Plus de 20 modèles de journaux d'appels imprimables [Word, Excel, PDF]

Dans les entreprises, notamment celles qui impliquent beaucoup de communications via mobiles ou téléphones, il serait essentiel de s'entraîner à enregistrer les appels. C'est à ce moment-là que les données statistiques et techniques sont collectées, évaluées et rapportées afin que des informations utiles puissent en être dérivées. Habituellement, lorsque vous enregistrez des appels, vous devez créer un modèle de journal d'appels pour enregistrer tous les appels qui surviennent chaque jour.

Dans un modèle de journal d'appels téléphoniques, vous devez enregistrer l'origine de l'appel pour les appels entrants, la destination de l'appel pour les appels sortants, les heures de début et de fin des appels et d'autres informations telles que les caractéristiques de transmission. ou l'appel. Ces journaux sont principalement utilisés pour enregistrer tous les appels entrants et/ou sortants par jour avec beaucoup plus de détails.

Modèles de journaux d'appels téléphoniques

De nombreuses entreprises peuvent bénéficier de tels registres, en particulier celles traitant de clients potentiels et de partenaires commerciaux, car les informations enregistrées peuvent être vitales dans les activités quotidiennes. Lorsque vous disposez d'un tel dossier, tout ce que vous avez à faire est de le consulter ou de l'utiliser comme référence si nécessaire et vous serez en mesure d'identifier rapidement et facilement un appel particulier ainsi que celui qui l'a passé et à qui il était destiné.

Lorsque vous créez un modèle de feuille d'appel ou même un modèle d'enregistrement d'appel commercial, vous pouvez rechercher des échantillons en ligne ou même créer le vôtre avec un format qui correspond à vos préférences. Assurez-vous simplement qu'il contient les informations pertinentes dont vous auriez besoin lorsque vous l'utilisez comme référence. Ces informations pertinentes seraient, sans toutefois s'y limiter :

• Que l'appel soit entrant ou sortant,
• La date et l'heure exactes de l'appel,
• Les personnes impliquées dans l'appel (la personne dans votre organisation et la personne extérieure à l'organisation) et
• Toutes les autres informations pertinentes qui s'appliqueraient à votre organisation .

Cet article porte sur les journaux d'appels, leurs avantages, ce que vous pouvez en tirer, et même quelques étapes et conseils utiles pour vous guider dans la création de votre propre modèle avec Microsoft Excel, alors continuez à lire et restez informé.

Avantages d'avoir un journal d'appels

Avant de commencer à réfléchir à la création d'un véritable modèle d'enregistrement d'appels téléphoniques pour votre entreprise ou organisation , découvrons les avantages d'avoir un tel document ou enregistrement. Comme vous le verrez, ces avantages vous seraient très utiles, surtout si vous recevez un grand nombre d’ appels téléphoniques chaque jour.

Pour contrôler les coûts

Si vous avez défini un budget d'utilisation du téléphone, il serait très utile que vous commenciez à créer un journal pour enregistrer tous les appels passés depuis vos téléphones. Vous devrez peut-être orienter vos employés vers le nouveau système d'enregistrement des appels ou de journalisation des appels afin qu'ils en soient conscients et commencent à enregistrer les appels qu'ils passent chaque fois qu'ils utilisent leur téléphone. En surveillant vos appels, vous aurez également une meilleure idée du nombre d'appels passés en moyenne depuis votre propre organisation chaque jour ou mois.

Pour prévenir le piratage

Il est regrettable qu’aujourd’hui le piratage des systèmes téléphoniques soit à nouveau en hausse. Des personnes malveillantes commencent à pirater les systèmes des organisations pour passer des appels à l’étranger, ce qui pourrait s’avérer extrêmement coûteux. Une fois que vous constatez que des appels supplémentaires ont été effectués mais ne figurent pas dans votre dossier, vous pouvez prendre des mesures pour rectifier la situation.

Pour suivre les comptes principaux

Si vous possédez de nombreux comptes et souhaitez suivre les plus grands ou les plus importants, vous pouvez le faire avec un journal. Si vous connaissez les numéros et les détails des principaux comptes, vous pouvez vous assurer de répondre à leurs appels chaque fois qu'ils tentent de vous contacter, en entretenant ainsi de bonnes relations avec eux.

