Si vous recherchez un financement pour un événement, une compétition ou une tournée, une lettre ou une proposition de parrainage peut vous aider à obtenir le financement dont vous avez besoin pour faire de notre événement un succès. De nombreuses entreprises ayant une présence locale ou nationale profitent de l’opportunité de faire du bien à la communauté en parrainant des événements. Même si vous ou votre organisation êtes relativement inconnus, une lettre de parrainage peut vous aider à obtenir le financement dont vous avez besoin, ainsi qu'à établir la crédibilité de votre projet ou événement.
Modèles de lettre de parrainage
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Comment rédiger une lettre de parrainage
Avant de commencer à rédiger votre lettre, pensez à l’entreprise ou à la personne qui la recevra. Comprendre votre public est essentiel à votre succès, et comprendre ce que recherchent les sponsors fait partie de cette équation.
Les sponsors potentiels voudront savoir qui vous touchez lorsqu’ils vous parraineront. Si vous recherchez un sponsoring pour votre voiture de course, par exemple, vous devrez être en mesure d'expliquer plusieurs détails importants, tels que :
- Qui assistera à la course (données démographiques telles que l'âge, la géographie, etc. ?)
- Combien de personnes seront présentes ?
- La course sera-t-elle retransmise à la télévision ?
- Combien de personnes le regarderont s’il est à la télévision ?
- Y aura-t-il des médias locaux présents ? Grands médias ? À qui s’adressent-ils ?
- Combien de temps durera l'événement ?
La meilleure façon de collecter ces informations est à portée de main : vous pouvez facilement rechercher ces informations en ligne ou les obtenir via un rapide appel téléphonique . La plupart des organisations et publications médiatiques en ligne disposent d'un kit média détaillant leur lectorat, leurs téléspectateurs, etc., ainsi que leurs données démographiques telles que l'âge, la race et les revenus.
Grâce à ces informations, vous pouvez désormais être prêt à répondre à toutes les questions concernant votre public pour l'événement et à une ventilation détaillée de vos données démographiques et de votre couverture médiatique potentielle. (C'est encore mieux si vous pouvez trouver des informations sur les groupes de médias ou les journalistes qui ont répondu présents pour l'événement.)
Vous disposez désormais des informations dont vous avez besoin pour contacter des sponsors potentiels. Cependant, vous devrez d’abord choisir les entreprises que vous souhaitez approcher en matière de sponsoring. Vous souhaiterez peut-être utiliser un modèle de lettre de parrainage pour vous aider à formater la lettre.
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À quelle entreprise devriez-vous vous adresser pour une proposition de sponsoring ?
Lorsque vous recherchez des sponsors, vous devez choisir des entreprises qui souhaitent entrer en contact avec le public potentiel que vous atteignez. Par exemple, si vous organisez un concert qui attirera de nombreux adolescents, vous devrez penser aux détaillants d'aliments et de boissons ainsi qu'aux marques lifestyle qui considèrent les adolescents comme leur cible démographique. Si vous organisez une cérémonie de remise de prix pour une organisation à but non lucratif locale, vous souhaiterez choisir des entreprises qui s'efforcent de redonner à la communauté et qui ont parrainé des événements comme le vôtre dans le passé. Si vous participez à une course, mais que vous ne pouvez pas payer votre propre voyage, un sponsor peut vous aider à couvrir le coût de votre voyage dans l'espoir que vous lui apporterez la gloire grâce à votre performance.En règle générale, les sponsors d'un événement sportif seront des entreprises de chaussures, des entreprises de vêtements de sport et d'autres marques de style de vie axées sur le fitness et la santé.
Prenez le temps de réfléchir aux entreprises, locales et nationales, qui peuvent aider à financer ou fournir des services ou faire don de fournitures pour votre événement. Pensez à ce que vous pouvez leur offrir et à ce qu’ils s’attendent à obtenir de votre parrainage.
Modèles de proposition de parrainage
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Utiliser des lettres de parrainage pour financer des tournées de groupes et d'autres événements culturels
Utiliser des parrainages pour financer la tournée de votre groupe peut être très gratifiant, car vous ne ferez pas faillite. Faire sponsoriser votre tournée, votre groupe ou votre événement est essentiel à votre succès car cela garantit un financement que vous n'avez pas à rembourser. Le parrainage peut compenser les coûts pour vous. Vous vous demandez peut-être si vous ou votre événement êtes suffisamment importants pour mériter un parrainage. N'hésitez pas à solliciter des sponsors ! Ils bénéficient des avantages de votre public, ils obtiennent plus de reconnaissance et vous n'aurez pas à demander des dons aux gens pour chaque dépense.
Votre lettre de parrainage est une lettre de motivation
La première étape pour obtenir des fonds de parrainage consiste à rédiger une lettre de motivation professionnelle . C’est ici que vous pouvez mettre en valeur l’opportunité que vous offrez. Si vous organisez un concert, fournissez des informations sur le public de chaque groupe. Si vous participez à une course, expliquez votre valeur, vos objectifs et votre parcours. À tout le moins, vous pouvez offrir à vos sponsors la possibilité de vous aider à inspirer les autres.
Si vous rencontrez des difficultés pour démarrer, collectez certaines informations sur l'événement, telles que des dépliants , des communiqués de presse , des biographies des participants , et partez de là. Vous devriez être en mesure de résumer les caractéristiques et les avantages de la participation à l'événement en passant en revue les caractéristiques et les avantages du parrainage. Les fonctionnalités incluront les participants à l'événement, différentes activités et d'autres aspects de l'événement. Par exemple, si vous participez à une course sur plusieurs tours, un sponsor bénéficiera d'une publicité qui sera diffusée plusieurs fois à la télévision. Les bénéfices sont plus substantiels ;Vous souhaiterez peut-être utiliser des chiffres pour aider votre lecteur à comprendre combien de personnes une publicité atteindra, ainsi que l'audience potentielle de la couverture médiatique.
