Plus de 30 modèles de lettres notariées professionnelles

À l’ère du vol d’identité et de la fraude, garantir des moyens de validation sûrs et précis est devenu de la plus haute importance. Les documents liés aux banques, aux institutions financières et aux tribunaux exigent que les personnes signent pour confirmer leur véritable identité et s'assurer qu'elles le font volontairement, sans possibilité de contrainte ou d'intoxication. Ces documents sont appelés actes notariés ou lettres.

La signature de lettres ou de documents notariés peut être cruciale pour plusieurs raisons. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise , vous pouvez contribuer à garantir que tous les documents sont légaux et authentiques, reflétant de bonnes pratiques commerciales. Plus important encore, il répond à un objectif bien plus vaste en empêchant les pratiques frauduleuses et le vol d’identité, qui peuvent menacer vos transactions commerciales et votre sécurité.

Dans cet article, nous discutons de ce qu'est une lettre notariée, de quelques exemples de modèles de lettres notariées et des étapes que vous pouvez suivre pour légaliser un document.

Modèles de lettres notariées

Qu'est-ce qu'une lettre notariée ?

Un document ou une lettre notariée est celui qui a été marqué d'un cachet ou d'un cachet pour vérifier que la signature de la personne sur le document est authentique. Avoir une lettre notariée peut être utile pour fournir des documents précis et valides, notamment en ce qui concerne les mandats bancaires et les licences gouvernementales.

Il peut également être utilisé pour autoriser une autre personne à agir à titre de votre représentant en matière financière ou médicale , ainsi que pour donner à quelqu'un le droit d'utiliser votre propriété. Par exemple, si vous exploitez votre entreprise dans une propriété qui dispose de suffisamment d’ espace locatif pour être prêté à d’autres, vous aurez besoin d’un document ou d’une lettre notariée pour confirmer la validité de l’accord entre les deux parties.

Quel que soit l'endroit où la lettre est certifiée et dans quel but, elle est généralement effectuée sous le contrôle d'un notaire, qui confirmera votre identité au moyen de divers documents et papiers. Le notaire vous surveillera ensuite signer le document avant de placer le sceau à côté de la signature pour s'assurer que c'est bien vous qui avez signé le document et non quelqu'un d'autre.

Le notaire s’assurera également que vous signez volontairement le document. Si le notaire découvre que vous êtes obligé de signer un acte ou une lettre notariée, il ne validera pas votre signature au moyen d'un cachet. De plus, le notaire veillera également à ce que vous ne présentiez pas de signes d’étourdissements, qui peuvent survenir en raison des effets de certains médicaments ou d’un empoisonnement.

Pour qu’une lettre ou un document notarié soit considéré comme valide, il est essentiel que vous soyez sobre et que vous le signiez délibérément. Il n’est pas toujours nécessaire de faire légaliser une lettre ou un document dans un bâtiment public. Il existe aujourd’hui de nombreux notaires agréés indépendants qui peuvent légaliser vos documents ou lettres via un service mobile, auquel cas vous devrez accepter des termes et conditions strictes pour respecter une sécurité suffisante.

Exemples de lettres notariées

Les détails de la lettre ou du document notarié correspondent généralement à une norme générale de trois paragraphes, dont chacun met l'accent sur des détails particuliers de l' accord , du contrat ou de la demande . Dans la plupart des cas, le premier paragraphe fournira les coordonnées du déclarant, ainsi que les adresses et noms du destinataire et de l'expéditeur s'il s'agit d'une lettre ou d'un document juridique.

Le document ou la lettre notariée présentera autant d’informations que possible pour garantir que tous les détails pertinents et essentiels sont clairement présentés. Le notaire s'assurera que tous les détails sont exacts avant de légaliser le document ou la lettre.

Le deuxième paragraphe mettra ensuite l’accent sur d’autres détails importants. Généralement, c'est ici qu'un bref résumé des termes et conditions du contrat ou de la demande sera indiqué, ainsi que les sanctions si l'une des parties viole ces termes. Tous les détails présentés dans ce paragraphe doivent être fournis aussi clairement que possible pour éviter toute confusion ou tout malentendu.

