Plus de 30 superbes modèles, exemples et conceptions de fiches d’information

Dans une entreprise, une entreprise ou une organisation , vous devrez peut-être présenter les informations dans un document plus court qui contient toujours toutes les informations pertinentes. C’est là qu’une fiche d’information ou un modèle de fiche d’information peut être très utile. Une fiche d'information, qui peut également être appelée fiche d'information, feuille unique, livre blanc ou fiche d'information, est une présentation courte et concise d'informations pertinentes. Vous pouvez facilement créer un modèle de fiche d'information dans Microsoft Word à condition d'utiliser un format qui met brièvement en évidence les points les plus importants de la présentation.

Un modèle de fiche technique d'entreprise peut être créé à l'aide de titres, de puces et même de tableaux, le tout résumé sur une seule page. Les fiches d'information comprennent généralement des informations sur les produits, des données techniques, des résultats statistiques, du matériel pédagogique, des réponses informatives aux requêtes courantes et des conseils utiles. Parfois, il peut s’agir d’un résumé concis d’un document ou d’un rapport plus complet.

Modèles de fiches d'information

Une fiche d'information est un outil très important qui peut être utilisé dans les relations publiques pour une référence rapide car elle fournit généralement un aperçu complet de votre entreprise ou organisation. Ces documents courts peuvent être utilisés seuls, mais ils sont le plus souvent utilisés comme document complémentaire à un site Internet ou un communiqué de presse, pour remplacer une brochure d'entreprise ou comme pièce jointe à un dossier de presse.

En règle générale, ce type de document ne fait qu'une ou deux pages et contient « qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment », tous liés à l'entreprise ou à l'organisation. Cet article couvre les fiches d'information, les raisons de leur utilisation, comment créer les vôtres et toute autre information pertinente qui pourrait vous être utile.

 

Raisons d’utiliser les fiches d’information

Étant donné que les documents et les rapports circulent souvent dans une organisation pour diffuser des informations auprès des employés et du personnel ou auprès des clients, apprendre à créer un modèle de fiche d'information, qui est un résumé de documents plus longs, est tout à fait essentiel . Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les fiches d'information peuvent être l'un des outils les plus simples, les plus efficaces et les plus utiles que vous puissiez utiliser pour communiquer sur le lieu de travail.

Jetons un coup d'œil aux principales raisons pour lesquelles vous devriez commencer à utiliser les newsletters dans votre bureau :

Ils sont courts et directs

Comme indiqué ci-dessus, les fiches d'information font généralement 1 page, en fait, 2 pages l'étireraient en fait. En règle générale, vous n'avez besoin que d'une seule page pour pouvoir partager les informations les plus pertinentes sur n'importe quel problème, service ou produit de votre organisation. Et pour être honnête, cette page est tout ce que les gens seraient suffisamment intéressés à lire.

C’est un fait que les gens (surtout dans le milieu des entreprises) n’ont ni le temps ni l’envie de lire des documents trop contenus. Donc, si vous avez créé un modèle de fiche d'information et qu'il compte environ deux pages ou plus, essayez de le réviser jusqu'à ce que vous ayez réduit toutes les informations à une seule page. Éliminez toutes les périodes inutiles et les mots inutiles.

Si vous pensez que vous ne pourrez pas regrouper toutes les informations importantes sur 1 ou 2 pages, vous devrez alors créer une fiche technique différente pour parler des autres parties des données que vous devez fournir. Cependant, n’oubliez pas de ne pas réduire la police uniquement pour l’adapter à une seule page. Votre document pourrait finir par être illisible. 

Ils sont très faciles à lire et à comprendre.

En général, les fiches d'information sont conçues et formatées pour ressembler à des sites Web comportant des onglets ou à des livres comportant des chapitres. Ils devraient avoir des titres pour souligner les points les plus importants.

Ces titres sont importants pour que quiconque les lit puisse lire ce qui suit ou sauter le point en entier s'il le souhaite. Il est important que vous sachiez exactement quoi mettre comme en-têtes en fonction de la pertinence des informations. Cela rendrait votre fiche d’information facile à lire et à comprendre. 

ils sont directs

Devoir créer un court modèle de fiche d'information sur l'entreprise vous pousserait à affiner le contenu des informations que vous souhaitez partager et à réfléchir aux points clés pour n'inclure que ces points. Ajouter trop d’informations ne serait pas efficace car les gens pourraient se désintéresser de votre newsletter. Réservez l’abondance d’informations aux rapports ou autres documents qui peuvent devenir très longs et contenir beaucoup plus de contenu. 

