Plus de 30 exemples d'e-mails professionnels et modèles de format

Aujourd’hui, les SMS et les réseaux sociaux sont très populaires, mais malgré cela, le courrier électronique reste la forme de communication écrite la plus courante (et la plus utile) dans le monde des affaires et professionnel. Cependant, c’est aussi le plus couramment abusé. La plupart du temps, les emails ont un ton colérique ou impatient, donnant l’impression que la personne qui les écrit est snob ou autoritaire. Et cela ne devrait pas être le cas.

Le courrier électronique est en fait un excellent moyen de communication car :

• Vous pouvez envoyer un message à quelqu'un et démarrer une conversation même si vous n'êtes pas physiquement proches ou si vous ne vous connaissez pas.
• Les e-mails professionnels vous permettent de maintenir des lignes de communication afin de faire avancer les projets, de prendre des décisions urgentes et à d'autres fins pertinentes.
• La communication est rapide et fluide. Où que vous soyez dans le monde, tant que vous avez accès à Internet, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails.

Écrire des e-mails courts et précis sont d'excellents exemples d'e-mails professionnels. Le temps que vous passez à rédiger des e-mails et le temps que vous passez à les lire seront réduits, augmentant ainsi la productivité . Cependant, écrire de manière claire et professionnelle est en réalité une compétence. Et comme toute autre compétence, vous devez apprendre et continuer à vous entraîner pour vous améliorer.

Lorsque vous apprenez à rédiger un e-mail professionnel, même s'il est court, cela peut prendre autant de temps que lorsque vous rédigez un long e-mail. C'est parce que vous devez penser à tout ce que vous allez écrire, afin de transmettre toutes les informations nécessaires, même si elles sont brèves. Cependant, avec la pratique, vos compétences rédactionnelles s’amélioreront et vous pourrez écrire mieux et plus rapidement.

Cet article couvre les e-mails destinés au lieu de travail, ainsi que comment démarrer un e-mail professionnel et comment terminer un e-mail professionnel. Continuez à lire et laissez-vous guider par toutes ces informations utiles.

Exemples d'e-mails professionnels

Lignes directrices pour la création d'un format de courrier électronique professionnel 

Pour être un bon professionnel, il faut accorder de l'importance à la perfection, notamment en matière de communication, comme commencer et terminer un bon e-mail avec une signature électronique professionnelle. La technologie nous a offert la possibilité de disposer d’un moyen plus rapide d’envoyer des messages par courrier électronique.

Un avantage de cette technologie est la possibilité de modifier, d’améliorer, de vérifier l’orthographe (et plus encore) vos messages. Il n’y a désormais aucune raison de rédiger un e-mail incorrect, du moins dans la forme. Maintenant, pour le fond et l’aspect le plus important, certaines directives doivent être suivies pour garantir que votre email atteigne son objectif.

Les objectifs des e-mails sont vastes, mais dans un souci de discussion, appliquons l'utilisation des e-mails dans un environnement de travail. L'e-mail peut être une lettre de remerciement , une lettre de démission , une demande de lettre de recommandation . Quel que soit le but de votre e-mail, assurez-vous toujours qu’il répond aux normes de professionnalisme. Il doit toujours être organisé, concis et direct.

Alors, que doit contenir un e-mail efficace ? Qu'est-ce qui ne devrait pas être inclus ? Comment est-il ouvert, signé et fermé ? Voici les lignes directrices suggérées à suivre pour rédiger un bon message électronique professionnel.

Ligne d'objet

Celui-ci contiendra l’objectif de votre message. Au premier coup d’œil, le lecteur sera immédiatement informé de l’objet de l’email. Soyez concis et allez droit au but.

Salutation

Son utilisation aura un impact agréable sur le lecteur. Incluez le nom complet de la personne pour formalité et son poste :

Long

Soyez concis. Incluez uniquement les sujets pertinents. Personne ne veut lire de longs messages.