Le dernier paragraphe se terminera par un bref résumé de la lettre ou du document et laissera des espaces vides pour votre signature et celle du notaire. Selon le type de document ou de lettre notariée dont il s'agit, des signatures supplémentaires peuvent être requises avant qu'il ne soit certifié par un sceau ou un sceau d'approbation.

Exemple de bail

Puisqu’il existe différents types de documents notariés, le contenu et les informations de chacun varient selon l’État et le type. Dans le cas d'un contrat de location lié à votre entreprise, la lettre notariée précisera les détails du contrat, ainsi que le lieu, la date d'entrée en vigueur et la date de résiliation . Vous pouvez également préciser d’autres détails cruciaux tels que la superficie du bien loué ainsi que certaines conditions contractuelles essentielles.

A la fin du document, trois signatures seront requises, chacune du propriétaire, du locataire et du notaire. Un espace sera également prévu pour que le notaire puisse délivrer le sceau d'approbation et la signature de l'avocat.

Exemple d’affidavit de soutien financier ou médical

Dans les cas où vous, propriétaire d'entreprise, demandez à une autre personne d'agir en votre nom en matière médicale ou financière, il vous sera demandé de remplir les espaces d'un document notarié indiquant clairement votre nom et celui de la personne. qui vous autorisez.

Le document décrira généralement la validité et la durée du document et exprimera ce qu'il couvre, suivi d'une conclusion dans laquelle l'autre personne assume l'entière responsabilité de vos décisions. Dans cette situation, le document nécessitera votre signature et celle de l'autre personne ainsi que celle d'un notaire.

Exemple de lettre d'instructions du bénéficiaire

Si vous avez besoin que des fonds soient distribués à une personne spécifique, par exemple via un formulaire Payable au décès (POD), vous devrez fournir son nom, son adresse , son numéro de sécurité sociale et sa relation avec le titulaire du compte.

Vous devrez alors choisir vos préférences quant à la manière dont les revenus seront distribués au(x) bénéficiaire(s) . Il indiquera également les termes et conditions de l'accord ainsi que les sanctions qui en découlent en cas de non-respect. Il vous sera ensuite demandé de fournir des détails tels que le titre du compte, le numéro de compte et le solde du compte, en plus de votre signature.

Le notaire vérifiera que toutes les informations sont clairement présentées et comprises par les deux parties et validera ensuite la signature par un sceau.

Comment légaliser un document ?

Certifier un document ou une lettre consiste simplement à fournir la signature au notaire, qui vérifiera ensuite vos coordonnées avant d'apposer le sceau pour approbation. Le notaire vous demandera une série de documents prouvant votre identité afin de garantir que personne n'usurpe votre identité par des moyens frauduleux. Parmi les documents qui vous seront demandés figurent les suivants :

• Un permis de conduire valide
• Passeport ou toute autre forme d'identification valide soumise aux exigences de l'État.
• S carte d'identité militaire (le cas échéant)
• Carte verte
• certificats de naissance
• Numéro de sécurité sociale
• Cartes de crédit ou de débit
• cartes d'identité scolaires

En vérifiant les documents susmentionnés, le notaire s'assurera que vous êtes bien le demandeur et non un imposteur. Si le notaire trouve des raisons de douter de votre réclamation, il s'abstiendra de légaliser la lettre ou le document.

Plus important encore, c'est le travail d'un notaire de s'assurer que vous signez le document en sa présence. Si vous apportez le document qui contient déjà votre signature, le notaire refusera de valider votre document ou lettre et vous demandera d'apporter une autre copie de la lettre ou du document à notarier.

De plus, le travail du notaire n'est pas de vous fournir des conseils ou une assistance juridique concernant la validité ou la légalité de votre accord ou contrat . Vous êtes uniquement responsable d’autoriser l’accord. Si vous avez des inquiétudes concernant les termes et conditions du contrat, il est préférable de demander des conseils juridiques professionnels et l’assistance d’un avocat qualifié.

