit la cohérence dans la présentation de votre contenu, y compris les compétences, les processus et autres informations. Le manuel garantit que les tâches effectuées sont toujours cohérentes dans un sens. Ces manuels peuvent également être conçus comme :

• Cahiers d'exercices ou manuels scolaires : Ils sont délivrés lors des séances de formation avec des informations de base, des exemples et des exercices.
• Manuels de référence : facilement accessibles aux étudiants en fournissant des informations détaillées sur les processus et les procédures.
• Guides à votre rythme : le manuel est conçu pour faciliter les instructions pour les étudiants, même sans l'aide de formateurs.
• Outils de travail : les manuels fournissent généralement toujours des instructions détaillées à utiliser sur le lieu de travail.
• Documents à distribuer : fournissent des informations générales pour étayer ce qui a été fait pendant la formation.

 

Modèles de manuels de formation

Éléments d'un modèle de manuel de formation des employés

La formation est un processus continu. S'engager dans des activités pertinentes pour la tâche effectuée enrichira davantage les connaissances et les expériences. Cela facilite la gestion des situations futures. La formation ne se termine pas avec le manuel. Aller plus au-delà de cela. Entraînement manuel en une seule épreuve, un seul départ. Cela devient un processus lorsque l'apprenant (l'employé) commence à interagir avec des didacticiels, des webinaires, des conseils à l'écran et des applications d'apprentissage.

Mais l’importance du manuel ne doit jamais être négligée. C’est la pierre angulaire de la préparation des nouveaux employés au travail. C’est devenu une partie intégrante du processus de formation. Par analogie, c’est l’ABC des nouveaux collaborateurs, leur guide de référence de base.

Lors de la conception d'un modèle, envisagez d'établir un noyau puissant mais suffisamment flexible pour remplir des fonctions variées tout en offrant une expérience utilisateur personnelle. Un bon manuel doit inclure les éléments de base suivants :

L'introduction

Cette partie doit être concise, attrayante et claire et doit fournir directement aux nouveaux utilisateurs l'objectif principal du programme de formation particulier.

L'instruction

Les instructions sont cruciales car elles indiqueront à l'utilisateur comment naviguer dans les différentes parties du programme de formation. Fournir cette fonctionnalité au début capterait immédiatement l'intérêt de l'étudiant tout en lui permettant de naviguer de manière indépendante dans le manuel. Tout au plus, cela leur offrirait une expérience de formation personnalisée, adaptée à leurs styles d’apprentissage individuels.

Les objectifs

Avec les instructions nécessaires sur la façon de naviguer dans votre programme de formation, l’étape suivante consiste à leur présenter vos objectifs. Avec ces objectifs (buts et objectifs) clairement définis dès le départ, les nouvelles recrues peuvent désormais naviguer dans le programme. Ils passeront du statut de simples apprentis à de nouveaux rôles.

Le contenu du manuel

Cet élément va désormais définir le cœur du matériau. Le contenu de chaque manuel variera d'un programme à l'autre. Veuillez noter que le contenu n'est pas statique. En d’autres termes, le manuel peut utiliser d’autres formes de médias (telles que des vidéos et des images) pour maximiser la diffusion du contenu. Ceci est extrêmement bénéfique pour le processus d’apprentissage.

Enquêtes et/ou évaluation

Cet aspect ne doit pas nécessairement faire partie intégrante du contenu de la brochure. Il peut être indépendant pour décider de sa forme. Mais c’est un élément critique qui déterminera l’efficacité de votre programme. Cela démontrerait également si les étudiants peuvent appliquer efficacement ce qu’ils ont appris. La deuxième partie concerne l'importance des enquêtes, car elles permettraient de recueillir les commentaires des utilisateurs tout en servant également d'indicateur des progrès des étudiants. Cela mettrait en lumière les domaines dans lesquels le programme aurait besoin d’être amélioré.

Le résumé et quelques étapes de suivi

Résumez les principaux points de la brochure aussi succinctement que possible. Il doit inclure des étapes de suivi qui améliorent la capacité des utilisateurs à renforcer ce qu'ils ont déjà appris. Ils peuvent consulter des manuels précédents et/ou accéder à des sources supplémentaires. Enfin, préparez les élèves au prochain manuel du programme, s’il existe.

