Plus de 40 lettres de référence pour les propriétaires et des exemples de formulaires

Une lettre de référence du propriétaire est généralement rédigée par le propriétaire à la demande du locataire. Une telle lettre peut servir de justificatif de domicile du locataire ou à toute autre fin liée à la résidence. Cette lettre contient toutes les informations pertinentes concernant votre accord avec le locataire concernant le bien loué. Il contiendra également quelques informations sur le caractère des locataires.

Faire une telle lettre est assez simple puisqu’il n’existe pas de format standard pour celle-ci. Tant qu’elle contient toutes les informations importantes sur le contrat et le locataire, la lettre est efficace. En réalité, ce type de lettre est le plus souvent utilisé par un locataire s'il déménage dans un autre appartement ou une autre maison . Le propriétaire de la nouvelle propriété peut exiger la lettre du propriétaire précédent pour vérifier que le locataire sera un locataire acceptable. Ce n'est qu'après que le nouveau propriétaire aura reçu la lettre de référence du propriétaire que le locataire pourra louer la nouvelle propriété.

Lettres de référence du propriétaire

Quelle que soit la raison, vos locataires actuels ou anciens peuvent vous demander une lettre.

La rédaction même de la lettre n’est pas très compliquée, mais parfois les propriétaires ne savent pas ce qui doit être dit. En tant que propriétaire, vous serez certainement reconnaissant si vos locataires vous fournissent une référence de location honnête et complète pour les locataires potentiels . Vous devriez donc être prêt à faire de même. Lorsqu'un locataire vous demande une telle lettre, écrivez-la le plus directement et honnêtement possible, en vous basant sur ce que vous avez vécu tout au long de la location.

La lettre ne doit contenir que des faits liés au locataire et au bail lui-même. Il doit être factuel et ne doit pas contenir de références subjectives. Il est également conseillé de ne pas donner trop d’informations personnelles sur le locataire, surtout si vous le connaissez bien. Il ne doit contenir que des informations pertinentes, vous pouvez ensuite le terminer par une courte sauvegarde. Une fois que le futur propriétaire aura pris connaissance de votre courrier, il pourra décider s'il souhaite louer au locataire.

En plus de toutes les informations importantes, la lettre doit également comporter le nom du locataire et l'adresse exacte du bien loué. Comme la lettre n’a pas de format standard, vous pouvez l’écrire comme bon vous semble. Vous pouvez consulter différents échantillons en ligne ou suivre les conseils que nous avons compilés pour vous (qui seront abordés plus loin dans l'article).

 

Éléments importants d'une lettre de référence du propriétaire 

En écrivant une telle lettre, vous n’aurez pas besoin de trop de temps et d’efforts pour le faire. C'est si vous disposez de toutes les informations, ainsi que de quelques conseils utiles. Dans cette section, nous parlerons des éléments importants que votre lettre doit contenir.

Date

En haut de votre lettre, vous devez écrire la date à laquelle vous avez réellement écrit la lettre. Il est important d'écrire ceci pour que le lecteur sache que la lettre est à jour.

Informations sur la location

C'est la partie la plus importante de la lettre. Vous devez inscrire le nom complet du locataire, l'adresse exacte du bien loué ainsi que la date de début et de fin de location.

Détails sur le bail

Bien que les informations sur le bail contiennent les informations de base sur le locataire, les détails du bail contiendront d'autres informations pertinentes. Il doit indiquer si le locataire a effectué ou non ses paiements dans les délais. S'il y a eu des cas où le loyer a été payé en retard , vous pouvez expliquer pourquoi et comment le problème a été résolu.

Ici, vous écrivez également à quoi ressemblait la propriété après le bail. Vous pouvez indiquer si le locataire a pris soin et entretenu ou non la propriété dans laquelle il vivait. Il est important d’utiliser des mots descriptifs dans cette section pour bien transmettre votre message.

Détails sur le locataire

Il est également important que vous discutiez du comportement du locataire tout au long de la période de location, tout en restant objectif. Vous pouvez discuter de situations notables lorsque vous avez interagi avec le locataire, à condition que vous pensez que cela soit pertinent par rapport à la lettre que vous écrivez.

résumé

Faites un résumé de toute la relation que vous avez partagée en tant que propriétaire et locataire. Indiquez également si vous êtes prêt ou non à relouer au locataire si l'occasion se présente.

vos détails

Enfin, ajoutez vos propres coordonnées et encouragez le lecteur à vous appeler ou à vous envoyer un e-mail s'il a des questions ou si quelque chose n'est pas clair.

