Plus de 40 modèles de rapports sur l'état d'avancement du projet [Word, Excel, PPT]

Il avait donc été chargé de diriger un projet au sein de l'organisation. Vous pouvez ou non avoir été nommé chef de projet. Quoi qu’il en soit, vous devez savoir comment créer un modèle de rapport de situation.

Le principal problème lié au reporting de l'état d'un projet en créant un modèle de mise à jour de l'état est que de nombreuses personnes ne voient pas ou ne comprennent pas le point de vue d'un responsable en charge d'un projet, qu'il soit grand ou petit. Si vous êtes le chef de projet désigné , créer ce rapport peut être assez simple. Mais sinon, vient le défi. Vous devrez peut-être faire des recherches et parler aux personnes impliquées dans le projet pour obtenir le statut complet.

Les rapports d'état sont un moyen très important de tenir vos clients et autres personnes clés informés de l'état d'un projet. Ce rapport permettra à toutes les personnes impliquées d'avoir une communication ouverte et continue, permettant un échange d'informations actualisé. Ils peuvent être utilisés pour noter toutes les étapes du projet et comme référence pour prendre des décisions importantes.

Modèles de rapport sur l'état du projet

Les modèles de rapport d'avancement ne sont pas créés simplement parce que quelqu'un vous les a attribués. Vous faites un tel rapport parce qu’il est bénéfique pour le projet lui-même. Vous faites un rapport pour que :

• Vous pouvez demander ou obtenir de l’aide lorsque vous en avez besoin.
• Les principaux investisseurs et parties intéressées sont tenus informés de l'état d'avancement du projet.
• Toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent avoir une vision visuelle et concrète des réalisations au fur et à mesure de leur réalisation.

Ces rapports sont vraiment très utiles. Lorsque l'état d'un projet est signalé régulièrement, le projet reste sur la bonne voie et toutes les personnes impliquées sont productives. À l’origine, ces types de rapports ont été créés par des gestionnaires qui souhaitaient avoir une trace écrite de tout le travail effectué par leurs employés.

Avantages de créer un modèle de rapport de situation

Les projets n’avancent pas tout seuls. Les personnes impliquées dans le projet travaillent ensemble pour le faire avancer. Lorsque quelqu’un est chargé de suivre le projet, tout le monde peut rester informé. Un excellent moyen d'y parvenir est de créer un modèle de rapport sur l'état du projet. Il y a de nombreux avantages à réaliser un rapport de ce type. Passons-les en revue maintenant :

Pour mieux se concentrer sur le projet

Lorsque vous travaillez sur un grand projet bénéficiant du soutien de différentes parties prenantes, le rapport peut être un outil très utile. Il peut être utilisé pour que tout le monde reste concentré sur les mêmes sujets chaque semaine. Vous pouvez mettre l’accent sur les tâches au profit des parties prenantes pour les tenir informées.

Pour apporter de la clarté au projet

Tout type de projet impliquera de nombreuses choses différentes. Avoir un tel rapport clarifie ces choses et les met en avant. Vous pouvez inclure toute préoccupation, telle que des retards ou des problèmes en termes de budget du projet, dans votre rapport. Vous pouvez également mettre en évidence les étapes et les réalisations, indiquant clairement aux parties prenantes que le projet se déroule bien.

Pour tout documenter sur le projet

Afin de vérifier les progrès et de prendre des décisions concernant le projet, vous devrez le suivre régulièrement. Vous devez savoir tout ce qui s'est passé tout au long du projet et faire un rapport périodique vous aidera à le faire. De plus, si vous n’êtes pas présent, le projet ne doit pas s’arrêter, car les personnes restées sur place peuvent utiliser le rapport comme référence.

Pour voir l'image plus grande

Faire des rapports réguliers sur l’état de votre projet vous permettra d’avoir une vue d’ensemble plus efficace. Vous pourrez voir tous les progrès, ainsi que ce qui doit être fait. Avoir une vue d’ensemble permettra aux personnes clés de prendre de meilleures décisions pour le succès de l’ensemble du projet.

Faciliter la communication entre les participants au projet

Tenir tout le monde informé de l’état d’avancement du projet est très important. Cela vous permet de détecter et de contourner tout retard ou problème. Ceci est également important pour que chacun sache dans quelle mesure le projet avance.

Établir un bon rythme pour analyser les performances du projet

Faire un rapport régulier signifie que le chef de projet (ou au moins quelqu'un qui en est responsable) effectue une analyse régulière des performances du projet. Tous les aspects du projet sont analysés, ce qui signifie que toutes les actions à mettre en œuvre sont réalisées.

