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Lorsque vous traitez différentes transactions avec votre banque , il serait extrêmement utile que vous connaissiez également les différents processus bancaires. Prenons par exemple le rapprochement bancaire. Savez-vous de quoi il s’agit et ce que cela implique ? Avant de nous pencher sur un exemple de rapprochement bancaire, parlons d’abord de sa définition.

En comptabilité, le rapprochement bancaire est en fait un processus qui tient compte de tout écart à une date précise entre le solde bancaire indiqué sur le relevé bancaire d'une entreprise tel que fourni par la banque et le montant équivalent indiqué dans les registres eux-mêmes des comptables de l'entreprise.

Dans les cas où il y a des écarts, cela peut être dû à :

• Erreurs commises soit par la banque, soit par l'entreprise elle-même.
• L'entreprise a peut-être émis des chèques qui n'ont pas été présentés à la banque.
• Il y avait eu une transaction avec la banque (comme des frais facturés par la banque ou un crédit reçu) qui n'avait pas encore été documentée dans les livres de l'entreprise.

Exemples de rapprochement bancaire

Il est généralement assez facile de résoudre les écarts en examinant simplement les transactions les plus récentes trouvées sur le relevé bancaire ou les documents comptables de l'entreprise , puis en vérifiant si une combinaison d'entre elles correspond à l'écart qui nécessite une explication. Si l'écart ne peut pas être expliqué de cette manière, vous devrez peut-être examiner toutes les transactions dans les registres de la banque et de l'entreprise et les comparer à partir du dernier rapprochement que vous avez effectué pour savoir quelles transactions sont différentes.

Une fois trouvés, vous devrez apporter des ajustements à vos registres comptables (livres de caisse), faire un rapport à la banque si nécessaire ou utiliser les écarts pour vous guider dans les rapprochements que vous effectuerez à l'avenir. Pour vous simplifier grandement la tâche, il serait judicieux de vous familiariser avec les modèles de rapprochement bancaire et les formulaires de rapprochement bancaire afin de pouvoir effectuer régulièrement des rapprochements bancaires pour votre entreprise .

Cet article vous aidera à tout savoir sur le rapprochement bancaire, les formulaires de rapprochement bancaire et même sur la façon de préparer un bon exemple de rapprochement bancaire. Continuez à lire pour tout savoir sur ce processus et soyez guidé lorsque vous commencerez à effectuer vos propres rapprochements bancaires à l'avenir.

L’importance du rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est un processus important que les entreprises doivent effectuer pour vérifier s'il existe des différences entre les enregistrements de l'entreprise et les enregistrements des transactions bancaires dans les relevés bancaires. En dehors de cela, il existe d’autres raisons importantes pour lesquelles il serait essentiel que vous fassiez un rapprochement bancaire et appreniez à utiliser des modèles de rapprochement bancaire.

• Un rapprochement bancaire régulier vous permettra de voir immédiatement s'il y a des différences ou des erreurs dans les registres de votre entreprise ou dans les registres bancaires.
• En réalité, dans une entreprise, la trésorerie est probablement l’actif le plus vulnérable dont vous disposez. Effectuer des rapprochements bancaires vous donnerait le pouvoir de prendre le contrôle de cet actif extrêmement précieux et contribuerait à le protéger grâce à la détection précoce des irrégularités telles que les retraits non autorisés de la banque. Bien entendu, pour que le processus de contrôle fonctionne efficacement, il serait essentiel de définir clairement et de séparer les responsabilités des personnes en charge de la comptabilité et de l'autorisation des transactions avec la banque des fonctions des personnes en charge de l'établissement et du suivi des états. .rapprochement bancaire.
• Vous pouvez avoir confiance une fois que vous savez que tous vos documents correspondent aux documents indiqués sur vos relevés bancaires lorsque vous les vérifiez régulièrement grâce au rapprochement bancaire. Être à jour et savoir que toute votre comptabilité est en ordre serait un souci de moins pour votre entreprise.
• Lorsque vous confiez à quelqu'un la responsabilité du rapprochement bancaire mensuel, vous serez en mesure de suivre régulièrement les flux de trésorerie de votre entreprise et serez en mesure de déterminer si vous vous portez bien ou si votre entreprise ou votre entreprise est en difficulté .
• Vous pourrez utiliser votre formulaire de rapprochement bancaire pour vérifier que toutes les données contenues dans les documents comptables de votre entreprise sont exactes par rapport aux transactions bancaires. Un bon exemple de rapprochement bancaire vous permettrait également de vérifier les retards inutiles dans l’encaissement et/ou la compensation des chèques.
• Un rapprochement bancaire régulier permettrait de détecter et de corriger rapidement toute erreur commise dans vos dossiers professionnels. Cela vous incitera également à mettre à jour vos registres comptables si vous constatez que certaines écritures n’ont pas encore été enregistrées.

