Plan de travail : 40 excellents modèles et exemples (Excel/Word)

Les modèles de feuille de route sont généralement conçus pour les projets afin de les rendre plus organisés et efficaces. Ils doivent montrer toutes les activités et tâches impliquées dans un projet, qui est affecté à chaque activité et tâche, et quand les tâches sont censées être terminées. En règle générale, ces plans sont élaborés dans le cadre des exigences lors de la soumission d'une proposition de projet . Une fois le projet approuvé et démarré, le plan servirait d'outil pour suivre le projet et vérifier les retards.

Un modèle de plan de travail de projet est une description détaillée de la manière dont une seule personne ou un groupe de personnes tenterait d'accomplir les tâches particulières sur lesquelles elle travaille pour mener à bien le projet. Également connu sous le nom d'« énoncé des travaux », il contient généralement les éléments suivants :

• un bref récit qui expliquerait les objectifs du projet
• une liste de toutes les personnes impliquées dans le projet
• une liste de toutes les installations et équipements à utiliser pour le projet
• une répartition de toutes les tâches spécifiques au projet
• des indicateurs de tâches qui indiqueraient quelles tâches dépendraient de l'achèvement des tâches précédentes
• une chronologie qui contiendrait la date de début et de fin de chaque tâche
• un budget prévisionnel pour tous les coûts du projet

Cet article concerne ce document, les différents types, avantages, composants et même comment créer votre propre modèle. Continuez à lire et laissez-vous guider par toutes ces informations utiles.

Modèles de feuilles de route gratuits

Types de modèles de plan de travail

Il existe différents types de modèles. Que vous créiez votre modèle de plan de travail dans Excel ou dans tout autre logiciel, vous devez d'abord déterminer le type que vous créeriez afin de pouvoir identifier et établir tous les autres contenus. Voici les types de plans les plus courants que vous pouvez créer :

Pour les employés

Ces plans sont extrêmement utiles pour les petites organisations et entreprises où seules quelques personnes se verront confier des tâches pour mener à bien le projet. En règle générale , les propriétaires de petites entreprises chargent leurs employés de créer des plans individuels pour différents projets, tels que le lancement d'un nouveau produit ou même pour une planification stratégique à long terme.

Ce type de plan comprend généralement les éléments suivants :

• un résumé des tâches à effectuer
• un récit décrivant les avantages du plan
• budget prévisionnel du plan et toutes les ressources nécessaires
• matériaux et toutes autres dépenses liées au projet
• un calendrier estimé pour l'achèvement du projet

Ces plans peuvent également être utilisés si un employé souhaite approcher le propriétaire de l'entreprise ou de l'organisation avec une proposition pour un nouveau projet. Ensuite, le plan doit être très détaillé et doit inclure toutes les informations et pièces jointes nécessaires pour être approuvé. 

Pour les gestionnaires

Ce type de plan est très similaire à celui destiné aux employés, sauf qu'il a une portée plus large et implique généralement l'ensemble d'un service ou d'une équipe d'employés. Ce plan détaillerait qui est affecté aux différents aspects du projet ou de la proposition et se concentrerait principalement sur les avantages que cela apporterait à l'entreprise.

Il est souvent plus détaillé en termes de finances, ce qui signifie qu'il prend en considération le budget déjà existant, montre les projections de coûts et de ressources, ainsi que les résultats possibles une fois le projet mis en œuvre.

Ce type de plan devrait inclure :

• les avantages que le plan ou le projet réel aurait pour l'organisation
• un compte rendu détaillé des coûts et du budget à utiliser pour diverses tâches et activités
• des statistiques et d'autres informations pertinentes montrant comment l'entreprise se développera dans le cadre des buts et objectifs du plan 

Pour les propriétaires d'entreprise

Ce type de plan s'apparenterait à une version plus simple d'un plan d'affaires et contiendrait généralement les mêmes éléments que les plans des employés et des gestionnaires. Cependant, il doit également contenir des études de marché pertinentes ainsi que des projections de coûts à long terme.