Simple, non ? Tant que vous avez sous la main tous les détails techniques, comme les dates de location, vous pouvez facilement rédiger la lettre. Ensuite, analysons quelques informations sur ladite lettre.

 

Formulaires de référence du propriétaire

Quelques informations sur une lettre de référence du propriétaire

À un moment ou à un autre, vous devrez adresser une lettre à vos locataires si vous louez tout type de bien. C'est un fait que les locataires ne restent pas dans un logement de manière permanente, ils vous demanderont donc très probablement une lettre de référence du propriétaire. En fait, commencer la lettre peut sembler un défi, mais ce n’est pas obligatoire. Il est important de noter que les futurs propriétaires potentiels (tout comme vous) souhaitent vérifier :

• Dates de location
• Si le loyer était toujours payé à temps
• Si la propriété était bien entretenue
• S'il y avait eu une plainte
• Si le locataire est poli et peu exigeant
• Si vous aviez dû expulser le locataire
• Si vous louerez à nouveau au locataire à l'avenir

Si vous avez la chance d’avoir un bon locataire, alors vous n’aurez aucune difficulté à rédiger une lettre positive. Mais n’essayez pas de chanter des louanges avec trop d’enthousiasme. Cela pourrait donner un mauvais message au lecteur. Cela peut rendre le lecteur méfiant quant à vos intentions en écrivant la lettre.

Cependant, est-il correct d'écrire une lettre négative à propos d'un locataire ?

Il arrive parfois que vous rencontriez des locataires qui :

• Il est toujours en retard pour payer son loyer ;
• Endommager votre propriété ou la structure de votre propriété ;
• Il reçoit de nombreuses plaintes de voisins ;
• Ou alors il est impoli, impatient et antisocial.

Dans des cas comme celui-ci, il est très tentant d’écrire une référence négative, voire cinglante. Cependant, ce n'est PAS une bonne idée. Lorsqu’on rédige une telle lettre, il est important d’être objectif et de s’en tenir aux faits.

Donc, à moins que vous n'ayez des preuves concrètes pour étayer toutes les mauvaises choses que vous envisagez d'écrire sur votre locataire, il est préférable de garder les commentaires négatifs pour vous. Le problème est que lorsque vous écrivez des références négatives, le locataire peut utiliser la lettre contre vous, surtout si vous n'avez aucune preuve pour l'étayer. Ainsi, si vous ne trouvez vraiment rien de bon ou si vous avez eu une très mauvaise expérience avec le locataire, vous pouvez refuser complètement de rédiger la lettre de référence.

Lorsque vous réfléchissez à une bonne référence, vous devez trouver le bon équilibre. Lorsque vous rédigez votre lettre, vous ne devez pas être trop enthousiaste ni trop robotique. Trouvez le point idéal au milieu qui fera de votre lettre une bonne lecture.

Les futurs propriétaires potentiels souhaitent généralement contacter les anciens propriétaires pour vérifier que le locataire potentiel est un bon locataire. Ainsi, lorsqu’ils vous demanderont une lettre, assurez-vous de savoir comment le faire et tout dans votre lettre sera vrai. Pour vous aider, voici quelques conseils de rédaction utiles.

 

Conseils utiles pour rédiger une lettre de référence du propriétaire 

Si vous louez une propriété, il vous sera demandé à un moment donné une lettre de référence du propriétaire. En rédiger un n’est pas si difficile et lorsque vous êtes guidé par des conseils utiles, la tâche devient beaucoup plus facile. Voici quelques conseils utiles pour devenir un pro de la rédaction de lettres de référence :

Soyez toujours honnête

Quels que soient les sentiments que vous pourriez avoir à l'égard du locataire, soyez toujours honnête lorsque vous rédigez une lettre de référence. La vérité est importante et doit être présente tout au long de votre lettre.

se concentrer sur les faits

Vous devrez peut-être écrire des détails sur le locataire, mais ne les écrivez jamais de manière subjective. Concentrez-vous sur les faits concernant le comportement et tous les faits liés au bail.

Être juste

Il n'est pas nécessaire de mentionner la race, l'origine ethnique, le sexe, les origines et d'autres informations personnelles sur le locataire. Ces éléments ne sont pas importants et, en fait, les mentionner pourrait poser des problèmes.

Utiliser un modèle formel

Bien qu'il n'existe pas de format standard pour une telle lettre, utilisez un modèle de lettre commerciale , même si le contenu n'est pas aussi formel.