Pour suivre tous les appels commerciaux

Si votre organisation traite de nombreux appels commerciaux, ou si c'est la véritable nature de votre entreprise, il est alors de la plus haute importance de disposer d'un modèle de journal d'appels. Grâce au journal, vous pourrez voir qui est le plus performant, qui a besoin de formation et quelle est l'efficacité de vos agents.

Pour aider à gérer les centres de services

Savoir qui bloque vos lignes téléphoniques chaque jour vous permettra de mesurer combien de vos clients communiquent réellement avec vos collaborateurs. Dans tout type d'entreprise, la majorité des appels doivent être dirigés vers ou depuis des clients réels plutôt que vers des clients simplement curieux mais qui n'achètent pas réellement chez vous ou ne profitent pas de vos services.

Identifier les forces et les faiblesses

Lorsque vous fournissez un journal d'appels à tous vos employés, en particulier dans les entreprises qui impliquent de nombreuses conversations téléphoniques, vous pourrez voir exactement les performances de vos employés . Vous pouvez ensuite accorder du crédit ou des incitations à ceux qui ont d’excellents résultats et prendre des mesures pour améliorer ceux qui semblent avoir des faiblesses. Vous pouvez le faire en formant, encadrant ou en encadrant les employés jusqu'à ce que leurs performances s'améliorent considérablement .

Boostez le feedback pendant l’entraînement

En parlant de sessions de formation, tant que vous en avez dans votre organisation, vous pouvez utiliser les journaux comme référence et comme point de discussion pendant la formation. Sans mentionner les noms des employés, vous pouvez utiliser leurs dossiers personnels pour montrer à quoi ressemblent de bonnes performances et à quoi ressemblent de mauvaises performances et quelles mesures vous pouvez prendre pour les améliorer. Le registre serait un outil efficace et concret que vous pourrez utiliser pour améliorer votre formation et offrir une meilleure perspective à vos employés.

Aide dans le processus de définition d’objectifs

Collecter des enregistrements et les évaluer vous donnerait une bonne idée de la performance de votre entreprise, sur la base des ventes et des conversations téléphoniques. Une fois que vous avez effectué vos évaluations et constaté que les performances s'améliorent, vous pouvez fixer des objectifs plus élevés et informer vos employés de ces nouveaux objectifs. En revanche, si vous constatez que les performances ne sont pas à la hauteur, vous pouvez fixer des objectifs plus réalisables et donner à vos employés la possibilité de les atteindre pour le mieux de votre organisation. Quoi qu'il en soit, une fois que les modèles d'enregistrement d'appels commerciaux auront été renseignés avec les informations correctes, vous serez en mesure de les utiliser efficacement.

Pour suivre les progrès

Lorsque vous avez fixé des objectifs nouveaux ou existants, vous aurez besoin d'un moyen de suivre vos progrès, et les journaux vous aideront à le faire. Dans des organisations telles que les centres d'appels, les journaux peuvent être utilisés pour suivre les progrès de vos agents et voir s'ils atteignent leur quota. Si tous les agents sont capables de le faire, cela signifie que l’organisation, dans son ensemble, progresse vers la réalisation de son objectif. Il est très important de continuer à suivre les progrès de chaque employé afin que ceux qui réussissent bien reçoivent du crédit et que ceux qui réussissent mal reçoivent l'aide ou l'assistance dont ils ont besoin pour être là où ils doivent être, professionnellement.

Développer un environnement de travail et d’apprentissage progressif

Disposer d'un système d'enregistrement des appels dans lequel les employeurs évaluent régulièrement les résultats des enregistrements et prennent les mesures appropriées en fonction des résultats permettrait à l'ensemble de l'environnement de travail d'évoluer vers une culture d'apprentissage et de progression. Tous les employés devraient voir et apprécier l'importance des dossiers et ce que l'organisation fait pour les aider s'ils en ont besoin. Lorsque les membres de l’organisation sont ouverts à l’apprentissage, c’est seulement alors que l’ensemble de l’organisation progresse et se dirige vers son objectif. De plus, lorsque l’organisation développe un environnement progressif et apprenant, l’environnement global s’améliore et l’organisation devient plus productive.