Ce type de plan peut être utilisé comme un outil pour augmenter la probabilité de nouveaux projets auprès de personnes clés telles que les membres du conseil d'administration, les parties prenantes et les partenaires commerciaux et investisseurs potentiels. Si un propriétaire d'entreprise souhaite présenter l'idée d'un nouveau produit ou d'un nouveau projet qui serait très bénéfique pour l'entreprise lors d'une réunion du conseil d'administration , il pourrait alors élaborer un tel plan pour l'aider dans sa présentation. 

Pour les consultants

De nombreuses petites entreprises ou organisations embaucheraient des consultants pour différents projets et un plan devrait être soumis tout au long du processus d'appel d'offres. Ce plan doit contenir les éléments suivants :

• paramètres de projet établis
• projections des coûts du projet
• le Chronogramme du projet
• Mode de livraison
• étapes et techniques à utiliser pour réaliser les termes du projet

Ce sont les types de plans les plus courants qui peuvent être élaborés. Donc, avant de créer le vôtre, réfléchissez au but de votre plan afin de pouvoir déterminer celui que vous allez créer. Jetons maintenant un coup d'œil aux différents avantages liés à l'élaboration et à l'utilisation de tels plans.

Exemples de plans de travail

Avantages de la création et de l'utilisation de modèles de plan de travail de projet

Chaque fois que vous envisagez de réaliser un projet, celui-ci sera généralement accompagné d'un modèle de plan de travail de projet. Mais est-ce vraiment important ? Comme vous le verrez dans cette section, l’élaboration et l’utilisation d’un tel plan présentent de nombreux avantages. Ces bénéfices contribueront à l’amélioration de votre organisation, il serait donc bon de les connaître.

Cela servirait de motivation

Lorsque vous élaborez un plan efficace et organisé, vous pouvez l’utiliser comme un outil pour suivre l’avancement de votre projet. Au fur et à mesure que vous atteindrez vos objectifs en accomplissant des tâches, vous cocherez ces éléments et, ce faisant, vous verrez clairement comment vous vous rapprochez de la réalisation des objectifs de votre projet. Cela pourrait constituer une grande motivation pour vous et vos employés, surtout lorsque vous voyez que les choses se font et que les objectifs sont à portée de main. 

Rend la communication beaucoup plus efficace

Élaborer un plan dans lequel toutes les tâches sont clairement définies et désignées contribuerait à améliorer la communication au sein du groupe d'employés qui travailleraient sur le projet. Si tout le monde est sur la même longueur d’onde et travaille vers le même objectif, cela signifie que personne n’est confus et que le projet progressera probablement sans problème. 

Cela aiderait à contrôler les coûts du projet

Avoir un plan bien élaboré vous permettrait de gérer plus efficacement les coûts et le budget de votre projet. Puisque vous devrez inclure le budget pour chaque tâche et l’ensemble du projet, vous aurez une idée du montant que vous êtes censé dépenser pour chaque activité. Faites vos recherches et incluez toutes les estimations dans votre plan afin de pouvoir le garder sous contrôle. 

Je te préparerais à des événements inattendus

Étant donné qu’une partie de la création de votre plan consiste à réfléchir aux limitations et restrictions potentielles, il y a de fortes chances que vous soyez prêt lorsqu’elles se produiront. Vous disposerez d'un plan d'action et d'un espace sur votre calendrier pour compenser les événements inattendus afin que votre projet ne prenne pas trop de retard sur le calendrier.

Comme vous pouvez le constater, l’élaboration d’un tel plan présente de nombreux avantages. Maintenant, avant de passer à la création d’un modèle, examinons les différents composants qui doivent être inclus. Quel que soit le type de plan que vous élaborez, ces éléments doivent être présents, il est donc important que vous les connaissiez.

 

Modèles de plan de travail de projet

Composants d'un modèle de plan de travail 

Avant de commencer à créer votre modèle de plan de travail dans Excel ou tout autre logiciel, il serait préférable et plus facile pour vous de vous renseigner sur les différents composants. Ces éléments sont essentiels, surtout si vous souhaitez que votre plan soit très organisé et complet. Voici les composants importants :

Le descriptif du projet

Le premier élément de votre plan devrait être la description du projet. Il s'agit essentiellement d'une brève description de votre projet et des raisons pour lesquelles le plan a été créé. Il est important de garder cette partie courte mais intéressante pour inciter les lecteurs à poursuivre leur lecture.

