Plus de 30 modèles de structure de répartition du travail [gratuits]

Lorsque des entreprises ou des organisations démarrent un projet, le plus important est de garder l'ensemble du projet organisé afin que toutes les personnes impliquées puissent le réaliser sans problème. C’est à ce moment-là qu’il est essentiel de créer une structure de répartition du travail ou un modèle de structure de répartition du travail. En termes simples, une structure de répartition du travail ou WBS est un produit de projet essentiel utilisé pour systématiser le travail d'équipe en sections plus faciles à gérer.

Un bon modèle WBS serait une définition visuelle de la portée entière du projet qui le diviserait en parties gérables qui seraient plus compréhensibles pour tous les membres de l'équipe de projet. Chaque niveau d'un WBS fournirait suffisamment d'informations et plus de détails, ce qui le rendrait beaucoup plus complet. Si vous avez eu la chance de voir un exemple réel de structure de répartition du travail, vous pouvez même le voir sous la forme d'un aperçu ou d'une carte de l'ensemble du projet. La structure entière commencerait par le livrable de niveau supérieur, puis se poursuivrait avec des sous-livrables plus petits dans une hiérarchie.

Modèles de structure de répartition du travail

La structure de répartition du travail est réalisée par l'ensemble de l'équipe de projet en établissant d'abord les livrables les plus importants, puis en divisant ces livrables en parties et sous-livrables plus petits et plus gérables. Ces petites parties sont ensuite décomposées jusqu'à ce qu'un seul membre de l'équipe puisse s'en occuper. En bas, les tâches de chaque membre sont précisées de sorte qu'au démarrage du projet, le travail commence par le bas, se déplaçant progressivement vers le haut jusqu'à ce que le projet soit terminé .

Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur les structures de répartition du travail, comme les différents types, les avantages, et même quelques guides et étapes sur la façon de créer votre propre modèle. Si vous envisagez de démarrer un projet dans votre entreprise, il vous serait grandement utile de connaître toutes ces informations. Tout d’abord, découvrons les différents types de WBS.

Types de structures de répartition du travail

Il existe différents types de modèles de structure de répartition du travail et ils sont créés en fonction de l'objectif principal du projet. Étant donné que WBS est fondamentalement facile à comprendre, des diagrammes ou des cartes d’illustration pour un projet, de nombreux types différents peuvent être créés. Jetons un coup d'œil aux différents types de modèles WBS que vous pouvez adapter à votre entreprise ou organisation.

Structure de répartition du travail axée sur les verbes

Il s’agit d’un type de WBS orienté vers l’action. Ce type indique les livrables du travail du projet en termes d'actions qui doivent être effectuées avant que le livrable puisse être produit. Dans chaque item de ce type de WBS, un verbe est le premier mot utilisé, comme développer, transférer, concevoir, etc.

Structure de répartition du travail axée sur les noms

Il s'agit d'un type de WBS orienté élément. Dans ce type, les livrables du projet sont définis en termes d'éléments physiques ou fonctionnels du projet, qui sont généralement des noms tels que module, moteur de voiture, antenne, etc. Les noms font généralement partie des produits dans le WBS. Ce type est donc également connu sous le nom de structure de répartition des produits ou PBS.

Structure de répartition du travail en phases temporelles

Il s'agit d'un type de WBS orienté temps, généralement utilisé dans les projets chronophages . Les projets qui utilisent ce type de WBS sont divisés en phases principales plutôt qu'en tâches et actions. Dans ce type, les phases sont planifiées en détail puis traitées une à une selon les plus actuelles.

WBS d'organisation, WBS géographique, WBS de coûts et WBS de centre de profit

Ces types sont également utilisés et se concentrent sur l'organisation, l'emplacement et le budget, les coûts ou les avantages de l'ensemble du projet. Ces types ne sont pas autant utilisés que les autres, mais il existe de nombreux exemples de structures de répartition du travail disponibles en ligne si vous souhaitez en savoir plus à leur sujet.

