Plus de 30 modèles de rapports commerciaux et exemples de formatage

Une entreprise rapporte un type de tâche ou de projet réalisé dans une entreprise ou une organisation où une étude de cas ou une situation réelle est examinée. Ensuite, sous forme de rapport commercial, les théories commerciales sont appliquées afin de générer une variété de suggestions et d’idées pour améliorer ce qui est analysé.

Généralement, ces types de documents sont livrés sous forme de projet ou de tâche afin que vous puissiez :

• Examinez toutes les solutions possibles aux problèmes, préoccupations ou situations.
• Utilisez différentes théories de gestion ou d’affaires pour des situations réelles.
• Démontrez vos compétences de raisonnement, d’évaluation et d’analyse en termes d’établissement et d’examen de solutions potentielles ainsi que de leurs résultats.
• Tirez des conclusions réfléchies sur une préoccupation, un problème ou un problème.
• Présentez d’éventuelles suggestions ou recommandations pour une utilisation future.
• Démontrez vos compétences linguistiques et de communication claires et directes .

Lorsqu'il s'agit de modèles de reporting d'entreprise, il n'existe généralement pas de bonne solution, mais plusieurs ont leurs propres avantages, inconvénients et coûts pour l'entreprise ou l'organisation. Identifier puis peser ces avantages, inconvénients et coûts est principalement le sujet de votre rapport.

Modèles de rapports  d'activité

Lorsque l’on examine n’importe quel type de rapport commercial, il serait évident qu’il a été rédigé en pensant au public (ou au lecteur dudit rapport). Assurez-vous d'identifier qui lira ce que vous avez fait, qu'il s'agisse d'employés seniors ou d'autres membres de l'organisation, afin que vous puissiez rédiger votre rapport avec le bon ton et le bon niveau de professionnalisme, d'objectivité, de sensibilité, de formalité et d'équité.

 

Éléments essentiels d'un rapport d'activité

Lors de la création d'un format de rapport commercial, vous devez inclure des données et des faits liés aux activités de votre entreprise . Toutes les caractéristiques et éléments essentiels que le rapport doit inclure sont ce qui le distingue des autres types de rapports. Jetons un coup d'oeil à ces différents éléments :

Le problème spécifique

Chaque rapport (y compris celui-ci) est rédigé sur la base d'une seule question ou d'un seul sujet spécifique. Il est essentiellement écrit pour répondre à un besoin spécifique.

Le public prédéfini

Lorsque vous rédigez ce type de rapport, vous devez déjà avoir un public en tête. Même si de nombreuses autres personnes finissent par lire votre rapport, vous devriez déjà avoir un public prédéfini que vous envisagez.

La conception ou la structure spécifique

Vous devrez suivre une présentation ou une structure spécifique pour ce type de rapport, quel que soit le type de rapport que vous envisagez de rédiger. Les différents types de rapport seront abordés plus loin.

Base des événements passés

En règle générale, ces types de rapports sont rédigés sur la base d’événements passés. Généralement, les raisons des événements sont indiquées, ainsi que les méthodes permettant de résoudre les préoccupations et les problèmes impliqués dans les événements.

de nature impartiale

Votre rapport devra être strictement impartial et ne doit contenir aucun élément subjectif car cela pourrait affecter la façon dont les décisions sont prises et la façon dont votre rapport est interprété.

informations factuelles

Toutes les données et informations contenues dans votre rapport doivent être basées sur des faits. N’incluez jamais d’informations dont vous n’êtes pas sûr ou dont vous ne pouvez pas sauvegarder lorsqu’on vous le demande.

Effort partagé

Ces types de rapports sont rarement réalisés par une seule personne. En règle générale, un groupe de personnes ou un comité devrait se réunir pour rédiger toutes les sections importantes et compléter ce rapport.

présentation organisée

S'assurer que votre présentation est organisée est essentiel pour que votre public puisse comprendre votre rapport et trouver toutes les informations nécessaires lorsqu'il en a besoin.

une direction ascendante

Votre rapport doit remonter la structure organisationnelle . Les personnes ayant une autorité supérieure délèguent généralement la tâche de rédiger des rapports à des personnes ayant une autorité inférieure, et une fois le rapport préparé, il est soumis à nouveau aux personnes ayant une autorité supérieure.