Un calendrier ou un calendrier

Les stagiaires ont la possibilité d'organiser leur propre temps et leur rythme, pour certains types de programmes de formation. C’est plus faisable que de leur donner des délais qu’ils ne pourront peut-être pas respecter. Les stagiaires peuvent ne pas être en mesure de terminer leur module de formation selon un horaire rigide. La flexibilité devrait résoudre le problème. Permet aux étudiants de définir leurs propres horaires , d'arrêter/continuer/mettre en pause leur formation en fonction de leurs disponibilités. Il existe des cas où les programmes de formation permettent de telles situations et, le cas échéant, ils devraient également être inclus dans le manuel.

Questions fréquentes

La plupart des brochures contiennent désormais une liste de questions fréquemment posées. Cela permettrait à l'apprenant, lorsqu'il est confus, de trouver une solution à son problème. Un grand gain de temps.

Toute source connexe ou matériel supplémentaire

Le cas échéant, incluez toutes les ressources liées à votre programme de formation, ainsi que du matériel supplémentaire. Cela donnerait aux étudiants plus d’informations sur ce qu’ils apprennent.

La technologie est partout de nos jours, mais les manuels concrets restent essentiels. La conception de votre modèle de manuel de formation doit inclure des programmes adaptés à différentes habitudes d'apprentissage. Les manuels doivent non seulement inclure des informations primaires et de base, mais également du matériel d'entreprise, d'autres manuels supplémentaires et des programmes de formation plus spécialisés.

Exemples de manuels de formation

Avantages de l'utilisation d'un manuel de formation 

Le livret réalisé pour la formation facilite la vie des salariés d'un groupe d'entreprises. Il fournit principalement toutes les informations nécessaires pour effectuer une certaine tâche avec un minimum de supervision. Mais tout cela dépendra de l’exactitude du contenu. Par conséquent, il est impératif que pour que les processus se déroulent sans problème avec un maximum d’avantages, le manuel soit bien documenté et rédigé. Voici quelques avantages d’un manuel bien documenté et bien rédigé :

Réduit le temps nécessaire à la formation

Un manuel bien documenté et bien rédigé sera une bouée de sauvetage pour les employés lorsqu’il s’agira d’accomplir leurs tâches. La plupart du temps, le manuel contiendra des procédures qui permettront à l'employé d'effectuer la tâche assignée avec une interférence minimale de la part du superviseur.

De toute évidence, cela permettra aux employés d’économiser du temps et des efforts, tout en augmentant leur confiance. Par exemple, si vous devez assister à une conférence à l'extérieur de l'État, vous pouvez vous référer au manuel lorsque vous planifiez votre voyage : quelle compagnie aérienne, quelle voiture de service, comment contacter les délégués du magasin, etc. Un bon manuel vous donnera toutes ces informations.

Garantir la continuité des activités

En l’absence d’un collègue, le travail ne s’arrête pas. Consultez le manuel SOP pour savoir qui d'autre peut prendre en charge le travail des absents afin de vous assurer qu'il n'y a pas de poste vacant pour poursuivre ce travail.

Standardisation des procédures et des processus

Le manuel fournira des SOP qui faciliteront la recherche de politiques et de procédures pour gérer les situations/tâches répétitives.

Déléguer est plus facile

De brèves descriptions de poste et les coordonnées de chaque membre du personnel seront incluses dans un bon manuel SOP. Cela pourrait facilement vous donner des données sur le personnel qui pourrait prendre le relais.

Le SOP est un document toujours sujet à changement et toujours pour le mieux.

Il est donc utile de disposer de ce type de manuel ainsi que d’un manuel séparé pour la formation. Vous pouvez tirer de nombreux avantages d’un bon manuel contenant des procédures bien documentées. Des avantages pour les employés, pour les employeurs et aussi pour les clients. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour créer un excellent modèle de manuel de formation.

 

Manuel de formation des employés

Quelques conseils lors de la création de modèles de manuels de formation 

Écrire un manuel est facile. Le conseil le plus important est de le rendre aussi simple que possible afin de ne pas dérouter les utilisateurs. Suivez ces conseils pour créer un excellent modèle :

Rédiger le contenu dans un anglais simple

Utilisez des mots faciles à comprendre par l’utilisateur moyen. Les mots techniques doivent être évités à moins qu'ils ne fassent partie du vocabulaire du lieu de travail. Dans de tels cas, vous devez toujours les expliquer en termes simples et compréhensibles. Les acronymes et abréviations doivent également être précisés.