Les sujets les plus importants

Le plan doit également contenir les questions clés, qui doivent avoir déjà été établies avant la création du projet ou du plan. Ces questions importantes sont généralement déterminées lors de la phase d’évaluation de votre projet. 

Les objectifs et les buts

Bien entendu, les buts et objectifs de votre projet doivent être inclus dans votre plan. Sans ces éléments, votre plan ne serait pas très efficace et s’il fait partie d’une proposition, il pourrait ne pas être approuvé. 

Les stratégies clés que vous devriez utiliser

Établissez les stratégies clés que vous comptez utiliser pour mener à bien votre projet. Ceci, ainsi que les jalons, doivent être inclus afin que les lecteurs connaissent la direction de votre projet et ce qu'il faudrait pour le mener à bien. 

Le budget et les ressources

Vous devez inclure un budget estimé, ainsi qu'une liste de toutes les ressources dont vous auriez besoin pour toutes les tâches et activités incluses dans votre budget. Ceci est particulièrement important si vous envisagez de présenter votre projet à des investisseurs potentiels .

Le calendrier ou le calendrier

Enfin, votre plan doit comporter un calendrier ou un calendrier qui définit le temps qu'il faudrait pour terminer le projet.

Ce sont les éléments de base qui doivent être inclus, quel que soit le type de plan que vous choisissez de mettre en place. Voyons maintenant comment créer votre propre modèle de plan de travail à l'aide d'Excel ou d'un autre logiciel.

 

Modèle de plan de travail des employés 

Comment créer votre propre modèle de plan de travail 

En règle générale, les gens créent un modèle de plan de travail dans Excel, mais si vous vous sentez plus à l'aise avec différents logiciels, continuez. La chose importante à retenir lors de la création de votre modèle est d’inclure tous les composants importants, quel que soit le type que vous envisagez de créer. L'utilisation d'un modèle de plan de travail aiderait votre projet à être plus organisé et aiderait les personnes impliquées à être beaucoup plus efficaces. Voici quelques étapes utiles pour vous guider :

• Tout d’abord, vous devez établir l’objectif global de votre plan, car ils sont généralement créés pour différentes raisons.
• Lorsque vous élaborez un plan personnel, vous serez en mesure de spécifier toutes les tâches que vous devez accomplir pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés . En en créant un pour le lieu de travail, cela aiderait votre supérieur immédiat et vos employés de rang supérieur à savoir sur quels projets vous travaillerez pendant une période de temps spécifique. En en créant un à des fins académiques, vous pourrez élaborer un tel plan pour planifier toutes vos activités lorsque vous travaillez sur un projet plus vaste.
• Commencez par rédiger le contexte et l’introduction de votre projet. Ces pièces sont nécessaires pour les plans professionnels, mais peuvent ne pas l'être pour d'autres types.
• L'introduction de votre plan doit être brève mais intéressante. J'utiliserais cette partie pour expliquer pourquoi vous créez le plan. Vous devrez présenter les projets sur lesquels vous travaillerez pendant la période que vous aviez fixée.
• Le fonds, en revanche, mettrait l'accent sur les raisons pour lesquelles il crée le plan. Certaines des informations que vous pouvez inclure ici concernent des préoccupations ou des problèmes qui doivent être résolus sur la base de statistiques ou d'autres données pertinentes.
• Établissez les buts et objectifs que vous aimeriez atteindre à la fin de votre projet. Les buts sont plus généraux, tandis que les objectifs sont plus spécifiques, vous devez donc inclure les deux dans votre plan. Les objectifs se concentrent généralement sur une « vision d’ensemble », vous devez donc noter le résultat attendu de l’ensemble de votre projet. Alors que les objectifs doivent être précis et substantiels. Cela signifie qu'au fur et à mesure que vous progressez dans le projet, vous pourrez les cocher au fur et à mesure que vous les terminerez.
• Vous pouvez même choisir de diviser les objectifs de votre modèle de feuille de route de projet en objectifs à court, moyen et long terme s'ils présentent des différences significatives. Lors de leur rédaction, il serait utile d’utiliser des mots d’action et des termes actifs ayant des significations très spécifiques, comme écrire, planifier, mesurer et d’autres mots qui déclencheraient une action.
• Créez votre plan en utilisant des objectifs « SMART » pour le rendre plus efficace :
  