Ces conseils sont simples, mais ils vous aideront vraiment lorsque vous rédigerez la lettre. C'est ce que nous allons parcourir ensuite.

Comment rédiger une lettre de référence de propriétaire 

Rédiger une bonne lettre de référence de propriétaire est facile lorsque vous disposez de toutes les informations importantes ainsi que de quelques conseils qui peuvent vous aider. Tant que vous entretenez de bonnes relations avec le locataire, c'est une bonne idée d'écrire une lettre sur une note positive. Cela garantira que même si le locataire ne vous loue plus, vous maintiendrez toujours vos bonnes relations. De plus, le locataire peut également recommander sa propriété à d'autres personnes à louer. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Rassemblez toutes les informations dont vous avez besoin pour la lettre. Confirmez les dates de début et de fin de votre bail en consultant votre contrat. En règle générale, le propriétaire potentiel souhaite savoir combien de temps le locataire est resté dans l’ancien bien.
• Si vous ne trouvez pas votre accord, vous pouvez également rechercher vos relevés bancaires. De là, vous pourrez voir la date de début à laquelle le loyer a été déposé sur votre compte.
• Lorsque vous examinez vos dossiers bancaires, notez également si et quand il y a eu des retards de paiement. Si le locataire avait loué depuis longtemps, il se peut qu'il ne se souvienne pas si ou quand il y a eu des retards de paiement. Les relevés bancaires peuvent le confirmer.
• En cas de retard de paiement, essayez de vous rappeler si les raisons étaient valables ou si vous avez dû avertir le locataire plus d'une fois.
• Vérifiez s'il y a eu des plaintes concernant les locataires de la part des voisins. Si tel est le cas, vous devez inclure ces informations dans la lettre. Parlez des plaintes, de la manière dont vous les avez résolues et si elles se sont reproduites.
• Il convient également de mentionner s'il y a eu des plaintes concernant les animaux du locataire. De nombreux propriétaires sont réticents à louer à des propriétaires d'animaux et si les animaux sont à l'origine de la plainte, il est important de garder cela à l'esprit.
• Avant de rédiger votre lettre, effectuez une vérification immobilière. S'il a été laissé en bon ou en mauvais état, cela doit être indiqué dans le courrier. Également tout au long de la location, essayez de vous rappeler s'il y a eu des dégâts et, le cas échéant, si le locataire vous l'a signalé.
• Si le locataire habite toujours avec vous, vous devez d'abord lui demander de visiter la propriété. Expliquez que c'est dans le but de la lettre que vous demandez.
• Dans la mesure du possible, essayez d’éviter d’écrire des références négatives. Cela pourrait vous causer beaucoup de problèmes, y compris d’éventuels problèmes juridiques. Le locataire peut utiliser votre lettre comme preuve qu’il n’a pas pu louer une propriété en raison de la lettre que vous avez écrite.
• Si vous n'avez rien de positif à dire sur un locataire et sur le bail, il est préférable de refuser complètement d'écrire la lettre. C'est une meilleure option, car si vous écrivez une bonne lettre à un mauvais locataire, le propriétaire du locataire peut alors vous tenir légalement responsable, en utilisant la lettre comme preuve.
• Une fois que vous avez toutes ces informations en main, il est temps de commencer à rédiger votre lettre. Ouvrez le logiciel de votre choix et formatez la page. Définissez les polices et les marges comme s’il s’agissait d’une lettre commerciale. Vous pouvez imprimer sur du papier à en-tête ou écrire votre adresse en haut de votre lettre avant de commencer.
• Commencez par la salutation . Soyez général si vous ne savez pas à qui s'adresse votre lettre. Si vous connaissez le nom de la personne, vous pouvez écrire son nom.
• Après le salut, vous pouvez continuer et énoncer tous les faits que vous avez recueillis. Une lettre de référence du propriétaire n’a pas besoin d’être longue. En fait, plus la lettre est courte, plus le lecteur est susceptible de lire la lettre en entier.
• Vous pouvez rédiger un court paragraphe pour chacun des éléments que vous avez découverts dans la section précédente de cet article. Les plaintes ne sont pas nécessairement négatives, surtout s'il y a une bonne raison derrière la plainte et si le locataire a résolu le problème lui-même. Vous pourrez alors souligner ce fait en faveur du locataire.
• Après avoir exposé tous les faits nécessaires, placez une déclaration invitant le lecteur à vous contacter s'il a des questions. Veuillez fournir vos propres coordonnées afin que le futur propriétaire potentiel puisse vous contacter en cas de problème. Vous pouvez donner votre numéro de téléphone ainsi que votre adresse email.
• Une fois cela fait, fermez votre lettre. Incluez une fermeture, votre nom et assurez-vous d'insérer des espaces au-dessus de votre nom afin de pouvoir apposer votre signature une fois imprimée. Une fois imprimée, signez la lettre avec un stylo bleu ou noir.
• Bien que ce ne soit pas une bonne idée d’écrire des références négatives, il n’est pas non plus conseillé d’écrire une lettre trop positive. Lorsque vous félicitez trop le locataire, les propriétaires potentiels peuvent soupçonner que vos sentiments sont faux et que vous essayez en réalité de vous débarrasser du locataire. Essayez plutôt d’être objectif mais de manière positive.
• Aussi, lorsque vous rédigez votre lettre, soyez honnête. Vous n'êtes pas obligé d'ajouter des déclarations qui ne sont pas vraies simplement pour aider le locataire. Mentir n’est jamais une bonne idée.
• Avant d'imprimer votre lettre, relisez-la plus d'une fois. Mettez-le de côté pendant un moment, puis, lorsque vous aurez eu le temps de vous reposer et de repenser, relisez-le à nouveau. Vous pourrez alors repérer les mots manquants, les fautes d’orthographe et les erreurs de grammaire ou de ponctuation. C'est une bonne idée de lire votre lettre à haute voix ; C'est une façon de trouver des erreurs.
• Lorsque vous êtes sûr que votre lettre est correcte, vous pouvez l'imprimer. Signez la lettre puis postez-la au propriétaire ou remettez-la au locataire si c'est ce qu'il a demandé. Quoi qu’il en soit, faites vous-même une autre copie de la lettre et déposez-la avec vos autres documents de propriété.
• Lorsque vous rédigez la lettre, gardez également à l’esprit qu’à un moment ou à un autre, votre locataire la lira probablement. Par conséquent, si des « faits négatifs » sont inclus, il est préférable de les montrer au locataire au préalable. Vous aurez ensuite l’occasion d’expliquer pourquoi ces points figurent dans la lettre.