Pratiquez la cohérence dans le style et le ton de votre écriture

Évitez les phrases et les paragraphes longs. Soyez prudent avec les signes de ponctuation. Si les paragraphes deviennent trop longs à cause de plusieurs pensées, divisez-les et utilisez des étapes numérotées. Il serait beaucoup plus facile de comprendre son processus de pensée.

Si vous pensez avoir besoin de graphiques (tels que des graphiques, des tableaux, des images, des écrans) pour illustrer un point, veuillez les inclure.

Rappelez-vous le dicton : une image vaut mille mots. De plus, les utilisateurs ont tendance à apprécier davantage si des éléments visuels sont utilisés. Comme tout le monde, ils adorent les photos.

Rédigez votre table des matières en détail

Cela faciliterait la recherche d'informations. en avoir un rend le manuel utilisable comme ouvrage de référence pour une utilisation future.

Révisez l’intégralité de votre document

Une étape très élémentaire fait cependant une grande différence.

Cette partie concerne principalement la forme du manuel, mais elle est tout aussi importante. Faites attention à tous les détails. Prenez l’habitude de vérifier votre travail. En fin de compte, tout s'arrangera. Nous approchons maintenant du cœur du manuel.

 

Manuel de formation pour servir

3 techniques pour préparer vos manuels de formation

C’est essentiellement à travers des manuels de formation que les salariés accèdent aux politiques de l’entreprise. Grâce à lui, les nouveaux employés découvrent l'entreprise, les anciens, les nouveaux systèmes ou programmes. Le contenu du manuel est généralement défini en fonction de l'objectif de l'entreprise, mais certaines choses générales peuvent être accomplies pour aider les employés à en tirer le meilleur parti.

Avant de rédiger le manuel, vérifiez que vous disposez de toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin. Pensez toujours d’abord à votre public, en vous assurant que votre travail lui facilite l’apprentissage. Incluez toutes les images et graphiques pertinents, un espace vide pour les notes, des tests pour vérifier comment les élèves apprennent et une liste de contrôle des tâches importantes . Voici 3 techniques pour vous guider lors de la réalisation de votre manuel de formation : 

Collecte et regroupement d'informations

• Examinez et compilez les informations dont vous avez besoin pour le manuel. Examinez les différents processus et points de connaissances qui doivent être abordés et assurez-vous d'être clair sur chaque sujet. Faites une liste de toutes les informations importantes et référez-vous à cette liste le plus souvent possible. Assurez-vous d'inclure tous les problèmes.
• Faites attention aux détails, car en manquer un pourrait dérouter vos utilisateurs plus tard. Vérifiez toujours. Sauter une étape dans une procédure pourrait produire des résultats incorrects.
• Décrivez le déroulement du manuel de formation. Un organigramme serait une aide visuelle. À l’aide de votre liste de (1), organisez vos informations en une séquence logique de parties. Commencez par les bases et abordez des concepts plus approfondis plus tard. Pensez avec un esprit général. Assurez-vous que tous les aspects du manuel sont cohérents, un aspect lié au suivant. Continuez avec le déroulement du manuel et n’introduisez pas de sections qui n’ont pas déjà été couvertes.
• Il est possible d'écrire des sections distinctes dans votre manuel. C'est-à-dire une section qui n'a pas besoin d'être construite les unes sur les autres. Faites-le mais séparez-le des sections cohérentes.
• Comprend une table des matières et un index. Cet élément est très important et utile pour aider l’utilisateur à naviguer dans le contenu de votre manuel sans avoir à lire l’intégralité du manuel. Rendez le tableau aussi détaillé que possible pour permettre à l'utilisateur de localiser plus facilement les éléments qui doivent être examinés. Incluez les titres de chapitre et les titres de section.
• Faites de même avec l'index, c'est-à-dire le plus détaillé possible. Il serait très utile de localiser facilement les éléments dans un index détaillé.
• Rédigez des aperçus informatifs des chapitres. Prévoyez deux à trois paragraphes d’aperçu pour chaque chapitre. L'aperçu comprendra la liste des objectifs du chapitre. Vous pouvez également aller plus loin en indiquant des mots-clés qui pourraient aider les utilisateurs dans leur recherche de réponses. Vous pouvez inclure des quiz et/ou des activités susceptibles de tester davantage les compétences de l'utilisateur.
• Fournissez chaque chapitre se terminant par un résumé. Soyez concis, en abordant les informations les plus importantes du chapitre. Répétez à nouveau les objectifs du chapitre pour donner aux utilisateurs la possibilité d'évaluer s'ils ont appris ou non ce qu'ils étaient censés apprendre.
• La rédaction d’un manuel nécessiterait collaboration et coopération. Cela permettrait de gagner plus de temps et serait sujet à moins d’erreurs. Rassemblez des gens pour vous aider. Quelques avantages du travail de groupe : vérification facile des erreurs, obtenir un deuxième avis sur la compréhension du contenu et s'assurer que tous les aspects sont couverts. 

