Plus de 40 formulaires et modèles de demande de congés efficaces

Les entreprises qui réussissent maintiennent toujours un calendrier pour approuver les congés de leurs employés. Il s’agit d’un facteur important pour maintenir la main-d’œuvre nécessaire au fonctionnement efficace de l’entreprise à tout moment. Un formulaire de demande de congé modifié répondra à ce besoin.

Une politique établie sur ces types de formulaires est peut-être déjà en place, mais il y aura toujours place à l'amélioration, notamment sur la façon de rationaliser le processus de présentation de ces demandes. Les employés peuvent facilement accéder à ces formulaires, disponibles en ligne, pour demander leur congé prévu. Le formulaire doit être simple et fournir des détails de l'employeur sur votre candidature. Ce serait la base pour approuver le refus des demandes. Le même formulaire fournira également des détails sur la façon de gérer les demandes de congés payés et non payés de tous les employés.

Même les employés les meilleurs et les plus dévoués auront toujours besoin de s’absenter du travail. C'est une partie inévitable du cycle de travail. Un congé permettrait aux employés de répondre à leurs besoins personnels, qu'ils soient médicaux, sociaux, en cas d'urgence ou simplement de passer du temps de qualité avec leur famille.

Il existe des applications en ligne pour les formulaires de congés, qui seraient des outils très pratiques. Les employés doivent uniquement renseigner leur nom, leur service, leur numéro d'employé, leurs heures normales de travail et la ou les date(s) du congé demandé. La demande doit être traitée immédiatement, qu'elle soit refusée ou approuvée, en ajoutant les notes pertinentes à ce sujet.

Formulaires de demande de congé

Utiliser un formulaire de demande de congé

Le formulaire de demande de congé permettra à l'employeur de suivre les vacances et les congés de maladie demandés par ses employés. Les informations contenues dans ces documents fourniront des données sur les employeurs qui serviront à ajuster les heures de travail afin qu'il n'y ait pas de pénurie de main-d'œuvre. Dans le même temps, le formulaire est un outil simple permettant aux employés de demander les autorisations correspondantes.

Ce document peut être utilisé si :

1. L'employeur ne dispose pas de formulaire préexistant
2. Les employeurs des petites entreprises souhaitent fournir à leurs employés tous les formulaires nécessaires dont ils pourraient avoir besoin
3. Vous travaillez dans les ressources humaines

Remplir le formulaire est essentiel puisque l'approbation ou le refus sera toujours à la discrétion de l'employeur. Avoir autant de vacances accumulées ne vous qualifie pas comme prioritaire. Tant que vous n’aurez pas déposé votre candidature, celle-ci ne pourra faire l’objet d’une décision.

Prenons par exemple un collègue de bureau qui a soumis son formulaire plus tôt pour demander la même période de congé. Ils donneraient probablement leur feu vert. Juste pour être intelligent, postulez pour que cela soit officiel. Il en va de même pour l'employeur. Rappelez à vos employés de les informer de leur congé. Remplir et soumettre le formulaire est le meilleur moyen pour les employeurs de suivre les congés des employés, qu'il s'agisse de vacances, d'événements spéciaux ou personnels. Ce formulaire aidera énormément à garder les choses organisées.

 

Que doit contenir votre modèle de formulaire de demande de congé ?

Réaliser un document de ce type demande beaucoup de réflexion. Vous pouvez télécharger des ressources en ligne et les utiliser comme référence, ou vous pouvez repartir de zéro et créer votre propre formulaire pour votre organisation. Quoi qu’il en soit, lors de la création de votre formulaire, vous devez inclure certains éléments importants pour qu’il soit efficace. Voici les éléments importants nécessaires dans le formulaire de demande de congé :

1. Dates et/ou heures d'autorisation demandées. Assurez-vous de compléter tous les jours de congé demandés (par exemple : 12 juillet 2017 – 21 juillet 2017).
2. Notez également le nombre total de jours (par exemple : 10 jours).
3. Rappel du délai à l'avance de la demande de congé et de la manière de demander un congé.
4. La date de la demande et la date de l'approbation ou du refus doivent également être incluses.
5. Les signatures de l'employé et du superviseur qui ont approuvé ou refusé la demande

Autres éléments importants à inclure :

• Ajoutez une section de rappel pour enregistrer les dates dans le calendrier et le système de paie de l'employé afin de distinguer les congés payés des congés non payés.
• Différents processus peuvent être impliqués pour différents temps libres. Ceux-ci inclus:
  
  • Vacances, maladie, congé de deuil
  • Que le congé soit payé ou non
  • Si un appelant peut avoir besoin d’un processus différent de celui d’un salarié.