Matériel supplémentaire pour la présentation

Les rapports doivent être présentés de manière à être intéressants. Pour ce faire, vous pouvez inclure du matériel supplémentaire pour faciliter votre présentation.

Signature et date

Généralement, tout type de rapport ou de document n’est autorisé ou officiel que lorsqu’il a été signé et daté. Le rapporteur doit signer le rapport, ainsi que tous les membres de la commission.

Comme vous pouvez le constater, ce type de rapport nécessiterait de nombreux éléments différents qui devraient y être inclus. Sans tout cela, vous n’auriez peut-être pas rédigé un rapport efficace et il pourrait ne pas être bien reçu. Passons maintenant aux différents types de rapports.

 Format du rapport d'activité

Types de rapports commerciaux

En règle générale, les types de modèles de rapports d'activité dépendront de l'objectif de ces rapports, mais ils doivent tous contenir les quatre parties essentielles : l'introduction, le résumé, les discussions et les conclusions. Un rapport contenant tout cela serait complet, complet et efficace. Voici les différents types de rapports :

Analytique

Ce type contiendrait des données ainsi que l'examen, l'analyse ou l'interprétation du ou des auteurs du rapport ou en réponse à la ou aux personnes qui ont demandé le rapport. Ce type de rapport est utilisé pour prendre des décisions importantes ou pour résoudre un problème.

Informatif

Ce type ne contiendrait que des données et des informations sans aucun commentaire de la part du ou des auteurs du rapport. De nature plus informelle, ce type doit contenir des informations, des faits et des résultats concernant un sujet particulier de manière détaillée, sans aucune suggestion ni explication.

Recherche et recommandation

Ce type contiendrait des données ainsi que l’analyse des données par les auteurs du rapport. Il doit également contenir tout ou partie des actions appropriées recommandées par le(s) rédacteur(s) du rapport. Généralement, sur la base de nombreuses recherches, ce type de rapport est rédigé par un individu ou un groupe concernant une préoccupation ou un problème particulier.

Ce sont les 3 types de rapports les plus courants, en fonction de l’objectif pour lequel ils doivent être utilisés. Avant de passer à l’apprentissage de la création de votre propre rapport, discutons des différents objectifs de ces documents.

 

Objectifs des rapports commerciaux 

Faire un bon exemple de rapport d’activité est essentiel dans les organisations. La création de ces types de rapports a différents objectifs que vous devez connaître avant de réfléchir à la manière dont vous créeriez le format de votre rapport commercial. Voici les différents objectifs :

Pour diffuser des informations

Ces types de rapports sont généralement utilisés pour partager des informations d'une personne à une autre ou d'un niveau ou d'un service à un autre. Ceci est particulièrement utile pour les grandes organisations où les contacts entre employés et cadres supérieurs sont très rares.

Interpréter et expliquer un événement

Ces types de rapports doivent donner une bonne interprétation et explication des informations qu'ils contiennent afin que les lecteurs puissent tout comprendre sur un événement particulier.

Pour la prise de décision

Des rapports comme ceux-ci peuvent être utilisés par la direction comme un outil pour prendre des décisions importantes. Les rapports contiennent les informations vitales dont les gestionnaires auraient besoin pour résoudre les problèmes.

Pour la communication avec les principales parties prenantes

Non seulement destinés à être utilisés au sein de l’organisation, ces rapports peuvent également être utilisés pour communiquer avec les principales parties prenantes en dehors de l’organisation. Les parties prenantes doivent rester informées de ce qui se passe dans les organisations et ces types de rapports sont essentiels pour cela.

Développer une base d’informations

Les organisations doivent disposer d’une large base d’informations et la production de rapports y contribuerait certainement. Ces rapports peuvent servir de référence et peuvent être ajoutés à une base d’informations pour la rendre solide et robuste.