Ce sont les raisons les plus importantes pour lesquelles vous devriez effectuer régulièrement des rapprochements bancaires dans votre bureau. Sans cela, ou en le faisant à intervalles très espacés, cela exigerait beaucoup plus d'efforts de votre part, surtout si vous découvrez un certain nombre de divergences ou d'erreurs dans vos dossiers. Passons maintenant à l'objectif du rapprochement bancaire.

Formulaires de rapprochement bancaire

Les finalités du rapprochement bancaire

Comme vous pouvez le constater, il est très important que vous effectuiez régulièrement un rapprochement bancaire afin de savoir où se trouvent vos fonds et où ils vont à la fin de chaque mois. Si vous êtes à jour avec votre trésorerie, vous pourrez bien mieux gérer votre entreprise. Le rapprochement bancaire sert à plusieurs fins, que vous devez connaître si vous souhaitez commencer à effectuer ce processus dans votre entreprise. Voici les différents objectifs :

Pour être informé du solde de votre compte bancaire

Afin de déterminer le solde réel de votre compte bancaire, vous devrez rapprocher votre compte bancaire de tous vos relevés de chèques, de retraits et de dépôts. Votre relevé de solde bancaire peut ne pas indiquer les paiements que vous avez effectués et qui n'ont pas encore été soustraits de votre solde affiché.

Pour éviter de découvert votre compte et vous assurer de disposer de suffisamment d’argent pour couvrir tous les retraits nécessaires pour effectuer des paiements ou dépenser de l’argent, vous devez connaître le solde réel de votre compte bancaire.

Vous pourrez ainsi découvrir des problèmes dont vous n'êtes peut-être pas conscient

Lorsque vous effectuez régulièrement un rapprochement bancaire, vous pourrez examiner vos relevés bancaires par rapport aux dossiers personnels de votre entreprise et voir s'il y a des erreurs ou des problèmes. Ces erreurs peuvent être causées par l’automatisation bancaire ou même par une erreur humaine.

Ces erreurs peuvent être des montants de dépôt ou de retrait inexacts, des chiffres transposés ou d'autres erreurs pouvant affecter le montant total de votre compte courant. En effectuant le rapprochement bancaire mensuel, vous pourrez découvrir ces erreurs tout de suite, et comme vous n'aurez qu'à examiner les relevés et registres mensuels, vous n'aurez pas à passer trop de temps à les analyser . Effectuer des rapprochements bancaires mensuellement vous permettrait également de respecter les délais de déclaration de tout écart ou erreur à votre banque.

Afin d'identifier les chèques non encore encaissés

Tout chèque non encaissé qui n’a pas été encaissé pourrait vous causer des problèmes financiers. En los casos en que los cheques se pierden en el correo, se separan de un talón de pago de una factura o se olvidan por completo, terminan sin cobrarse ni depositarse en el banco, ya sea en su cuenta o como un pago que necesita hacer à quelqu'un. le reste.

En effectuant des rapprochements bancaires à intervalles réguliers, vous êtes assuré de ne pas avoir de chèque en souffrance, ainsi tous vos dépôts et tous vos paiements aux créanciers seront à jour. Les chèques non encaissés peuvent également vous amener à mettre votre compte à découvert, surtout si vous oubliez ces obligations impayées et n'utilisez votre relevé de compte courant qu'à titre de référence.

Être capable de réaliser efficacement l’audit interne

La plupart des entreprises et organisations utilisent régulièrement le rapprochement bancaire dans leurs services financiers et comptables. Afin de garantir l’exactitude de votre audit interne, vous devrez faire de même. Que vous soyez propriétaire d'une petite ou d'une grande entreprise, vous devrez effectuer des rapprochements bancaires réguliers dans le cadre de vos processus d'audit interne pour bien gérer votre trésorerie et rester à jour sur toutes vos finances.