Il n’existe pas de format standard pour ce type de formulaire, mais ceux que l’on trouve en ligne se ressemblent. En effet, le but du formulaire est le même, donc le formatage se déroule de la même manière. Mais à quoi servent ces formulaires ? Sont-ils vraiment importants ? Poursuivez votre lecture pour découvrir l'importance d'avoir et d'utiliser de tels formulaires sur le lieu de travail.

Modèles de demande de congés

L'importance d'avoir un modèle de formulaire de demande de congé

Est-il vraiment important d'avoir les bons documents, notamment concernant les demandes de congés de vos collaborateurs ? Oui il l'est. En effet, cela facilite les choses, surtout si votre fournisseur de paie concentre les calculs sur une base régulière, sans détails sur les congés.

De telles demandes donneraient également à l'employeur la possibilité de reprogrammer les heures de travail lorsqu'il est informé à l'avance des demandes de congés. Dans les petites entreprises , les formulaires de vacances facilitent les problèmes ennuyeux. Voici les raisons importantes pour lesquelles ces formulaires sont indispensables dans une organisation :

1. Tient l'employeur et l'employé informés de leur temps. Grâce à ces documents, le relevé de tous les employés concernant leurs jours de congé et les jours de congé restants est facilement accessible. Il s'agit également d'un outil important pour savoir quels employés demandent constamment des congés et imposent ainsi des difficultés excessives aux autres membres de l'équipe.
2. Les formulaires de demande de congé des employés fourniront également des informations précises sur le montant qu'un employeur doit à un employé. Ceci est utile dans les situations où un employé est licencié. Les documents indiqueront à combien de jours de congés payés l'employé a droit au moment de son licenciement .
3. Avec les demandes de congés, l'employeur peut reprogrammer et/ou embaucher du personnel pour combler les plages horaires temporairement vacantes pour les personnes en congé. En règle générale, les employés sont réorganisés pour répondre aux besoins de main-d'œuvre. L'embauche d'intérimaires pourrait également être une solution. Cette demande de congé soumise tôt facilite le processus de remplacement.

Comme vous pouvez le constater, les formulaires de demande de congé sont vraiment importants. Sans eux, les employeurs ne seront pas en mesure de suivre les employés qui s'absentent, ce qui peut présenter des défis et des problèmes au sein de l'organisation. Passons maintenant à quelques conseils pour vous aider à gérer les demandes de congés.

 

Gestion des demandes de congés

La plupart des travailleurs considèrent les avantages et les bénéfices d’un emploi potentiel aussi importants que le salaire lui-même. Ne commettez pas l’erreur de restreindre les politiques de congés. Le temps libre fait partie intégrante du travail commun d'un employé. Lorsque vous publiez trop de restrictions sur les congés, vous aurez du mal à trouver des candidats méritants ou vous aurez du mal à retenir les employés ou vous aurez du mal à garder le personnel au complet pendant les heures de pointe des vacances.

Lorsqu'un employé soumet un formulaire de demande de congé, cela signifie qu'il ne se présentera pas au travail, pour diverses raisons. Les congés donnent aux salariés le temps d’avoir une meilleure qualité de vie. Cela vous donne également la liberté d’avoir une vie personnelle loin de l’environnement de travail. Afin de gérer efficacement ces demandes, voici quelques conseils pour vous guider :

Assurez-vous de communiquer vos politiques de congés dès le début

Les employeurs devraient informer les employés de leurs politiques en matière de congés, de préférence dès leur embauche. Sans connaissance des limites de temps libre, deux résultats se produiront :

• Les nouveaux employés interrogeront constamment les autres employés sur les limites des politiques de congés, ce qui peut susciter du ressentiment parmi les autres employés.
• Les employés non informés hésiteront à demander des congés de peur que leur demande de congé ne soit refusée parce qu'ils ne connaissent pas les limites. Cela finira par conduire à de la frustration.