Pour arriver à des recommandations

Les rapports contiennent non seulement des données et des informations, mais incluent également des suggestions d'actions ou de solutions à un problème. Ceci est important pour que l’organisation continue de fonctionner de manière fluide et productive.

Pour la collecte de données

Ces types de rapports servent de document pour suivre vos progrès et vous permettent de comparer le temps, les détails de votre projet et l'historique de croissance. Toutes ces données, ainsi que les informations que vous trouverez en menant l’enquête, seraient importantes pour l’organisation.

Construire une trace écrite

Faire ce type de rapports vous permettrait de commencer à créer un dossier papier de vos événements et de ceux passés. Vous pouvez conserver des copies papier sur votre ordinateur et des copies papier dans vos fichiers physiques afin que tous vos rapports soient bien pris en charge. N'oubliez pas que ces rapports contiennent de nombreuses informations importantes et si vous souhaitez créer un dossier papier, assurez-vous de les classer correctement.

Pour une bonne référence

Chaque année, les organisations sont chargées de rédiger des rapports annuels destinés aux actionnaires et aux agences gouvernementales afin de superviser les différentes activités de l'entreprise . Avoir des rapports à portée de main faciliterait le processus de création de rapports annuels, car vous disposeriez de documents réels auxquels vous référer lors de leur préparation. Un rapport annuel est essentiel dans les organisations et utiliser les rapports d’activité comme référence ou comme complément est extrêmement important.

pour pratiquer

Prendre l’habitude de rédiger différents types de rapports vous facilitera la tâche à chaque fois. Les organisations s'appuient sur des rapports, il est donc essentiel de s'entraîner autant que possible à en créer un pour apprendre à créer des rapports efficaces et complets. Vous pourrez également en apprendre beaucoup sur votre organisation lors de la création de votre rapport, et vous pourrez également perfectionner vos compétences rédactionnelles au cours du processus.

Comme vous pouvez le constater, la rédaction de ce type de rapport vise différents objectifs qui bénéficieraient en fin de compte à votre organisation. Passons maintenant à la dernière section de cet article, qui parlera des étapes et des conseils pour rédiger un rapport pour votre organisation. Vous pouvez utiliser ces étapes et conseils comme guide afin de créer efficacement un bon rapport qui soit compris par votre public et transmette le message que vous souhaitez transmettre.

 Exemples de rapports commerciaux

Comment rédiger votre propre rapport d'activité 

Vous disposez désormais de nombreuses informations sur les rapports commerciaux. Il est donc temps d'apprendre à rédiger vos propres formats de rapports commerciaux ou modèles de rapports commerciaux. Savoir comment procéder vous permettra de commencer à créer le vôtre pour votre organisation lorsque vous en constaterez le besoin. Pour avoir une meilleure idée de la façon dont cela se fait, vous pouvez aller en ligne, rechercher d'autres exemples de rapports commerciaux et les lire. Pour vous guider davantage, voici quelques étapes et conseils utiles :