Le style de police

Soyez professionnel lorsque vous choisissez votre style de police. Dans un environnement de travail, l'utilisation de polices amusantes, colorées ou fantaisistes donne au lecteur le sentiment que l'expéditeur n'est pas sérieux ou irrespectueux, notamment en matière commerciale. L’italique et le gras peuvent être utilisés avec parcimonie pour mettre l’accent. Un message écrit en majuscules semble en colère. Évitez cela.

émoticônes

Pour les messages professionnels, n’utilisez pas d’émoticônes. Conservez-les pour votre correspondance personnelle.

Épellation et grammaire

Le courrier électronique n’est pas sans l’utilisation d’une bonne grammaire et d’une bonne grammaire. Soyez professionnel, sinon un message imprudent ne serait pas pris au sérieux. Modifiez soigneusement votre e-mail à. Impressionnez votre destinataire avec un e-mail sans erreur.

Fermeture

Un message d'adieu doit être simple et direct. Pour les demandes formulées, « Merci » sera de mise. Certains finiraient par « Respectueusement », ce serait bien aussi. L’inclusion de votre nom, de votre titre et de vos coordonnées indiquera votre professionnalisme. Le lecteur sera tenu informé de votre demande.

Faites preuve de professionnalisme lors de la rédaction de vos e-mails. Soyez concis et clair dans vos objectifs. Lorsque vous traitez avec des supérieurs, assurez-vous de leur donner des titres appropriés. Formatez la lettre pour la rendre présentable. Il existe de nombreuses applications disponibles pour ce faire. N'oubliez pas qu'un bon email impressionnera votre destinataire et répondra presque toujours à vos objectifs.

 

Format d'e-mail professionnel 

Importance de créer un exemple de courrier électronique professionnel

Il est inévitable de nos jours que les entreprises et autres entités similaires soient confrontées à des e-mails non professionnels. En raison de leur accès facile et des différentes manières dont ils sont envoyés (soit divulgués, soit piratés, puis divulgués). L’effet sombre dans les e-mails est désormais présent presque partout. Actuellement, cela constitue un problème dans le domaine politique et économique et cela s’avère préjudiciable.

Il est donc important d’apprendre comment démarrer un email professionnel et également comment terminer un email professionnel. Tenez compte de ceci lorsque vous utilisez les e-mails comme moyen de communication :

Apprenez à rédiger un email professionnel

Pour réitérer, suivez les directives pour un e-mail professionnel. C'est toujours une lettre mais envoyée différemment. Mais ce n’est pas une excuse pour sauter les lignes directrices : la salutation , l’objectif, le corps et la conclusion. Prenez l’habitude de relire vos emails avant de les envoyer. Souvent, votre humeur peut définir l’intention de votre lettre. Mauvaise humeur, mauvais email, rééditez quand vous êtes plus calme.

N'oubliez pas que les e-mails sont impersonnels

Les émotions ont tendance à se manifester davantage lors de la lecture d'e-mails que lors d'autres formes de communication telles que les appels téléphoniques ou les lettres commerciales formelles . Soyons réalistes, les emails sont très impersonnels. Il ne devrait donc y avoir aucune excuse pour être un imbécile dans un e-mail. Soyez aussi courtois que possible et si l'e-mail risque de gêner certaines parties, envoyez-le uniquement à ceux qui apprécient sa valeur.

Gardez à l'esprit

Vous n’êtes pas censé répondre immédiatement aux e-mails. En cas d'urgence, cela se fait généralement par téléphone portable. Lorsque vous traitez vos e-mails, ne les précipitez pas, prenez votre temps. Se précipiter peut conduire à des e-mails mal rédigés et donc classés comme non professionnels. Si vous devez attendre un moment, vous pouvez répondre à un e-mail en remerciant d'abord l'expéditeur et en lui faisant savoir quand vous répondrez.

Soyez professionnel lorsque vous traitez des e-mails. Utilisez toujours les directives et n’envoyez jamais d’e-mails à la hâte, car vous auriez tendance à les mal orthographier. N'oubliez jamais que vous travaillez sur des e-mails de qualité professionnelle.