Pour vous motiver et vous inspirer ainsi que les participants au projet

En fin de compte, le rapport servira de motivation et d’inspiration pour vous et toutes les personnes impliquées. Quand vous voyez que votre projet avance comme il se doit, cela vous fait du bien. De plus, lorsque vous pourrez voir les étapes et les réalisations, vous vous sentirez certainement plus motivé pour continuer.

Comme vous pouvez le constater, créer un bon modèle de mise à jour de statut est très bénéfique. Non seulement pour vous, mais aussi pour le projet et les participants. Mais quels sont les éléments clés d’un tel modèle ? Passons-les en revue ci-dessous.

Modèles de rapports d'avancement

Éléments clés d'un modèle de rapport de situation 

Les projets impliquent beaucoup de choses différentes. Cela ne signifie pas que vous devez tous les inclure dans votre rapport. Vous devez uniquement inclure ce qui est pertinent et ce qui doit être déclaré. Ces éléments importants sont nécessaires pour créer un modèle efficace :

L’État pour mesurer

Tout d’abord, vous devez réfléchir à la manière dont vous pourrez communiquer visuellement l’état de votre projet. Une méthode courante consiste à utiliser la technique des « feux de circulation » . En utilisant cette technique, vous pouvez coder en couleur le statut :

• Le rouge signifie qu'il existe des problèmes ou des problèmes pouvant affecter le projet. Ces problèmes doivent donc être résolus immédiatement.
• Le jaune signifie qu’il y a des problèmes, mais qu’il existe également des plans pour les résoudre. Donc si ces plans fonctionnent, les problèmes n’affecteront pas le projet.
• Le vert signifie que le projet progresse dans les délais.

L'état général du projet

C’est l’élément le plus important du rapport : savoir si le projet est en bonne voie ou en retard. Si vous le souhaitez, vous pouvez diviser ce statut global en différentes catégories. Les catégories peuvent être les personnes impliquées, le budget, la portée et d'autres regroupements pertinents.

Le statut des jalons

Un jalon est un événement ou un produit de travail pertinent au sein d’un projet qui a été réalisé. Il est important de les inclure dans votre rapport, le cas échéant. C’est l’un des contenus les plus positifs d’un rapport, qui sera bien accueilli par tous ceux qui le liront. Lorsque vous ajoutez des jalons, assurez-vous d'inclure :

• Le nom du jalon ainsi que le plan du projet.
• Les dates de début et de fin du jalon.
• L'état actuel du jalon. Si cela n’a pas encore été réalisé, vous pouvez revoir la date d’achèvement.
• Encore une fois, si le jalon n’a pas encore été atteint, ajoutez le pourcentage d’achèvement.
• Tout risque ou problème lié à des jalons qui n’ont pas encore été atteints.

Tous les problèmes, risques et préoccupations

Il s’agit de tous les problèmes, risques et préoccupations qui ne se sont pas encore produits. Vous devez identifier tous les risques potentiels et les inclure dans votre rapport. Bien entendu, lorsque vous les rédigez, veillez également à inclure toutes les solutions possibles aux risques, problèmes et préoccupations. Incluez également ceux qui se sont produits, qu’ils aient été prévenus ou non.

Réalisations du projet

Il est important de noter toutes les réalisations du projet dans votre rapport, pour informer votre équipe et les principales parties prenantes. Vous n'êtes pas obligé d'écrire tous les détails à ce sujet, mais il est bon de les inclure.

Les principaux objectifs et points d’action

Ce sont des points qui ne sont spécifiques à personne. Mais au lieu de cela, ils appartiennent à une partie de l’équipe ou à l’ensemble de l’équipe. Une fois atteints, les objectifs peuvent être traduits en réalisations.

Lors de la rédaction de votre rapport, incluez tous les principaux objectifs, que ce soit pour la semaine en cours ou la semaine suivante. Les éléments d'action, quant à eux, font référence à des actions spécifiques assignées à une personne spécifique. Ceux-ci incluent également la date demandée et la date d’échéance. Une fois cela fait, les éléments d’action peuvent être placés dans la section des réalisations.

décisions importantes

Il est également important d’inclure toutes les décisions importantes. Ceux-ci font référence aux problèmes et aux questions qui peuvent survenir. Alors, quand vient le temps que la décision soit prise et qu'il y a des questions, vous pouvez vous référer au rapport.

Insistez sur les décisions importantes les plus récentes et commencez à prendre une décision à leur sujet. Les décisions doivent être acceptées et approuvées par la majorité avant d'être officiellement documentées.