Pour pouvoir revoir vos finances

Si vous effectuez un rapprochement bancaire mensuel ou régulier, cela servira d’examen informel de toutes vos finances . Rapprocher vos enregistrements de ce que vous dépensez et de ce qui est déposé sur votre compte vous permettrait de voir clairement comment les flux de trésorerie de votre entreprise et de déterminer si vous gagnez plus que ce que vous dépensez ou vice versa. Cet examen vous permettrait de rester à jour sur les informations financières, ce qui vous aiderait à gérer vos finances plus efficacement.

C’est dans ce but que l’on effectue des rapprochements bancaires réguliers. Comme vous l’avez peut-être déjà réalisé, c’est vraiment important pour les entreprises , qu’elles soient grandes ou petites. Voyons maintenant les différents avantages d'effectuer des rapprochements bancaires.

Modèles de rapprochement bancaire

Avantages du rapprochement bancaire 

L’importance et la finalité du rapprochement bancaire suffisent peut-être déjà à vous convaincre de vous lancer dans cette démarche dans votre entreprise. Mais ce n'est pas tout : nous allons maintenant examiner les différents avantages du rapprochement bancaire, ce qui pourrait vous inciter davantage à en apprendre davantage. Voici les différents avantages du rapprochement bancaire :

Pour la détection des activités frauduleuses

Le rapprochement bancaire consiste essentiellement à faire correspondre les documents comptables d'une entreprise avec ses comptes et relevés bancaires. Dès que vous découvrez un écart, vous devrez commencer à en rechercher la cause ou la raison. Vous pourrez généralement trouver la raison, qui peut être des chèques qui n'ont pas encore été comptabilisés, des intérêts ajoutés à un compte ou d'autres raisons similaires. Toutefois, si vous ne parvenez pas à trouver la cause de l’écart, il se peut qu’il y ait eu une activité frauduleuse au sein de votre entreprise.

Pour éviter les découverts

Il arrive parfois que les relevés bancaires ne soient pas mis à jour car les sorties de fonds ont tendance à être retardées. Dans les cas où votre entreprise fonctionne avec des réserves de fonds minimales, vous devrez savoir de combien d’argent vous disposez à l’heure actuelle pour éviter les découverts ou les dépenses supérieures à ce dont vous disposez. En effectuant un rapprochement bancaire mensuel, vous serez en mesure de gérer vos finances beaucoup plus efficacement et d'éviter de rédiger des chèques qui seraient très probablement sans provision ou qui finiraient par être des chèques sans provision .

Identifier les erreurs commises par la banque

Les banques ne sont pas des institutions parfaites et les personnes qui y travaillent ne le sont pas non plus. Il peut arriver que des erreurs bancaires soient commises par le système ou par les personnes qui gèrent les transactions. En effectuant des rapprochements bancaires réguliers, vous pourrez identifier ces erreurs dès le début et informer votre banque de leur existence. Ce faisant, vous pourrez également voir si les erreurs ont été commises par la banque ou par vos propres collaborateurs.

Voici quelques-uns des avantages les plus importants d’effectuer régulièrement des rapprochements bancaires. Maintenant, appliquons tout et commençons à apprendre comment préparer réellement le rapprochement bancaire.

Relevé de rapprochement bancaire

Étapes et conseils pour préparer le rapprochement bancaire ou un formulaire de rapprochement bancaire 

Maintenant que vous savez tout sur le rapprochement bancaire, ainsi que sur son importance, son objectif et ses avantages, examinons quelques étapes et conseils pour préparer un bon exemple de rapprochement bancaire. Vous aurez besoin de ces étapes et conseils pour vous guider, surtout lorsque vous n'êtes pas habitué à utiliser un modèle de rapprochement bancaire vierge.