Pour améliorer la satisfaction client et la qualité du service

Lorsque vous examinez tous les avantages énumérés ci-dessus, vous constaterez qu’ils contribuent tous au bien-être de votre entreprise ou organisation. Lorsque l’ensemble de l’organisation devient plus productif, cela signifie que les employés travaillent bien. Cela signifie que leur capacité à fournir une meilleure qualité de service est également améliorée et, lorsque cela se produit, la satisfaction des clients augmente. Comme nous le savons tous, c'est l'une des parties les plus importantes d'une organisation, lorsque les clients sont satisfaits, car ils continueront probablement à fréquenter vos produits et services et pourront même diffuser la bonne nouvelle sur votre génialité. dans ce que vous faites.

Tous ces avantages proviennent d'un système simple et de la création d'un modèle de journal d'appels téléphoniques efficace. Cela peut ressembler à un simple morceau de papier ou à un simple document, mais il a en réalité de nombreuses utilisations et applications pratiques. Maintenant que vous connaissez les avantages, nous pouvons découvrir ce que vous pouvez apprendre de ces journaux avant d'examiner les étapes de création de votre propre modèle.

journal d'appels imprimable

Ce que vous pouvez apprendre des enregistrements d'appels commerciaux

Pour les centres d'appels et autres entreprises similaires, les agents ou les employés passent la plupart de leur temps au téléphone, qu'il s'agisse de résoudre des problèmes ou des préoccupations concernant leurs produits et services ou de mettre en place et d'essayer de conclure des transactions. Quelle que soit la rapidité avec laquelle la technologie évolue, de nombreuses organisations s’appuient toujours sur le téléphone pour prospérer et progresser.

Créer un modèle de journal d'appels et le donner à vos employés ou agents pour qu'ils le remplissent au fur et à mesure qu'ils prennent ou passent des appels vous fournira une richesse de données qui peuvent vous être très précieuses si vous savez exactement quelles informations demander. Faire un bon enregistrement demanderait beaucoup de réflexion de votre part, mais une fois que vous aurez créé le modèle réel, tout ce que vous aurez à faire est de distribuer votre modèle et une fois qu'il sera rempli, vous pourrez en tirer beaucoup de choses.

Vous apprendrez combien d'appels il faut pour conclure une transaction

Une fois que vous aurez collecté toutes les données de votre agent, vous pourrez voir, en moyenne, combien d'appels il faudrait pour conclure une transaction. Différents types de transactions nécessiteraient des stratégies différentes et éventuellement un nombre d'appels différent. Avoir le dossier vous permettrait de faire des calculs et d'évaluer vos résultats afin de tirer des conclusions.

Vous découvrirez si la taille de la transaction a un impact sur le nombre d'appels nécessaires pour la conclure.

Naturellement, les transactions plus importantes nécessiteront probablement plus d’appels. Si vous constatez que les petites transactions nécessitent beaucoup de temps, d'efforts et d'appels, vous devrez alors repenser vos stratégies et suggérer d'autres moyens de parler aux gens avec vos agents ou employés. Vous devrez peut-être organiser une session de formation pour présenter ces nouvelles méthodes, si nécessaire.

Vous découvrirez si la source du prospect affecte le temps nécessaire à sa conversion.

Encore une fois, en utilisant les journaux, vous pourrez voir comment évoluent les tendances. Lorsque vous traitez des prospects, vous devrez peut-être modifier votre modèle pour inclure les informations dont vous avez besoin, telles que la source du prospect. Cela vous aiderait à en savoir plus sur l’impact de la source et d’autres informations similaires.

Vous apprendrez si c’est vraiment efficace pour qualifier les leads

L'examen de vos dossiers et des résultats des appels de vos employés permettrait en fait de déterminer si vos efforts de sensibilisation commerciale et marketing sont efficaces. En analysant vos journaux, vous pouvez mieux comprendre quelles sources fournissent les indices les plus solides afin de pouvoir vous concentrer davantage sur elles.

Vous découvrirez combien de temps il faut pour disqualifier un prospect

Apprendre cela en étudiant la tendance des records vous ferait économiser beaucoup de temps et d’argent. Si vous pouvez évaluer si un prospect est prometteur ou non, vous pouvez partager cette information avec vos agents et ils pourront disqualifier le prospect une fois qu'ils auront déterminé qu'il n'est plus viable.