L’inclusion de tous ces éléments clés garantira l’efficacité de votre modèle de rapport d’avancement. Pensez à ces éléments et rassemblez toutes les informations nécessaires avant de commencer à rédiger votre rapport. Dans la section suivante, vous trouverez quelques conseils utiles.

Modèle de mises à jour de statut

Conseils pour rédiger un modèle de rapport sur l'état du projet 

Dans tout type d’entreprise ou d’organisation, une communication claire et fréquente est très importante. Ainsi, lorsqu'il existe un projet dans lequel tous les participants travaillent sur différents aspects, des mises à jour régulières de l'état et des rapports sont efficaces.

Afin de réaliser un rapport efficace, vous devez organiser toutes vos informations et les communiquer. Ce faisant, vous pourrez éviter les erreurs courantes et rendre votre rapport clair et convaincant. Voici quelques conseils utiles pour vous.

Continuez à poser des questions

Ce conseil peut paraître étrange, mais il s’agit en réalité d’une première étape très importante. Pour avoir un rapport qui ait un grand impact, vous devrez comprendre votre public. Posez des questions pour découvrir quelles sont vos priorités. Cela vous donnera une meilleure idée de ce que vous allez écrire et de ce que vous inclurez dans votre rapport.

Lorsque vous avez fini de poser vos questions et que vous avez rassemblé toutes les informations pertinentes, vous pouvez commencer à rédiger votre rapport. Commencez par les points les plus généraux, puis passez à des points plus spécifiques et détaillés au fur et à mesure de votre progression dans votre document.

Se concentrer davantage sur les résultats que sur les activités

Lors de la rédaction de votre rapport, ne vous concentrez pas sur le passé. Au lieu de cela, accordez plus d’attention et d’importance aux résultats de votre rapport et, en fin de compte, à votre projet. Vous n’avez pas besoin de revenir sur tout ce que vous avez fait et de tout écrire à ce sujet. C'est en fait la dernière chose que vous devriez faire.

Lorsque vous vous concentrez sur les activités passées et que vous les incluez dans votre rapport, vous ajouterez des informations non pertinentes à votre rapport. Pour vous, les activités peuvent paraître pertinentes. En réalité, cependant, les lecteurs ne sont pas intéressés par des détails comme chaque pas que vous avez fait et chaque activité que vous avez effectuée.

Il y a des éléments plus importants à inclure dans votre rapport, principalement les résultats et les objectifs. C’est une information qui intéressera beaucoup les lecteurs. Pour rédiger les résultats, il faut alors beaucoup réfléchir. Vous vous impliquez beaucoup dans la rédaction d'un rapport afin que l'état de votre projet puisse être rapporté de manière complète et pertinente dans votre document.

Incluez tous les éléments clés dans votre rapport

Il peut exister différents formats pour créer des modèles de rapports sur l'état d'avancement du projet, en fonction de votre propre entreprise. Nous avions précédemment discuté des éléments clés qui doivent être inclus. Lorsque vous rédigez votre rapport, assurez-vous de tous les inclure. Vous devrez peut-être consacrer plus de temps à certains et moins à d’autres. Quoi qu’il en soit, faites le travail et ajoutez tous les éléments importants.

Essayez d'être visuel

Si nécessaire, utilisez du contenu visuel pour vous aider à communiquer l’état de votre projet. Cela peut être beaucoup plus efficace que des pages et des pages de texte brut. Essayez d'utiliser ce qui suit :

• La méthode des feux de circulation : utilisation de codes de couleur (rouge, jaune et vert) pour fournir aux lecteurs une indication visuelle de l'état. L'utilisation de ces codes couleurs permettra à vos lecteurs d'évaluer rapidement les informations contenues dans le rapport.
• Pourcentages et statistiques : vous pouvez utiliser des tableaux et des graphiques, en utilisant des pourcentages et des statistiques pour communiquer l'état de votre projet. Ceux-ci peuvent montrer la progression de chaque tâche.
• Utilisez un diagramme de Gantt – Cet outil est généralement utilisé pour afficher clairement la chronologie d'un projet, un outil puissant en gestion de projet. Cependant, utilisez ce type de graphique avec précaution, car il peut être difficile à lire s’il est trop détaillé. Créez plutôt une version plus simple de ce graphique pour aider vos lecteurs.
• Utilisez un tableau des problèmes : l'utilisation de ce type de tableau dépendra du type de projet sur lequel vous faites rapport. Le cas échéant, il sera très utile de suivre tous les problèmes rencontrés tout au long du projet. Ces informations peuvent être présentées à l’aide de simples graphiques linéaires ou de graphiques à colonnes. 