Ils sont bon marché à produire

Les fiches d'information d'une seule page peuvent simplement être imprimées sur du papier à en-tête de votre entreprise , puis copiées en noir et blanc. Il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse de documents réalisés avec des couleurs vives. Vous pouvez également les diffuser uniquement lorsque cela est nécessaire et aux personnes qui ont besoin d’en être informées. Mieux encore, vous pouvez passer au numérique et envoyer le fichier par courrier électronique ou le publier sur votre site Web pour le télécharger. 

Ils économisent beaucoup de temps et d'efforts

Étant donné que les fiches d'information sont courtes, vous n'aurez pas besoin de beaucoup de temps ni d'efforts pour les lire. Puisqu'ils ont des titres et que vous pouvez ignorer les parties que vous ne voulez pas ou n'avez pas besoin de lire, vous pouvez économiser encore plus de temps et d'efforts. Enfin, si votre fiche d’information contient toutes les informations pertinentes, vous n’aurez pas à répondre encore et encore aux mêmes questions.

Ce sont les raisons pour lesquelles vous devriez commencer à utiliser des fiches d’information pour diffuser des informations et communiquer au bureau. Ils sont extrêmement efficaces et, en raison de leur nature et de leur format, les lecteurs sont plus susceptibles de lire l’intégralité du document.

Exemples de fiches d'information

Ressources utiles pour vos fiches d'information 

La création de fiches d'information implique de nombreuses recherches et sources afin de trouver les données les plus précises et pertinentes dont vous auriez besoin pour votre présentation. Vous pourriez avoir besoin de différents types de données, en fonction de l'objet de votre fiche d'information. Une fois que vous savez quoi rechercher, il est beaucoup plus facile de rechercher et de rechercher, et vous pouvez trier les faits et omettre toutes les informations dont vous n'avez pas vraiment besoin.

Voici quelques ressources à rechercher lors de la création d’une fiche d’information :

Données démographiques générales

Vous pouvez rechercher des données et des statistiques collectées dans différents États ou régions du pays. Ce faisant, assurez-vous de vérifier la date à laquelle les études ont été réalisées pour vous assurer que les informations sont à jour et que vous ne parlez pas de statistiques déjà obsolètes.

La recherche de données démographiques vous donnera probablement de nombreux résultats. Selon l'objet de votre fiche d'information, vous pouvez obtenir des informations sur les statistiques mondiales, les statistiques nationales ou même les statistiques basées uniquement sur votre ville ou village.

Il existe également des moteurs de recherche dans lesquels vous pouvez personnaliser les critères de recherche pour affiner votre recherche et préciser exactement ce que vous recherchez en fonction de vos préférences. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile, surtout si vous manquez de temps et avez besoin d'obtenir les données les plus précises dans un court laps de temps.

Les données démographiques générales peuvent inclure des statistiques sur la race et l’origine ethnique, la population, le sexe, l’âge, la situation en matière de logement, etc. Vous pouvez rechercher ces données démographiques en fonction des pays, des États, des villes ou des villages, puis comparer les résultats avec d'autres emplacements. 

Faits économiques

Si vous recherchez la productivité, l'emploi , les taux de salaire, etc., vous devrez rechercher des données économiques. Trouver de tels faits vous aiderait à en apprendre davantage sur le fonctionnement de l’économie du pays, de la ville ou même d’autres organisations auprès desquelles vous pourriez apprendre. Ces types de faits et de statistiques peuvent vous aider à prendre des décisions importantes au sein de votre propre organisation pour augmenter la productivité et la fidélisation des employés. 

Faits sur les enfants et la jeune génération

Selon le type d'organisation dont vous disposez et les objectifs de la création de votre newsletter, vous devrez peut-être consulter des données et des statistiques sur les enfants et la jeune génération. En les recherchant, vous découvrirez les différences entre les jeunes issus de milieux raciaux et économiques différents. Ces informations seraient utiles lors de recherches sur votre santé, votre éducation et même vos intérêts, en particulier lors de la création d'une fiche d'information sur des produits susceptibles d'intéresser les enfants ou un marché plus jeune. 