  • Spécifique : Établir toutes les tâches spécifiques qui doivent être réalisées, ainsi que qui doit les réaliser.
  • Mesurable : Vos tâches doivent être quantifiables et mesurables. Vous devriez être capable de compter les résultats à l'aide de statistiques et d'autres moyens. N'oubliez pas que vous pouvez être plus organisé et efficace si vous êtes capable de mesurer concrètement l'accomplissement de vos tâches.
  • Un réalisable : Vos objectifs doivent être réalistes, ce qui signifie que vous pourriez les atteindre dans le temps que vous vous êtes fixé et avec toutes les ressources que vous leur aviez allouées. Vous pouvez le faire vous-même si vous êtes très compétent ou vous pouvez consulter un expert pour analyser si vos objectifs sont réalisables.
  • Pertinent : Vos objectifs doivent tendre vers votre but, qui est plus général. La relation entre vos buts et objectifs doit être significative afin que vous puissiez réaliser votre projet au bon moment.
  • Limite de temps – Gardez à l’esprit que vos objectifs doivent être atteints dans un délai précis. Vous ne pouvez pas fixer des objectifs qui prendraient beaucoup de temps à atteindre si l'ensemble de votre projet a un calendrier précis. Ensuite, si nécessaire, décomposez les objectifs ou rendez-les plus précis, si nécessaire.
• Faites une liste de toutes vos ressources disponibles et de toutes les ressources dont vous avez besoin pour votre projet. Ces ressources seraient différentes et dépendraient de l’objectif du plan que vous élaborez. Assurez-vous simplement d'inclure tout ce qui est nécessaire pour atteindre vos buts et objectifs.
• Les ressources varieront également en fonction du type de plan que vous élaborez : les plans de travail peuvent inclure le budget, la main-d'œuvre, les installations, etc., tandis qu'un plan académique peut inclure des livres, des journaux et d'autres documents de recherche.
• Énoncez toutes les contraintes ou limitations que vous pensez rencontrer tout au long de votre projet. Ces restrictions et limitations constituent toutes les complications qui peuvent vous gêner lorsque vous essayez d'atteindre vos objectifs et d'atteindre vos objectifs. Réfléchissez à tout cela pour être prêt au cas où cela se produirait. Vous pouvez demander à d’autres de vous aider à réfléchir à ces restrictions afin que vous puissiez dresser une liste complète.
• Assurez-vous d’établir la responsabilité dans votre plan. Ceci est très important lorsque vous créez un plan, car vous devrez désigner des tâches pour des personnes ou des équipes spécifiques. Les personnes que vous avez affectées à des tâches doivent être conscientes qu’elles sont responsables et qu’elles le seraient en cas de problème. Ils doivent également s'assurer que les tâches sont terminées dans les délais impartis.
• Créez votre stratégie ou votre plan d'action. Examinez et révisez votre plan et décidez comment vous utiliserez vos ressources et comment vous envisagez de surmonter toute limitation ou restriction afin de pouvoir atteindre vos objectifs et vos buts.
• Faites une liste d’étapes d’action très spécifiques. Si nécessaire, identifiez toutes les activités ou tâches qui doivent être effectuées chaque jour ou chaque semaine pour que vous puissiez atteindre vos objectifs. Assurez-vous également de répertorier les mesures d’action que les autres membres de l’équipe devraient prendre. Assurez-vous que toutes les informations sont organisées et faciles à comprendre.
• Établissez un calendrier pour votre plan, mais gardez l’esprit ouvert. Vous avez peut-être établi un calendrier très efficace, mais n'oubliez pas que vous pouvez rencontrer des événements inattendus. Vous pouvez donc inclure certaines lacunes dans votre calendrier pour compenser ces limitations et éviter de retarder l'ensemble du projet.