Comme vous pouvez le constater, vous apprendrez beaucoup en créant des journaux d'appels et en démarrant un système de journalisation des appels. Déjà convaincu ? Passons ensuite à la dernière section, où nous apprendrons comment créer vos propres modèles avec Microsoft Excel. Continuez à lire et vous créerez peut-être un dossier efficace pour votre entreprise en un rien de temps.

Modèles d'enregistrement téléphonique

Créer un modèle de journal d'appels dans Excel 

Maintenant que vous avez plus d'informations, vous pouvez commencer à apprendre à créer un modèle de journal d'appels stupide. Vous pouvez en créer un à l'aide du logiciel de votre choix, mais il est généralement beaucoup plus simple d'utiliser Microsoft Excel. Lorsque vous utilisez ce logiciel particulier, il vous permettra de créer un journal pour enregistrer toutes les communications entrantes et sortantes dans un classeur Excel, plus organisé et plus pratique.

Excel dispose en fait de modèles intégrés contenant des tableaux que vous pouvez trier et attribuer des catégories, telles que des noms, des numéros de téléphone, des heures de début et de fin d'appel, etc. pour organiser vos données pour une visualisation facile, que ce soit sur votre ordinateur ou lorsqu'ils sont imprimés. sur une feuille de papier. Vous pourrez également personnaliser le modèle avec les outils du ruban pour vous assurer que tout ce qui se trouve dans vos enregistrements est significatif.

Si vous souhaitez ou devez mettre à jour ou modifier votre registre, il vous suffit d'effectuer les modifications, puis d'enregistrer le fichier sous un nom de fichier différent. Lisez la suite pour découvrir les étapes utiles pour créer un modèle avec Microsoft Excel.

• Ouvrez votre logiciel Microsoft Excel .
• Cliquez sur l'onglet « Fichier », puis sélectionnez « Nouveau » pour voir la page avec les sélections de vignettes de modèles.
• Cliquez sur le champ « Rechercher des modèles en ligne » et saisissez le journal des appels, puis appuyez sur Entrée pour voir l'écran des résultats.
• Dans les résultats, choisissez la vignette « Journal des appels de vente et organisateur » pour afficher le modèle dans une vue plus grande et lire la description du modèle. Lorsque vous êtes satisfait du modèle, cliquez sur « Télécharger » ou « Créer » pour copier le modèle dans un nouveau fichier de classeur Excel. Enregistrez le document avant même de commencer à le modifier. Ainsi, tout votre travail est sauvegardé, même si la batterie est épuisée ou en cas de panne de courant.
• Cliquez sur l'un des onglets inférieurs de la feuille (tels que les coordonnées du client, le journal des appels commerciaux ou autres) pour pouvoir voir la feuille de calcul sur votre écran.
• Vous pouvez maintenant commencer à personnaliser la disposition de votre tableau Excel en cliquant sur une seule cellule ou en sélectionnant une plage de cellules. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez cliquer sur l'onglet "Mise en page" situé dans le ruban Outils de tableau.
• Recherchez et cliquez sur le bouton « Plus » dans la galerie Styles afin de pouvoir ouvrir le graphique des styles de tableau. Ici, vous verrez des vignettes affichées et répertoriées sous les catégories Personnalisé, Léger et Moyen.
• Passez la souris sur une vignette pour voir un aperçu de l'effet du style sur votre sélection de tableau ou de cellule. Vous pouvez parcourir tous les styles et sélectionner celui que vous préférez et l'appliquer à l'ensemble de votre feuille de calcul afin d'obtenir un design unique.
• Sur la feuille de calcul Informations de contact client, saisissez toutes vos informations de contact , telles que les noms et numéros des contacts. Le cas échéant, vous pouvez même ajouter des informations de téléphone secondaires s'ils ont d'autres numéros.
• Dans la feuille de calcul Journal des appels de vente, compilez et saisissez tous les détails de vos appels. Assurez-vous de mettre à jour la feuille de travail de la liste de contrôle et de passer en revue tous les éléments applicables.
• Enregistrez votre classeur dans un dossier dont vous vous souviendrez.
• Vous pouvez également choisir de créer un modèle d'enregistrement d'appel commercial vierge ou un modèle de feuille d'appel vierge si vous le souhaitez et de le distribuer à vos employés afin qu'ils puissent commencer à le remplir. Vous pouvez imprimer des copies ou leur envoyer par courrier électronique les fichiers du registre afin qu'ils puissent saisir les informations à la main ou sur leur propre ordinateur.