Faits sur la santé et la nutrition

Les données et statistiques sur la santé et la nutrition sont très importantes car elles montrent les tendances qui dominent le marché actuel. De nos jours, les gens sont de plus en plus conscients de leur mode de vie et des aliments et boissons qu’ils consomment. En règle générale, les organisations de l'industrie alimentaire sont plus intéressées par ce type de données, car elles peuvent être utilisées pour déterminer quels nouveaux produits devraient être introduits ou quels produits actuels devraient être retirés de la chaîne.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux types de faits dont vous pouvez discuter dans votre fiche d’information. Choisissez votre sujet et trouvez les bons faits pour servir de contenu à votre document. Lisez la suite pour obtenir des conseils plus utiles.

Conceptions de fiches d’information

Conseils pour réaliser des fiches d'information 

Avant de commencer à examiner comment créer votre modèle de newsletter, examinons quelques conseils utiles. Sans ces conseils utiles, vous ne pourrez peut-être pas créer une fiche d’information efficace pour diffuser et communiquer les informations dont vous avez besoin sur le lieu de travail. Voici quelques conseils utiles pour vous guider :

• Les faits sont importants, mais n’en ajoutez pas trop. Lorsque vous effectuez des recherches, vous trouverez probablement de nombreux faits, informations et statistiques que vous aimeriez ajouter à votre fiche d’information. Attendez cependant, car vous ne pourrez pas inclure toutes ces données sur une seule feuille.
• Lorsque vous recherchez des faits et des statistiques, utilisez différentes sources. S'en tenir à une seule source ne sera pas idéal puisque vous ne savez pas à quel point cette source est précise, surtout si vous venez de la rechercher en ligne. Il existe de nombreuses ressources sur Internet, alors prenez-en quelques-unes et voyez quels faits elles ont en commun.
• De nombreux faits et statistiques sont souvent aléatoires et manquent de structure. Vous devrez déterminer lesquels de ces faits sont les plus précis et les présenter de manière à ce qu'ils soient structurés et s'intègrent bien dans votre fiche technique.
• Essayez de lire les commentaires et les critiques de vos sources pour obtenir des informations sur la fiabilité de vos sources. Ce serait très mauvais si vous présentiez des faits qui ne contiennent en réalité aucune vérité.
• Étant donné que vous obtiendrez des données provenant de différentes sources, incluez ces sources dans votre document pour éviter que des problèmes ne surviennent.
• Avant de présenter vos faits, assurez-vous de les recadrer et de les disposer de manière à ce qu'ils apparaissent logiquement dans votre document. Le premier fait sur votre feuille doit parler de l’importance du problème que vous abordez.
• En plus de la logique, vous devez vous assurer que tous vos faits sont pertinents. Les faits et les statistiques sont excellents, mais s'ils ne sont pas pertinents, ils n'ont pas leur place dans votre fiche d'information. Assurez-vous d'inclure uniquement les faits liés aux points clés dans votre fiche d'information pour augmenter l'importance de votre document.
• Vous pouvez également inclure des comparaisons dans votre fiche d’information, à condition qu’elles soient liées à vos principales problématiques ou problématiques.
• Vous pouvez également créer des fiches d’information avec des chronologies au lieu de statistiques. Les chronologies peuvent être utilisées pour illustrer visuellement et définir des occurrences chronologiques dans un seul événement. Ils peuvent également être utilisés pour montrer comment quelque chose de nouveau est apparu.
• Votre fiche d'information doit contenir, sans toutefois s'y limiter, les informations suivantes :
  
  • Vos personnes avec lesquelles vous êtes en contact dans les médias.
  • Le nom ou le titre de l'événement accompagné de quelques phrases décrivant ou expliquant l'ensemble de l'événement.
  • La date et l'adresse exactes de l'événement.
  • Les heures ou fuseaux horaires de l’événement.
  • Toute information pertinente sur la billetterie, telle que l'endroit où les gens peuvent acheter des billets ainsi que le coût des billets .
  • Informations importantes telles que les noms des personnes à contacter, les numéros de téléphone, les adresses e-mail et même le site Web.
• Si vous débutez dans la création de fiches d'information, vous pouvez consulter quelques exemples en ligne et les utiliser comme référence afin de ne rien manquer d'important.