Déterminez qui utilisera le manuel

• Écrivez pour et pour votre public. Il est nécessaire de savoir qui est votre public, s'il dispose déjà d'une base de connaissances ou s'il part de zéro. Cela préparera le terrain pour déterminer dans quelle mesure vous serez large ou spécifique tout au long du manuel. Prenons le cas d'un nouveau logiciel que personne n'a encore vu. On peut donc supposer qu’ils n’en savent rien. Ou dans le cas où vous formez des techniques de vente dans un magasin de vêtements, vous n'avez pas besoin d'expliquer ici ce que sont les pantalons et les chemises. Ces exemples illustreront si vous devez être large ou spécifique dans vos discussions dans le manuel. Ne soyez pas condescendant en exposant trop de concepts simples. Vous ne devez pas non plus supposer que votre public sait quelque chose qu’il ignore peut-être.
• Incluez des scénarios de résolution de problèmes et des sujets de discussion. La lecture du manuel ne suffit pas pour apprendre les processus qu'il contient. Incluez des moyens permettant aux utilisateurs d'appliquer ce qu'ils ont lu afin qu'ils puissent acquérir une expérience pratique. Créez une situation dans laquelle le lecteur peut essayer de résoudre un problème en utilisant ses lectures. Permettez aux discussions de groupe d’obtenir diverses possibilités de solutions. N'oubliez pas qu'il peut y avoir plusieurs solutions à un problème.
• Améliorez le manuel avec des vidéos ou des enregistrements audio. Un manuel écrit est l'instrument de base que les utilisateurs lisent pour en savoir plus sur les politiques de l'entreprise. Mais il est recommandé de compléter ce matériel par du matériel supplémentaire, comme des vidéos et des enregistrements audio.

Évaluer la compréhension de vos utilisateurs

• Comprend une section pour les notes des utilisateurs. Chaque section du manuel doit prévoir des espaces vides. Cela sert un grand objectif : cela encourage les utilisateurs à écrire ce qu’ils apprennent, augmentant ainsi la quantité d’informations qu’ils conservent.
• De plus, vous pouvez laisser des espaces vides pour chaque chapitre à la fin du manuel pour les notes qui peuvent servir l'utilisateur en conséquence.
• Utilisez des images et des graphiques. La plupart des lecteurs/utilisateurs sont fascinés ou attirés par l’utilisation de quelque chose de visuel. Pour en profiter, utilisez des images lorsque vous le pouvez, mais évitez de trop les encombrer. Les graphiques de données importantes sont de bons visuels et faciles à comprendre. Les images des machines que l'utilisateur trouvera au travail sont également bonnes. Vous pouvez utiliser de nombreuses images, mais gardez à l’esprit ce pour quoi vous vous entraînez et ce qui serait le plus utile à voir pour l’utilisateur.
• Incluez des listes de contrôle des étapes importantes. Les manuels comportent généralement plusieurs processus comportant plusieurs étapes. Ce serait une bonne idée de dresser une liste de contrôle de ces processus, car cela permettrait à un utilisateur de s'y référer plus facilement en cas de besoin. Une meilleure idée est de rendre ces pages faciles à déchirer afin que l'utilisateur puisse avoir la liste de contrôle à portée de main lorsqu'il travaille sur des tâches. La liste de contrôle pourrait également inclure, en plus de l'étape : le matériel nécessaire, les sections avant, pendant et après l'achèvement des travaux, ou la manière d'évaluer le travail une fois terminé.
• Incluez des activités et des quiz qui mesurent l’apprentissage. Les activités et les quiz sont un indicateur important pour mesurer les progrès des utilisateurs. Vous pouvez les inclure dans votre manuel, ainsi que les réponses correspondantes situées à un endroit distinct du manuel.
• Ces questionnaires ne font pas partie des tests officiels qui seront remis aux salariés à la fin de leur formation. Ce n’est qu’une façon de les aider tout au long de leur parcours, en évaluant ce qu’ils ont appris et les domaines dans lesquels ils auraient besoin d’une aide supplémentaire.