Gardez votre rapport bref

Si votre entreprise a son propre modèle, suivez-le. Si vous êtes censé rédiger un rapport plus long, faites-le. Toutefois, s’il n’existe pas de telles règles, vous devrez peut-être être aussi bref que possible.

Essayez de vous mettre à la place de vos lecteurs. Si vous lisez un tel rapport, vous voudrez savoir ce qui se passe avec le projet, rapidement et facilement. Vous apprécierez un rapport bref mais direct. Par rapport à un long document contenant des informations qui ne sont en réalité pas pertinentes. Donc, si vous souhaitez lire un rapport court et complet, essayez également de rédiger un tel rapport.

Bien sûr, même si vous envisagez de rédiger un bref rapport, vous devez vous assurer de tout y inclure. Si votre responsable ou vos principales parties prenantes ont besoin de plus d’informations, ils vous les demanderont. Il est bien préférable pour les lecteurs de comprendre l'état global de votre projet, comme le montre un bref rapport. 

avoir les réponses

Si vous devez poser des questions au début, lorsque vous aurez terminé le rapport, vous devriez avoir toutes les réponses. S'il y a des points flous dans votre rapport ou si les lecteurs ont des questions, vous devriez être en mesure d'y répondre correctement. Si nécessaire, soumettez des documents et du matériel supplémentaires qui vous aideront à répondre à toutes les questions pertinentes.

En règle générale, ces rapports sont accompagnés d'une réunion ou d'une discussion sur le projet . C'est l'endroit idéal pour présenter les informations de votre rapport et répondre à vos questions. Gardez vos informations organisées à tout moment.

Ces conseils vous aideront vraiment. Internalisez-les et essayez de les appliquer lorsque vous préparez le rapport. Dans la dernière section, nous parlerons des étapes à suivre pour rédiger un bon rapport. 

Exemples de rapports d'état

Comment rédiger un excellent modèle de rapport de situation 

Lorsque vous êtes chargé de créer un modèle de rapport de situation, vous n'avez pas à être nerveux. C'est en fait assez simple, à condition d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main. Il est également utile de savoir comment rédiger le rapport. Voici quelques étapes pour vous guider.

• Tout d’abord : écrivez le nom et la date de votre rapport. Si possible, vous pouvez fusionner les deux. Sinon, vous devez les écrire séparément. Les deux sont tout aussi importants.
• Si vous rédigez un rapport écrit, placez le nom et la date du rapport comme en-tête du document. Cependant, si vous envoyez le rapport par courrier électronique, vous pouvez écrire ces informations dans la ligne d'objet.
• Donnez des détails importants sur le projet. Il s'agit du titre du projet ou de la tâche, des dates de début et de fin, ainsi que des noms de toutes les personnes qui ont travaillé ou travaillent dessus.
• Donnez une explication de ce qui a déjà été réalisé. Cela fait partie du rapport sur l’état du projet. Donnez un titre approprié à la section et listez tout ce qui a été fait.
• Spécifiez la période du rapport. Ceci est particulièrement important si vous comptez rédiger régulièrement des rapports de situation.
• Lorsque vous écrivez vos phrases, utilisez des verbes actifs pour commencer.
• Si vous rédigez un très court rapport hebdomadaire pour mettre à jour l’état d’un projet, jusqu’à 6 puces clés peuvent suffire.
• Faites une liste de tout ce qui doit être fait au cours de la prochaine période de rapport. Créez un titre pour la section, puis listez les activités/étapes.
• Estimez le temps dont vous aurez besoin pour accomplir chaque tâche, si vous le pouvez. Vous pouvez utiliser des calendriers ou des échéanciers déjà établis à titre de référence.
• Discutez de tout problème ou risque potentiel. C'est la partie où vous devez demander de l'aide aux autres membres de l'équipe de projet. Encore une fois, créez un titre, puis discutez du contenu pendant environ 1 ou 2 courts paragraphes.
• Les problèmes potentiels, ainsi que les problèmes, doivent être spécifiques. Et si vous le pouvez, incluez des solutions possibles. Ainsi, lorsque le problème survient, vous y êtes préparé.
• Si vous avez un problème actuel sur lequel vous travaillez encore, veuillez l'indiquer dans le rapport. Cela garantit au lecteur que même s'il y a un problème ; prend déjà des mesures pour le résoudre.
• Cependant, si la situation ne s’améliore pas, vous en aurez au moins parlé dans le rapport. Vous pouvez ensuite prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème ou le problème.
• Avant de soumettre ou de soumettre votre rapport, assurez-vous de le réviser plus d'une fois. Ce faisant, vous pouvez vérifier les erreurs d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vous pouvez également demander à un autre membre de l’équipe du projet de vous aider.