Ces conseils sont cruciaux pour vous aider à créer votre propre newsletter ou modèle de newsletter. Passons maintenant à la création de votre propre modèle ou à la réalisation de fiches d'information que vous pourrez utiliser pour communiquer et diffuser des informations au sein de votre organisation.

Fiche technique de l'entreprise

Créer vos propres fiches d'information et modèles de fiches d'information 

Vous disposez désormais de nombreuses informations utiles sur les fiches d’information et les modèles de fiches d’information. Désormais, afin de créer un modèle de fiche technique d'entreprise efficace, vous devrez peut-être suivre quelques étapes et conseils simples. Ceux-ci peuvent vous guider et répondre à vos questions sur la façon dont vous allez créer une fiche technique pour votre organisation.

• Lors de la création de votre newsletter, obtenez des informations auprès d’un groupe diversifié de personnes. Ceci afin que toutes les informations contenues soient exemptes de parti pris et ne représentent négativement personne dans votre entreprise. En travaillant avec un groupe diversifié, vous serez également en mesure de mieux communiquer votre message.
• Vous pouvez également inclure des personnes expertes dans le domaine sur lequel vous envisagez d’écrire pour vous assurer que vos informations sont exactes.
• Déterminez les points clés sur lesquels vous vous concentrerez. En règle générale, vous disposez d’une grande quantité de données et d’informations sur lesquelles travailler et il peut s’avérer une tâche ardue de tout condenser sur une seule page. Ce que vous devez donc faire, c’est décider quels problèmes aborder en premier ou quelles informations sont les plus importantes sur lesquelles vous devez insister avant toute autre chose.
• Vous pouvez demander à chaque membre de votre groupe de documenter d'écrire deux points sur lesquels ils devraient se concentrer, puis de discuter des points qui reviennent le plus fréquemment et de parler de la liste finale des points clés.
• Une fois que vous avez établi les points clés sur lesquels vous concentrer, réfléchissez à tous les faits et ressources liés à ces points. Il vous faudra trouver les informations les plus importantes sur ces points, puisque c’est ce que vous inclurez dans votre fiche d’information.
• Limitez toutes vos données en fonction de ce que tout le monde a décidé de vraiment important. Vous n'êtes pas obligé d'ajouter des faits qui ne semblent pas très utiles ou qui ne sont pas vraiment pertinents ou liés à vos points clés. N'oubliez pas que votre fiche d'information doit comporter une seule page, 2 au maximum et si cela n'est pas évitable. Vous pouvez vous guider davantage en répondant à ces questions pendant que vous discutez :
  
  • Les données sont-elles à jour et proviennent-elles d’une source fiable ?
  • Les faits sont-ils liés aux points clés ?
  • Les faits sont-ils utiles et donnent-ils plus d’informations sur les points clés ?
  • Les faits sont-ils neutres ?
  • Les participants ou les employés seraient-ils intéressés par ces faits ?
• Lorsque vous avez fini de définir et de finaliser vos données, vous pouvez commencer à concevoir votre fiche d'information. Vous pouvez créer une liste de faits à puces avec des titres pour mettre en évidence les points importants ou vous pouvez créer une représentation visuelle de tous vos faits à l'aide de tableaux, de graphiques , de tableaux, etc. N'oubliez pas d'inclure toutes vos sources pour référence.
• On ne le soulignera jamais assez, assurez-vous que votre fiche technique tient sur une seule page, 2 pages maximum et pas un autre mot. Faites des phrases courtes et évitez d’utiliser des mots fleuris juste pour ajouter des faits.
• Assurez-vous que votre fiche d'information est facile à lire, facile à comprendre et que sa mise en page amène les lecteurs des faits les plus élémentaires aux conclusions logiques possibles.
• Votre newsletter doit contenir un contenu très intéressant et convaincant, ainsi que des statistiques utiles et précises. Il doit contenir toutes les définitions et informations de base qui aident les lecteurs à mieux comprendre l’entreprise.
• La fiche d'information doit être rédigée de manière à ce que les lecteurs puissent tirer une conclusion précise ou soient encouragés à agir. Elle doit également contenir tous les noms et coordonnées de la ou des personnes chargées de l'établissement de la fiche technique.