Les politiques de congé de certaines entreprises peuvent faire partie d'une convention collective. Dans un tel cas, l'employeur est lié par ces politiques. Sinon, l'employeur pourrait faire preuve de flexibilité dans ses politiques concernant les congés.

Le plus important est d’inclure une flexibilité managériale afin de pouvoir prendre en compte des situations que l’on ne peut pas prévoir à l’avance. Rédigez un manuel de l'employé et mettez vos politiques à la disposition de tous les employés pour répondre à leurs questions si elles se posent. Si possible, abordez le sujet lors de vos entretiens.

Une date limite doit être fixée pour les candidatures

Il est également essentiel de réguler les demandes de congés des salariés. Certaines entreprises ne pouvaient pas se permettre un déluge de demandes de congés, notamment celles intervenant lors des saisons à forte intensité. Ce sont des entreprises dans lesquelles trop de temps libre serait un désastre. Le cas en question concerne les établissements de vente au détail qui fonctionnent pendant les vacances.

Pour éviter de déclarer des congés pendant ces périodes, l'employeur doit fixer une date limite de déclaration des congés. Pour aller plus loin, vous pouvez également définir un délai pour l'arrivée des demandes. Certains salariés ont la fâcheuse habitude de déposer des candidatures pour l'année suivante, un net désavantage pour les salariés qui n'ont pas encore été embauchés.

Ce préavis doit également être annoncé en même temps à tous les salariés. Ceci est important car cela donnera à l'employeur le temps de décider qui bénéficiera du congé si les demandes de congé sont soumises en même temps. La décision est généralement prise selon le principe du premier arrivé, premier servi, suivi de l'ancienneté.

Le système du premier arrivé, premier servi profite aux premiers candidats, mais il échoue également car les premiers candidats pourraient également être les mêmes l'année prochaine. Ce serait injuste pour ceux qui n’ont pas pu postuler avant le lendemain. Si et lorsque deux demandes sont des motifs valables, l'ancienneté sera considérée.

Mais ne comptez pas trop sur le principe du premier arrivé, premier servi pour choisir qui a du temps libre. Votre pouvoir discrétionnaire ne devrait pas non plus être constamment influencé par l'ancienneté. Cela donnerait aux nouveaux employés le sentiment qu’ils ne mériteront jamais de congés parce qu’ils sont des néophytes dans le groupe. Considérez que ces jeunes changent d'emploi pour de courtes périodes et qu'une légère discrimination dans les décisions de congés pourrait accélérer leur départ de votre établissement.

Pendant les heures de pointe, essayez d'utiliser les récompenses des employés

Les employeurs qui respectent strictement les règles risquent d’être détestés par les employés. Pratiquez une certaine flexibilité. Pour les horaires qui nécessitent des sacrifices, les récompenses fonctionnent généralement avec une force réticente.

Par exemple, pour les employés qui sont prêts à travailler pendant les vacances, les week-ends ou à d’autres heures de pointe réputées pour leurs demandes de congés, une récompense est un geste de bienvenue. Des primes de congés pour résoudre les problèmes de congés seraient formidables. Œil pour œil pour des collaborateurs méritants. Et puis, bien sûr, il y a ces employés qui ne veulent pas de congés. Mais c'est une autre histoire. 

Offrez un horaire tournant à vos employés

Une enquête menée par HR Solutions, Inc. a compilé les dix principales plaintes des employés, et le favoritisme arrive en tête. Dans chaque établissement commercial, il y a toujours des employés qui peuvent se frayer un chemin pour obtenir ce qu'ils veulent.

Comme les week-ends de congé pour l'été ou souvent les urgences familiales ou les arrêts maladie imprévus. Ces personnages gras peuvent facilement obtenir des demandes de temps libre. C'est très injuste pour les employés réservés qui demandent des congés de la manière habituelle. Et c'est pourquoi un horaire de temps libre tournant est nécessaire.

De nombreux employés se souviendront toujours d’avoir été coincés au travail pendant les vacances. Il est assez prudent de supposer que certains bénéficient même de vacances de travail pendant deux années consécutives. La rotation des demandes de congés des employés est une façon équitable de gérer ces demandes, notamment lorsqu'il s'agit de vacances et de week-end. 

Surveiller toutes les demandes précédentes qui ont été faites

À l'aide de formulaires, il serait très facile de suivre les demandes de congés des employés. À partir de ceux-ci, nous avons pu enregistrer quand ils ont fait la(les) demande(s), pourquoi ils l'ont demandée et le temps de congé réel. Il est certes fastidieux de revoir toutes ces demandes, mais cela vous donnera une idée des habitudes de congés des salariés.