Ce sont les types de WBS les plus courants créés et utilisés par les entreprises ou les organisations pour organiser et réaliser leurs projets plus efficacement. Passons maintenant aux différents avantages de l'utilisation d'une structure de répartition du travail pour vos projets.

Exemples de structures de répartition du travail

Avantages de l’utilisation d’une structure de répartition du travail 

L’utilisation d’une structure de répartition du travail présente différents avantages pour mener à bien un projet dans une organisation. Les projets nécessitent beaucoup de temps, d’efforts et même d’argent. Ainsi, lorsque vous envisagez d’en démarrer un, vous devez vous assurer qu’il sera bien réalisé et achevé dans les délais appropriés.

Voici les nombreux avantages de l’utilisation d’une structure de répartition du travail :

Le WBS produirait des étapes détaillées

Lors de la création d'un WBS, le chef de projet et les membres de l'équipe seraient obligés de créer des étapes détaillées afin de définir efficacement ce qui doit être fait afin de créer un produit ou de fournir un bon service. Des étapes vagues soulèveraient beaucoup de questions ou pourraient provoquer des problèmes de communication ou des malentendus contre-productifs par rapport aux objectifs du projet.

Le WBS peut être utilisé comme référence pour établir un planning et un budget

La création précoce d'un WBS peut jeter les bases d'un bon calendrier et d'une bonne budgétisation pour l'ensemble du projet . Un bon WBS permettrait au chef de projet et à l'équipe d'allouer des ressources et des budgets spécifiques à des tâches spécifiques. Connaître ces tâches aiderait également à établir un calendrier réaliste depuis le début du projet jusqu'à son achèvement.

Le WBS encourage l’engagement et génère la responsabilité

La planification et la création d'un WBS impliquent non seulement le chef de projet, mais également toute l'équipe de projet. L'ensemble du processus de planification d'un projet et de création d'un WBS pourrait susciter un enthousiasme parmi les participants, ce qui encouragerait leur engagement à mener le projet à son terme. Étant donné que les rôles et les responsabilités des tâches sont spécifiés dans le WBS, les individus sont responsables des tâches qui leur sont assignées.

WBS favorise la transparence et pourrait conduire à une plus grande productivité

Le WBS serait développé par toutes les personnes impliquées dans le projet, ce qui signifie que chaque membre connaît et est informé de tout ce qui est impliqué dans le projet. De plus, étant donné que la création du WBS serait un effort d'équipe, de nombreuses contributions seraient nécessaires pour déterminer comment le projet serait mené à bien de manière productive. Vous pouvez établir le nombre de personnes à affecter à chaque tâche ainsi que le budget qui serait nécessaire. Cela garantirait que le projet se déroulerait sans problème et que les membres de l'équipe de projet travailleraient à leur productivité maximale.

Le WBS est l’outil idéal pour suivre les progrès

Progrès en termes de tâches terminées, combien de temps serait encore nécessaire pour les tâches restantes et s'il existe des budgets ou des ressources inutilisés pour accomplir chaque tâche. Ceci est très important pour que le chef de projet sache que le projet avance bien et sera terminé à temps.

Ce sont les avantages de développer un WBS avant de lancer un projet. Examinons maintenant les composants essentiels nécessaires à la création d'un WBS.

Échantillons EDT

Composants importants d'une structure de répartition du travail 

Comme vous l'avez vu, la création et l'utilisation d'une structure de répartition du travail présentent de nombreux avantages. Désormais, afin de créer votre propre modèle de structure de répartition du travail, vous devez connaître les composants les plus importants qui doivent être inclus dans le WBS. Ne pas les avoir ou avoir des composants incomplets pourrait affecter l’efficacité de votre WBS. Non seulement cela, mais vous risquez de manquer certains détails importants que vous ne découvrirez qu’à la fin du projet.