 

Conseils utiles pour créer un format de courrier électronique professionnel 

L'arrivée de l'ère Internet et l'essor des réseaux sociaux ont généré des changements drastiques dans les communications, rendant difficile la distinction entre l'écriture formelle et informelle. En raison de l'avènement de nouvelles applications, les gens se sont tournés vers l'envoi de communications formelles, telles que des e-mails professionnels, qui ont un format stylisé et sont plus appropriés que des messages texte ou une publication sur les réseaux sociaux. Est-ce un moyen efficace de faire passer des messages à un niveau professionnel ? Voici quelques règles à considérer pour communiquer efficacement avec les personnes de votre environnement de travail :

Utilisez une ponctuation correcte

Maintenant, nous retournons à la vieille école. Sans une ponctuation appropriée, les pensées contenues dans votre message peuvent devenir confuses. Évitez les multiples pensées décisives sans scores corrects. Écrivez toujours des phrases complètes. Commencez chacun par une lettre majuscule. Utilisez le point d’explication avec parcimonie, à moins qu’il ne soit utilisé pour mettre l’accent. Cela s'applique également aux points d'interrogation et aux ellipses.

Les abréviations et les messages texte abrégés doivent être évités

Assurez-vous d'épeler complètement les mots et les expressions. Vous savez peut-être ce que signifie « ASAP » ou « IMO », mais votre destinataire le sait-il ? Ne prenez pas cela pour acquis, car cela pourrait les confondre et paraître peu professionnel. Lorsque vous envoyez des e-mails à votre employeur ou à un client, l’utilisation de raccourcis textuels est un non-non. Sur le plan professionnel, cela laisserait une mauvaise impression sur votre pratique.

Un ton de conversation n'est pas approprié

Être impersonnel dans les communications par courrier électronique est mauvais, et inversement, être trop familier et conversationnel est tout aussi mauvais. Lors des premières communications, gardez la maîtrise de vous-même. Soyez toujours courtois et évitez tout caractère informel, car cela serait irrespectueux et, encore une fois, peu professionnel.

Faites passer votre message à travers des explications complètes

N'adoptez pas une attitude comme celle que vous adoptez sur les réseaux sociaux. Les communications ne doivent pas dépendre des boutons « J’aime » ou « Répondre ». Vos messages ne doivent pas non plus être limités à 140 caractères. Prenez votre temps pour rédiger votre message ou votre réponse et assurez-vous qu'il aborde tous les sujets pertinents au sujet traité.

Assurez-vous de vérifier

Prenez suffisamment de temps pour examiner votre courrier électronique ligne par ligne. Il doit être exempt de fautes de frappe, clair et paraître professionnel aux yeux du destinataire. Si vous avez encore du temps libre, relisez-le simplement pour filtrer les erreurs. N'oubliez pas que les erreurs ne passeront pas inaperçues.

Soyez poli et direct

Si votre message doit comporter trois paragraphes ou plus, trouvez un moyen de le couper sans perdre sa clarté. Utilisez des pièces jointes si cela peut aider à le raccourcir. Dans vos communications, utiliser les mots « s’il vous plaît » et « merci » impliquera de l’humilité. Utilisez-les, utilisez-les.

Voici quelques points supplémentaires pour vous

• Vous connaissez l’adage : « la familiarité engendre le mépris ». Ne présumez jamais que vous connaissez les personnes que vous venez de rencontrer, surtout dans le milieu de travail. Cela s'applique également aux communications dans lesquelles un certain degré de formalité doit être maintenu. Vos superviseurs l'attendent de vous et vos clients le méritent.
• Lorsque vous traitez la ligne Objet de votre e-mail, soyez plus précis pour communiquer plus efficacement.
• Dans le corps de votre message, mettez l’idée principale dans la phrase d’ouverture. Sans perdre de temps et le lecteur continuerait à lire le message. Votre lettre n’est pas un film et le lecteur ne verra pas d’inconvénient à une fin surprise.
• Évitez d'utiliser le mot « Ceci… comme dans « Cela doit être fait à 17h30 ». Il faut d’abord préciser ce qui doit être fait.
• Encore une fois, n’utilisez jamais toutes les lettres MAJUSCULES. Cela donne au destinataire l’impression qu’on lui crie dessus. Toutes les lettres minuscules ne sont pas non plus appropriées. Mettez simplement des majuscules là où cela est nécessaire… au début de chaque phrase.
• Les messages texte peuvent être amusants et pratiques, mais ils ne doivent pas être utilisés dans les e-mails professionnels. LOL, BTW, WUWT et autres doivent être évités. Même si vous les utilisez, est-il sûr que le destinataire les comprendra. Veuillez éviter d’utiliser du jargon textuel dans les communications professionnelles.
• En insistant encore et encore, relisez le message avant d'appuyer sur le bouton d'envoi. Pour les e-mails que vous considérez comme importants, vous devez y répondre immédiatement. Parfois, les documents requis par l'expéditeur peuvent ne pas être disponibles. Veuillez envoyer une brève réponse expliquant le retard et fournir un délai afin que vous puissiez vous conformer à la demande.