On découvrirait ici qui a trop souvent demandé des congés pour les mêmes raisons. La prochaine demande de cet employé serait certainement refusée. Ou découvrez un employé qui demande rarement des congés et qui les mérite donc. Souvent, ces employés ne sont pas suffisamment confiants et doivent être informés qu'ils ont droit à des congés. 

Suggérer des changements ou des jours de trading

Des situations d’urgence sont inévitables. Que se passe-t-il si le salarié a utilisé tout son temps libre ? Que se passe-t-il si l’entreprise a des horaires de rotation stricts ? L’employeur devra faire preuve d’une certaine flexibilité pour résoudre la situation difficile. La meilleure solution à ce problème est de permettre aux employés d’échanger leurs quarts de travail/jours.

Les salariés n’auront qu’à s’entendre entre eux sur le quart de travail. Cela exclut l’employeur de l’équation. Cela dissipe également l’idée selon laquelle l’employeur ferait preuve de favoritisme en accordant des congés d’urgence. Un mot d'avertissement ici : vous devez vérifier auprès de l'employé que l'entente est mutuellement avantageuse pour vous deux.

La gestion des demandes de congés n’est pas si compliquée. Il s’agit d’un ensemble de politiques définies, de flexibilité dans les situations d’urgence et d’évitement, voire d’élimination, du favoritisme. Mais lorsque vous gérez les demandes de congés de vos employés, il sera très utile que vous disposiez du bon modèle de formulaire de demande de congés pour servir de référence.

Demande de formulaire de congé

Rédiger une demande de congé

Un employé doit garder à l’esprit que lorsqu’il demande un congé, il est toujours de bonne pratique de le formuler par écrit. Cela vous donnerait un sentiment de professionnalisme et de formalité. Les documents pertinents requis doivent accompagner la lettre. Il doit être concis et fournir toutes les informations vitales pertinentes pour la candidature.

La présentation de ladite lettre aura un impact sur l'employeur ou la personne responsable de son approbation ou de son refus. Une mauvaise présentation serait certainement refusée. Vous devriez faire quelques recherches avant d'écrire la lettre, en particulier sur les politiques de vacances de votre lieu de travail.

Tous les formulaires requis doivent être remplis dans les délais prévus par la politique. Un détail important que l’employé doit fournir est la durée de la demande, le moment où elle débutera et se terminera. Le respect de toutes les exigences réglementaires de l'entreprise donnerait à l'employé une meilleure chance d'obtenir une approbation. Toutes ces exigences doivent être jointes à la lettre de candidature. Les lettres de demande sont généralement fournies lorsque l'organisation ne dispose pas de son propre formulaire de demande de congé.

Lorsque vous faites une lettre de demande, vous devez vous assurer de couvrir ou de prendre en compte les éléments suivants :

• L’objectif principal de votre lettre de candidature doit être énoncé dès le début, idéalement dans le premier paragraphe. En faisant cela, vous informez le lecteur de vos intentions dès le début.
• Le motif de votre demande doit être clairement expliqué. Si nécessaire, incluez des détails importants afin que le lecteur comprenne ce que vous essayez de dire.
• Votre lettre doit être courte et précise. Rendre une lettre longue peut réduire les chances que le lecteur parcoure tout le contenu. Lorsque vous envoyez votre lettre à votre supérieur immédiat ou à votre supérieur hiérarchique, n'oubliez pas qu'il a des choses plus importantes à faire.
• Si votre supérieur immédiat a déjà accepté votre demande, vous pouvez joindre une lettre de sa part contenant une déclaration d'approbation. Une bonne chose à inclure dans votre lettre est le nom des personnes qui s'occuperont de votre travail pendant votre absence.
• Vous devez également indiquer la date de votre retour au travail. Les dates de début et de fin de votre congé sont importantes afin que les membres de votre service puissent planifier la manière de gérer le travail lorsque vous êtes absent.
• Si vous travaillez dans une petite entreprise, vous souhaiterez peut-être adresser votre lettre à votre supérieur immédiat. Mais si vous travaillez dans une grande entreprise, vous devrez envoyer la lettre au service des ressources humaines.