Voici les composants importants d’un WBS qui doivent être inclus lors de sa création :

Les tâches de chacun des membres de l’équipe projet

La principale raison de créer un WBS est de simplifier toutes les informations et activités nécessaires à la réalisation d'un projet en un ensemble précis de tâches que les membres de l'équipe de projet doivent attribuer et exécuter. Les tâches doivent être spécifiées afin qu'il soit plus facile pour le chef de projet de surveiller la manière dont les tâches sont exécutées au fur et à mesure de leur exécution.

Toutes les tâches doivent être spécifiques, indépendantes et mesurables et doivent avoir leurs propres limites clairement définies. Le travail impliqué dans les tâches doit également être inclus et aucun autre travail hors projet ne doit en faire partie.

Tous les frais nécessaires à la réalisation du projet

Étant donné que les tâches que vous incluez doivent être mesurables, des coûts peuvent être attribués à chacune de ces tâches. Avoir un WBS permettrait aux chefs de projet d'allouer efficacement le budget du projet en fonction des coûts nécessaires pour accomplir toutes les tâches. Il est important de noter que le total de tous les coûts des tâches combinés ne doit pas dépasser le coût total du projet.

Le planning complet du projet, en détail

Le calendrier du projet et les tâches du projet doivent être inclus dans le WBS. Ceci est important pour que le chef de projet puisse suivre l'achèvement du projet dans les délais. Étant donné que les tâches du projet doivent avoir des limites clairement définies, le chef de projet peut voir comment le projet progresse en vérifiant lesquelles des tâches ont déjà été accomplies. Le chef de projet doit également vérifier le pourcentage d'achèvement de chaque tâche individuelle, car les tâches sont également mesurables.

Portée complète du projet

La portée du projet comprend tout ce qui est impliqué dans la réalisation de l'ensemble du projet. Le chef de projet doit déjà avoir défini la portée du projet afin que lorsque vous réalisez votre WBS, le projet puisse être complété sans avoir à effectuer de travail supplémentaire. Faire un WBS aiderait à établir la portée complète du projet, car vous énuméreriez toutes les tâches nécessaires à son achèvement. L'équipe de projet devrait être en mesure de terminer le projet simplement en accomplissant ces tâches.

La fonction ou le but de l'ensemble du projet

Un projet peut être considéré comme réussi si, à la fin du projet, les objectifs ou le but ont été atteints. Toutes les tâches d'un WBS sont destinées à remplir une partie de la fonction globale du projet. Une tâche ne peut être considérée comme achevée que lorsqu’elle est capable d’accomplir sa fonction individuelle. Ainsi, lorsque toutes les tâches sont terminées, le projet est déjà pleinement fonctionnel.

Fonctions et responsabilités

Enfin, les tâches d'un WBS ne peuvent être accomplies sans les efforts des personnes impliquées dans le projet. Le WBS doit contenir tous les rôles et responsabilités attendus de chaque membre de l'équipe ou de chaque unité affectée à une tâche spécifique. Le chef de projet est chargé d'attribuer ces responsabilités et le chef de projet serait chargé de s'assurer que toutes les tâches sont terminées à temps, dans les limites du budget et qu'à la fin du projet, le projet est pleinement fonctionnel.

Ce sont les composants les plus importants d’un WBS et doivent y être inclus. Sans ceux-ci, vous ne disposerez peut-être pas d’un modèle WBS efficace et votre projet pourrait être compromis. Pour vous aider davantage, discutons de quelques directives pour créer votre WBS afin que lorsque vous commencez à en créer un, vous disposiez de toutes les informations essentielles nécessaires. 

Lignes directrices pour créer un modèle de structure de répartition du travail 

Avant de passer à la création de votre propre modèle, examinons quelques directives importantes à garder à l'esprit. Ces lignes directrices vous aideront à créer un WBS efficace, détaillé et fonctionnel pour votre projet. Ces lignes directrices sont les suivantes :