Utiliser des témoins crédibles

Si vous ne pouvez pas confirmer votre identité auprès du notaire, il peut être possible de la confirmer par l'intermédiaire d'un témoin. Ce témoin doit être crédible et démontrer qu’il vous connaît et qu’il peut vérifier ou étayer votre identité devant un tribunal. Il convient de noter que le recours à un témoin crédible n’est pas applicable dans tous les États américains.

Par conséquent, il est recommandé de vérifier si les lois de votre état autorisent le recours à de telles mesures. Un témoin crédible ne peut être utilisé que dans certaines situations et circonstances. Par exemple, si vous avez oublié d'apporter votre permis de conduire ou votre passeport, vous ne pouvez pas demander à un membre de votre famille ou à un ami d'agir comme témoin crédible pour garantir votre identité. Vous ne pouvez prendre de telles mesures que si vous ne disposez pas de moyens acceptables de montrer votre identité ou si vous ne pouvez pas recourir aux formes d'identification mentionnées ci-dessus.

Si ces conditions s'appliquent, vous pouvez demander l'aide d'un témoin crédible pour prouver ce qui suit :

• Le témoin connaît le signataire de la lettre ou du document
• Le témoin convient que le signataire n'a pas accès à une pièce d'identité valide
• Le témoin est certain que le signataire ne peut pas obtenir une pièce d'identité valide
• Le témoin n'a aucun motif ni intérêt financier dans l'exécution de la lettre ou du document

Format de lettre notariée

Où faire légaliser vos documents

Selon l'endroit où vous vous rendez pour légaliser vos documents ou vos lettres, vous devrez peut-être payer des frais minimes, qui coûtent généralement environ 20 $. Les frais sont versés aux notaires pour se tenir au courant des dernières lois liées à certains types de transactions, demandes ou des accords. Il existe plusieurs endroits où vous pouvez vous adresser pour faire légaliser vos documents ou votre lettre. Ceux-ci inclus:

Entreprise

Il existe un certain nombre de commerces de détail et de magasins qui ont des notaires pour certifier un document. Si vous souhaitez bénéficier de ces services, il est recommandé de les informer à l'avance afin qu'ils puissent percevoir les frais appropriés et prendre les dispositions nécessaires pour vos demandes. Vous pouvez faire légaliser votre lettre ou vos documents en visitant les magasins d'expédition (tels que UPS et FedEx), les magasins de fournitures de bureau (tels que Staples ou OfficeMax) et les bureaux de préparation d'avocats et de déclarations de revenus. Vous pouvez également trouver des notaires dans les dépanneurs et les concessionnaires automobiles.

Coopératives de crédit et banques

C’est un meilleur point de départ pour légaliser vos documents ou lettres. Les banques sont généralement les meilleurs endroits pour trouver un notaire. La plupart des banques aux États-Unis ont généralement un notaire dans la plupart, sinon la totalité de leurs succursales. Si vous avez un compte bancaire, vous pouvez utiliser le service gratuitement. Dans le cas contraire, la banque peut vous recommander de faire légaliser les documents dans une banque où vous avez un compte ou de facturer une somme modique pour le service.

D’autres institutions financières, comme les sociétés immobilières et les compagnies d’assurance, font également appel à des notaires. Ils peuvent également facturer une somme modique selon que vous êtes ou non leur client. Bien entendu, cela s’applique également aux cabinets d’avocats, où vous pouvez trouver un notaire pour autoriser vos documents et lettres.

Notaires en ligne

Si vous souhaitez éviter d'avoir à vous rendre dans une banque, un magasin de détail ou un cabinet d'avocats pour faire légaliser vos documents, vous pouvez toujours le faire via des notaires en ligne. Compte tenu du nombre de transactions effectuées en ligne, de nombreuses institutions se tournent vers les notaires en ligne pour légaliser les accords, les virements bancaires, etc. Ceci est couramment utilisé par les sociétés immobilières pour la vente, la distribution et la vente de propriétés à leurs bénéficiaires légitimes.

Pour profiter des services des notaires en ligne, vous devez vous assurer que cela est acceptable de votre part. Ce processus peut impliquer l'enregistrement de votre signature via vidéo via des applications pour confirmer votre identité.