Restez non guidé dans la conception de vos messages. N'oubliez pas que ces messages doivent respecter les normes professionnelles. Soyez attentif aux détails, tant sur la forme que sur le fond. Gardez toujours un sentiment de formalité dans vos messages, surtout lorsque vous traitez avec vos supérieurs ou vos clients.

 

Modèles d'e-mails professionnels

Comment rédiger un e-mail professionnel 

Lors de la rédaction de votre format d'e-mail professionnel , vous devrez savoir exactement comment procéder. Voici quelques conseils utiles pour vous guider tout au long du processus. Ces conseils pratiques vous seront d’une grande aide, que vous débutiez dans la rédaction d’emails ou que vous le fassiez depuis un certain temps.

Commencez votre e-mail par un message d'accueil

Le mot « Cher » est le terme d’affection le plus courant et le plus significatif utilisé pour démarrer un message. Ce qui suit le mot « Cher » dépendra de votre relation avec le destinataire. En règle générale, avec un e-mail plus formel , vous devrez le suivre avec le nom complet du destinataire.

Exprimer sa gratitude au destinataire

Pour les lettres de demande, commencez le corps de votre lettre en remerciant le destinataire pour sa demande. Pour toute demande de renseignements sur les projets de l'entreprise, vous pouvez commencer par : « Merci d'avoir contacté les entreprises XYZ… ». Ou peut-être que si quelqu'un répond à votre e-mail, vous pouvez commencer par : « Merci pour votre réponse rapide… »

Remercier le lecteur le mettra à l’aise et vous fera certainement paraître plus poli. Évidemment, les notes de remerciement ne sont pas nécessaires au démarrage d’une communication.

Restez fidèle au but de votre e-mail

Encore une fois, allez droit au but de votre message. Clarifiez avant de continuer avec le texte principal de votre message. Les gens ne veulent pas perdre de temps à lire des e-mails interminables, alors gardez vos phrases courtes. Bien sûr, vous devez toujours faire attention à votre grammaire, votre orthographe et votre ponctuation. N'oubliez pas que votre lettre représente une image professionnelle de vous et de votre entreprise.

Venez vos commentaires de clôture

Il est toujours poli et habituel de remercier une fois de plus votre lecteur, puis d'ajouter quelques commentaires finaux. La phrase la plus couramment utilisée dans de telles communications : « Merci pour votre considération. » Il existe plusieurs variantes de cette expression, mais c'est la plus simple. Après cela, ajoutez quelques commentaires finaux. Voici un commentaire final simple et typique sur le point suivant.

Signez votre email

Une signature électronique professionnelle appropriée avec votre nom devrait compléter votre message. « Cordialement », « Cordialement », « Respectueusement » et « Merci » sont des termes professionnels pour clôturer votre message. Puis enfin, avant d’envoyer le message, revérifiez-le… juste pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.

Ces étapes méritent d’être répétées pour créer votre e-mail professionnel parfait . N'oubliez pas que votre e-mail reflétera votre caractère et celui de votre entreprise. Suivez les directives et prenez note des choses à faire et à ne pas faire lors de la rédaction de votre message électronique.