• N'oubliez pas que le niveau le plus élevé de votre WBS représenterait l'objectif final ou le livrable de votre projet. C’est la partie la plus importante et l’objectif principal de votre projet. A la fin du projet, il faut que cela soit atteint pour pouvoir dire que c'est un succès.
• Les différents niveaux de votre WBS contiendraient des sous-livrables. Ceux-ci contiendraient les lots de travaux que vous attribueriez à une personne, une équipe, une unité ou un service de l'organisation. Il est essentiel de clarifier toutes les responsabilités spécifiques qui accompagnent les tâches afin que les membres de l'équipe soient bien informés et puissent bien accomplir leurs tâches.
• Un lot de travaux définirait le travail à effectuer, la durée ou le délai nécessaire pour le réaliser, ainsi que les coûts et les ressources nécessaires pour produire les sous-livrables. Il est important de noter qu’un lot de travaux doit être réalisé en plus de 10 jours.
• Les packages de travail sont tous différents et doivent être séparés des autres packages de travail dans votre WBS. En dehors de cela, chaque module de travail doit être unique et ne doit pas être répété tout au long de la structure de répartition du travail.
• Il n’est pas nécessaire que chaque élément du WBS soit défini et établi au même niveau. Certains éléments doivent être expliqués plus en détail, tandis que des éléments plus simples ne peuvent être indiqués que s'ils sont facilement compréhensibles.

Gardez ces directives à l'esprit lors de la création de votre propre modèle afin de pouvoir créer un WBS facile à comprendre afin que votre équipe de projet puisse travailler efficacement pour mener à bien votre projet.

Comment créer un modèle de structure de répartition du travail 

Maintenant que vous disposez de nombreuses informations sur les structures de répartition du travail et les modèles de structure de répartition du travail, il vous serait également très utile de savoir comment créer votre propre modèle WBS afin de bien organiser vos projets. Voici quelques conseils et étapes utiles pour vous guider dans la création de votre propre modèle :

• La première chose à considérer lorsque vous réalisez un WBS est d’écrire et d’enregistrer tous les objectifs que vous essayez d’atteindre dans votre projet. Ces objectifs peuvent aller des plus simples aux plus compliqués et avoir un grand impact sur votre organisation. Pensez aux principaux objectifs que vous auriez pour votre projet et énumérez-les tous.
• Vous devrez ensuite diviser ces objectifs en tâches plus petites et plus simples au point de commencer à attribuer des tâches spécifiques aux personnes impliquées dans le projet. À ce stade, vous devrez vous concentrer davantage sur les livrables du projet que sur les tâches. Vous pouvez commencer par diviser votre projet en phases et livrables plus vastes.
• La règle des 100 % inclurait tous les travaux qui seraient nécessaires pour mener à bien le projet et atteindre tous les objectifs. Cela n’inclut pas tout ou partie des travaux supplémentaires, supplémentaires ou non liés, nécessaires à la réalisation du projet.
• Le fait que tout s’exclut mutuellement. Cela signifie que vous n'aurez pas à répéter deux fois aucune de vos sous-tâches ou charges de travail pour éviter d'enfreindre la règle des 100 %. La répétition entraînerait également des erreurs de calcul et des inexactitudes lorsque vous tenterez de déterminer les ressources dont vous auriez besoin pour mener à bien votre projet.
• Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les tâches ou les actions. Se concentrer sur les livrables plutôt que sur les tâches rendrait votre WBS beaucoup plus efficace, car il attirerait davantage l'attention sur les résultats plutôt que sur les processus.
• La règle des 8/80 d’effort stipule que toute charge de travail doit être accomplie en au moins 8 heures mais pas plus de 80 heures d’effort. En termes simples, si vous faites un rapport sur votre projet chaque mois, la charge de travail ne devrait pas prendre plus d'un mois.
• En règle générale, le WBS serait complété en 3 niveaux principaux. Ces niveaux principaux doivent être suffisamment détaillés et peuvent être subdivisés davantage si davantage de détails sont nécessaires.
• Enfin, vous devrez commencer à attribuer des tâches aux membres de l'équipe de projet. Chaque module de travail doit être attribué à une personne spécifique ou à une petite équipe de personnes pour le réaliser. Toutes les responsabilités doivent être claires et il ne doit y avoir aucun chevauchement de travail.