Comment rédiger une proposition de parrainage
La plupart des accords de parrainage sont essentiellement des accords de marketing dans lesquels une partie offre un soutien matériel à un sponsor qui, à son tour, reçoit une certaine quantité de publicité. La meilleure façon de trouver des accords de sponsoring est de rédiger une proposition commerciale expliquant pourquoi votre événement bénéficiera à des sponsors potentiels.
Vous devez utiliser un modèle de proposition de parrainage pour vous aider à formater correctement votre proposition. Nous en avons inclus un sur cette page pour votre référence. Une lettre de proposition doit être jointe à une proposition pour que les sponsors puissent y répondre.
Votre proposition elle-même doit avoir une page de couverture avec une table des matières.
Vous débutez dans la rédaction de propositions ? Ne t'inquiète pas. Une proposition de parrainage commercial n’est pas une chose difficile à rédiger. Il s'agit simplement d'un document que vous utilisez pour vous présenter, décrire votre marché, décrire vos besoins et montrer aux sponsors comment ils bénéficient du soutien de votre événement.
- Étape 1 : Faites vos recherches. Lorsque vous approchez des sponsors potentiels, vous devez montrer que vous les comprenez, ainsi que votre marque et comment leur parrainage peut profiter à votre entreprise. Vous devez concevoir chaque proposition pour chaque sponsor ; n'utilisez pas uniquement un modèle standard. Votre proposition doit montrer de la profondeur et que vous avez pris le temps de comprendre chaque sponsor.
- Étape 2 : Rédigez deux à trois paragraphes sur votre opportunité. Cela réitérera les faits sur les avantages et les caractéristiques de l'événement.
- Étape 3 : Fournissez une description détaillée du public de l'événement, des marchés et de la portée médiatique globale. Faites-leur savoir quel type de soutien aux relations publiques sera inclus dans votre parrainage. Les mentionnerez-vous dans un communiqué de presse ? Leur donner accès directement aux médias ?
- Étape 4 : Nommez les livrables. Quels détails pouvez-vous garantir que chaque bailleur de fonds obtiendra ? Votre nom sur 1500 t-shirts ?
- Étape 5 : Indiquez le montant d'argent /de biens/de services que vous attendez du sponsor.
- Étape 6 : Affirmez vos informations d’identification et votre expérience. Terminez votre proposition en décrivant les projets précédents qui ont réussi, expliquez l'histoire de l'événement, les valeurs et les capacités des personnes participantes.
- Étape 7 : Donnez-leur un délai de réponse. Cela vous aidera à éliminer les entreprises qui ne sont pas intéressées par votre proposition.
Une fois que vous estimez que votre proposition est complète, assurez-vous de la lire attentivement et de vérifier votre orthographe. Lisez-le à voix haute pour entendre les parties gênantes et demandez à un collègue ou à un ami de le lire et de le corriger pour vous. Une version finale soignée et convaincante vaut l’effort supplémentaire et peut faire la différence entre couler ou nager lorsqu’il s’agit de votre proposition.
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Conseils pour les propositions de parrainage d’événements
Quelle que soit la raison pour laquelle vous recherchez un parrainage, la configuration de base de la proposition sera la même. De nombreux rédacteurs de propositions font l’erreur de trop parler d’eux-mêmes et de leurs propres organisations ou participants, au lieu de se concentrer sur les avantages que leur événement peut apporter au sponsor.
Une proposition de parrainage est un document destiné à persuader une autre partie de vous apporter son soutien financier ou matériel. Pour réussir, vous devez gagner la confiance des décideurs et leur faire comprendre comment vous les aiderez à développer leur image de marque et à toucher de nouveaux publics. N'ayez pas peur de faire preuve de créativité avec différents aspects de votre événement et la possibilité d'inclure des sponsors dans différents aspects.
Pensez à l’acte de marketing et à la façon dont vous pouvez rendre votre marketing encore plus convivial. Allez-vous faire des cadeaux ? Des tirages au sort ? Peut-être pourriez-vous ajouter le coupon de votre sponsor à un sac promotionnel ? Vous pouvez peut-être leur proposer de les aider à constituer leur liste en organisant un cadeau de votre produit lors de votre événement, leur permettant ainsi de conserver leurs formulaires d'inscription remplis. Si un sponsor ne souhaite pas fournir de soutien financier, il peut être disposé à donner du temps, des compétences ou des actifs à la cause pour aider à soutenir votre événement.
Les entreprises fournissent rarement un parrainage ou un soutien financier sans attendre quelque chose en retour. Il est donc important que cela compte, et la meilleure façon d'y parvenir est d'incorporer des moyens de rendre l'événement mémorable non seulement pour les participants, mais également pour les sponsors. bien.
Une fois que vous avez soumis des propositions de parrainage, il est maintenant temps d’attendre. Vous auriez dû donner à vos sponsors potentiels un délai de réponse, et les parties intéressées répondront généralement. Il est possible d'appeler les entreprises quelques jours avant la date limite pour rappel, mais ne devenez pas télévendeur en organisant plusieurs rendez-vous de suivi. Vous devrez peut-être vous adresser à vos concurrents pour obtenir de l'aide en matière de parrainage s'ils ne sont pas intéressés. C'est bien. Assurez-vous simplement de vous accorder suffisamment de temps entre la proposition et l’événement lui-même, et de préparer tous vos documents de manière professionnelle.
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