Et voilà, des étapes et des conseils pour vous guider dans la rédaction de la lettre. Il arrive désormais que vous deviez remplir un formulaire au lieu de rédiger vous-même une lettre. Dans de tels cas, vous devez savoir ce que contient le formulaire afin de pouvoir vous préparer.

Que contiennent les formulaires de référence du propriétaire ? 

Au lieu d’écrire vous-même une lettre, vous pouvez également remplir un formulaire de référence du propriétaire. Ce sont des formulaires qui contiennent déjà de nombreuses informations pertinentes et tout ce que vous avez à faire en tant que propriétaire est de remplir les espaces vides. Les formulaires de référence du propriétaire contiennent généralement :

• Le nom, l'adresse et les coordonnées du propriétaire. Les coordonnées sont le numéro de la maison, le numéro de téléphone portable et l'adresse e-mail.
• L'adresse de l'appartement ou de la maison loué par le locataire.
• Les dates auxquelles le locataire a vécu dans l'appartement ou la maison. La date de début et la date de fin doivent être indiquées.
• Si le locataire a donné un préavis avant de déménager.
• Le montant du loyer payé chaque mois par le locataire. Il s'agit également de savoir si le locataire doit encore des arriérés de loyer au propriétaire.
• Questions sur la question de savoir si et à quelle fréquence le locataire :
• loyer payé en retard
• a exigé un avis de location
• a reçu un avis d'expulsion
• Questions sur la façon dont le locataire a gardé le bien locatif propre et entretenu.
• Si le locataire autorise ou non des personnes non autorisées à vivre dans le bien locatif.
• Que vous ayez reçu ou non des plaintes de voisins concernant le locataire. S'il y a eu des plaintes, vous devrez peut-être les développer.
• Qu'il y ait eu ou non des dommages à la structure ou au contenu du bien locatif pendant que le locataire y vivait. Si tel était le cas, le locataire en a-t-il informé le propriétaire ou non ?
• Que le dépôt de garantie ait été restitué ou non au locataire. Sinon, vous devez expliquer pourquoi.
• Si le locataire possédait ou non des animaux de compagnie vivant dans la propriété louée.
• Que le locataire ait suivi ou initié des procédures de prévention ou d'éradication des parasites.
• Que vous acceptiez ou non de relouer au(x) locataire(s). Dans le cas contraire, vous devrez peut-être donner vos raisons.
• Ensuite, à la fin, vous devez apposer votre signature en tant que propriétaire pour officialiser le formulaire.