Erreurs à éviter lors de la création d'un exemple d'e-mail professionnel 

Pour donner une bonne impression de vous-même et aussi/peut-être de votre entreprise, vous devez suivre des exemples de courriers électroniques professionnels, qui ont une étiquette appropriée pour communiquer clairement. Comme mentionné ci-dessus, cela laissera une bonne impression aux lecteurs.

Les e-mails ont toujours été considérés comme un moyen de communication informelle. Mais la facilité et l’accessibilité de son application en ont fait un outil important dans la gestion des communications de l’entreprise. Mais maintenant, cela prend une forme plus formelle et des lignes directrices sont nécessaires pour que les messages soient plus professionnels. S'il est suivi, un e-mail sans erreur laissera une impression impressionnante et mémorable à votre lecteur. Voici quelques conseils pour améliorer vos compétences en communication lors de la rédaction d’un e-mail :

Utilisation de la langue utilisée dans la messagerie texte

À l’heure actuelle, presque tout le monde sait que son utilisation n’est pas du tout professionnelle. Cela brise presque toutes les règles d’un message professionnel : fautes d’orthographe, grammaire incorrecte et langage désinvolte. Le destinataire pourrait conclure que vous manquez de connaissance de l’anglais et que vous n’accordez pas d’importance à l’utilisation d’une langue appropriée.

N'utilisez pas d'abréviations avec une étiquette appropriée

Ne présumez jamais que tout le monde comprend les abréviations. Une abréviation dans votre pays et utilisée dans un message envoyé pour dire « Japon » laisserait simplement le lecteur confus. Mais les abréviations peuvent être utilisées dans de nombreux cas. Prenons cet exemple :

Oubliez les salutations et les salutations

Ouvrez toujours vos messages par « Cher » et terminez par « Meilleures salutations » ou « Sincèrement » ou « Respectueusement », selon ce qui est approprié. Ceci est très important, surtout dans les communications initiales. Selon à qui l'on s'adresse, le nom du lecteur est apprécié. Aux États-Unis, par exemple, ils aiment qu'on les appelle par leur nom au lieu des habituels « Monsieur » ou « Madame ». Faire cela donnerait toujours à votre message un sentiment de professionnalisme et de respect pour le lecteur.

Ne vérifiez pas l'orthographe et la grammaire

Exécutez le correcteur orthographique sur votre message. Revérifier. Souvent, le correcteur orthographique corrige l’orthographe mais pas la grammaire. Ou encore, certains mots ont plusieurs orthographes mais des significations différentes (par exemple, là, leur, il y a). Apportez les corrections correspondantes.

Ne pas utiliser une signature appropriée

Lorsque les signatures sont présentes dans les e-mails sortants, assurez-vous qu'elles respectent les protocoles ci-dessus, comme l'absence de langue de texte ou de mots correctement orthographiés. Cela donnerait une bonne impression que vous êtes sérieux, compétent et professionnel.

Ne rédigez pas d'e-mails

Pour les documents longs, utilisez Microsoft Word. L'application propose également (et plus) des fonctionnalités pour modifier et/ou améliorer votre document. Après avoir rédigé votre message, coupez-le et collez-le dans le navigateur, prêt à être envoyé. Quelques avantages de l'utilisation de cette méthode : Si le navigateur plante ou perd de la puissance, vous perdez tout.

De plus, appuyer accidentellement sur le bouton « envoyer » transmettra un message « inachevé » au destinataire. Vous seriez obligé d'envoyer un autre message au destinataire pour l'informer du message transmis prématurément. Ce n’est pas très pratique et certainement irritant pour le destinataire.

Oublier de joindre chaque pièce jointe

S'il y a effectivement des fichiers joints à votre message, assurez-vous qu'ils sont là. Comme le message lui-même, la pièce jointe doit être modifiée. Vérifiez et corrigez les erreurs, l’orthographe et la grammaire.

Tenez compte du volume d’e-mails que votre client reçoit de partout. Il pourrait y en avoir des centaines chaque jour. Faites ressortir votre e-mail. Rendez-le mémorable. Suivre les directives garantira cela.