• Énoncez vos objectifs en matière de reporting, ainsi que le format que vous utiliserez.
• Assurez-vous que vos objectifs sont directs, clairs et faciles à comprendre pour maintenir la crédibilité de votre rapport.
• Pensez à votre public ou aux personnes qui liront votre rapport. Selon que votre public est constitué de personnes internes ou externes à l'organisation, vous devez tenir compte de leurs connaissances sur le sujet sur lequel vous envisagez d'écrire.
• Établissez tout ce que vous auriez besoin d’apprendre tout au long du processus. Rédiger le rapport n'est peut-être pas trop difficile, mais il s'agit plutôt d'arriver à une conclusion et de collecter les données vitales nécessaires pour étayer votre conclusion. Vous devrez posséder plusieurs compétences, telles que l'analyse de marché et la collecte de données, pour mener à bien le projet.
• Faites vos recherches et collectez toutes les données dont vous avez besoin pour votre rapport. Assurez-vous que toutes les données que vous collectez sont exactes et véridiques. La manière dont vous collecterez les données dépend en grande partie du type de rapport que vous envisagez de rédiger. Assurez-vous simplement que tout ce que vous recherchez et collectez est significatif par rapport à votre sujet et à l'objectif global de votre rapport.
• Les données internes seraient beaucoup plus faciles à obtenir car vous les collecteriez au sein de l'organisation, tandis que si vous avez besoin de données externes, vous devrez peut-être faire vos propres recherches et trouver ce dont vous avez besoin en dehors de l'organisation.
• Organisez toutes vos informations et commencez à rédiger votre rapport. Assurez-vous de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour comprendre le contenu de votre rapport afin d'éviter tout retard.
• Divisez les données les plus importantes en différentes sections. Votre rapport ne doit pas être un flux continu d’informations et de chiffres présentés en paragraphes les uns après les autres. Lorsque votre rapport est divisé en sections, c'est beaucoup plus facile et plus intéressant pour votre public et il le lira très probablement jusqu'au bout.
• Mettez l'accent sur les sections à l'aide de titres afin que vos lecteurs puissent les lire en premier et avoir une meilleure idée de l'objet de votre rapport.
• Commencez à tirer des conclusions des différentes recommandations de votre rapport. Vos conclusions doivent être claires et concises et doivent découler logiquement des informations analysées dans votre rapport.
• Tous les objectifs de votre rapport doivent également inclure des actions mesurables qui leur sont spécifiques. Identifiez toute modification des descriptions de poste , des dépenses ou des calendriers nécessaires à la mise en œuvre du nouveau plan. Toutes vos déclarations doivent clairement montrer comment les nouvelles procédures contribueront à atteindre tous les objectifs de votre rapport.
• Rédigez votre résumé en dernier, mais placez-le sur la première page de votre rapport. Il doit contenir tous les résultats et conclusions, ainsi qu'un bref résumé de ce que contient le rapport.
• Le cas échéant, utilisez des infographies pour interpréter les données quantitatives. Vous pouvez utiliser différents types de graphiques et les coder par couleur si vous pensez qu'ils seraient utiles pour transmettre votre message ou le contenu de votre rapport.
• Les chiffres visuels peuvent généralement être très utiles pour réaliser ce type de reporting, car simplement tout présenter par écrit peut être trop ennuyeux. Assurez-vous simplement que toutes les infographies que vous incluez sont pertinentes par rapport à votre sujet.
• Mentionnez toutes vos ressources si nécessaire. Il se peut que vous deviez fournir une explication de l'endroit où vous avez obtenu les informations, selon le type d'enquête que vous devez mener. Le but de l’ajouter à votre rapport est que vos lecteurs puissent suivre les informations que vous avez fournies.
• Avant de soumettre votre rapport, assurez-vous de le réviser plus d’une fois. Un rapport contenant des erreurs d’orthographe ou de grammaire peut diminuer sa crédibilité.
• N'essayez pas d'enrichir le contenu de votre rapport en utilisant simplement des mots fantaisistes ou un jargon technique, car cela pourrait dérouter vos lecteurs. Utiliser des phrases jargonneuses ou trop de mots rendrait votre rapport moins efficace. Utilisez un ton passif et objectif lors de la rédaction pour donner à votre rapport un aspect professionnel.
• Pour être sûr qu'il n'y a pas d'erreurs dans votre rapport, vous pouvez également demander à une autre personne de relire votre travail. Demander à un tiers d'inspecter votre travail garantirait qu'il a été correctement examiné, car les étrangers seront probablement plus vigilants pour détecter et identifier les erreurs que vous pourriez avoir commises.
• Créez une table des matières pour votre rapport afin de faciliter la lecture et de retrouver toutes les informations qui y sont écrites. N'oubliez pas d'inclure toutes les sections importantes, le résumé et les conclusions.
• Préparez votre rapport de manière professionnelle. Vous pouvez le placer dans des dossiers ou des dossiers robustes pour lui donner un aspect soigné et organisé. Cela ajouterait également un élément de style à votre rapport et pourrait suffisamment intriguer votre public pour qu'il le lise. Assurez-vous que toutes les parties de votre rapport sont également incluses dans votre package.