• La première étape serait d’inspecter de près le solde de votre relevé bancaire. Vous pouvez le faire en obtenant tous vos relevés bancaires dès qu’ils sont disponibles. Généralement, si vous êtes inscrit en ligne, vous aurez un accès plus rapide à votre compte bancaire et à vos relevés bancaires.
• Une fois que vous avez vos relevés, prenez note du solde de fin de mois. Vous devrez vérifier si votre solde bancaire et les enregistrements de votre compte professionnel correspondent, ce qui signifie que toutes les transactions apparaîtront dans tous les enregistrements.
• Pour vous aider, lorsque vous consultez votre relevé bancaire, tout retrait de votre compte bancaire peut être appelé un « débit », tandis que tout dépôt effectué sur votre compte bancaire sera appelé un « crédit ». Ces termes et définitions seraient différents de la façon dont ils sont utilisés en comptabilité.
• Si vous trouvez une transaction qui n'apparaît que sur un seul enregistrement, soit sur le relevé bancaire, soit dans vos propres enregistrements, cela sera considéré comme un « élément de rapprochement ». Votre objectif principal serait d'établir la raison pour laquelle un tel élément existe et d'apporter des corrections jusqu'à ce que vos enregistrements correspondent.
• Préparez d'abord votre formulaire de rapprochement bancaire en ajoutant au solde bancaire pour compenser les dépôts qui n'ont pas encore été enregistrés ou comptabilisés. La raison en est qu’il peut y avoir un délai entre le moment où vous effectuez un dépôt à la banque et le moment où votre dépôt est enregistré comme ajout à votre compte bancaire.
• Vous devrez alors réduire votre solde bancaire pour compenser tout ou partie de vos chèques impayés. Les chèques en souffrance, ou les chèques qui n'ont pas encore été compensés par la banque, devront être déduits de votre solde bancaire.
• Assurez-vous de consulter le relevé du mois précédent pour vous assurer que tous les chèques impayés du mois précédent ont déjà été compensés. Si le chèque n'a pas encore été encaissé, contactez le bénéficiaire pour savoir pourquoi. Toutefois, si les chèques restent impayés même après un mois, ils ont peut-être déjà été perdus.
• Confirmez s'il y a des erreurs commises par le service de traitement de la banque. Si vous effectuez des rapprochements pour un compte de trésorerie pour votre entreprise, toutes vos transactions seront probablement enregistrées dans un grand livre général. La ou les personnes responsables des rapprochements bancaires dans une entreprise doivent comparer le grand livre avec les activités figurant sur le relevé bancaire. Si vous constatez des transactions bancaires peu claires, vous devrez contacter votre banque.
• Si l’écart n’est pas dû à une erreur bancaire et que vous ne parvenez pas à en trouver l’explication, une activité frauduleuse peut avoir eu lieu.
• Avant de pouvoir ajuster le solde de votre grand livre, vous devez d'abord confirmer si tous les chèques ont déjà été comptabilisés. Une fois que votre entreprise reçoit le relevé bancaire, imprimez un rapport répertoriant tous les chèques émis et tous les dépôts effectués au cours du mois.
• Jetez un œil à tous les chèques que vous avez rédigés dans l’ordre numéroté. Confirmez que les chèques ont été postés sur vos relevés bancaires. Si vos chèques ont été compensés, indiquez-le dans vos documents comptables. Lorsque vous avez fini d'examiner tous vos chèques, vous devriez maintenant avoir une liste de tous les chèques (ainsi que tous les détails importants des chèques) qui n'apparaissent pas sur votre compte bancaire ou vos relevés bancaires. Ces chèques impayés constituent des éléments de rapprochement.
• Vérifiez que tous vos dépôts ont déjà été comptabilisés. Imprimez une liste de tous les dépôts que vous avez effectués au cours du mois. La liste doit être accompagnée des bordereaux de dépôt correspondants afin que vous puissiez les rapprocher.
• Une fois que vous avez fini d'examiner vos dépôts, dressez une liste séparée de tous les dépôts qui n'apparaissent pas sur votre compte bancaire ou qui ne sont pas enregistrés sur vos relevés bancaires. Incluez le montant du dépôt, ainsi que la date à laquelle il a été effectué. Ces dépôts en transit sont des éléments de rapprochement.
• Veuillez noter que vous devrez déduire tous les prélèvements automatiques ou frais de service. Ces frais sont généralement comptabilisés sur votre relevé bancaire, mais peuvent ne pas être comptabilisés sur votre compte espèces à la fin du mois. Vous devrez également apporter des ajustements à vos relevés de compte de trésorerie pour tout intérêt gagné sur le solde de votre compte bancaire. Les montants d’intérêts qui s’ajouteront, ainsi que les frais et prélèvements automatiques qui n’apparaîtront pas encore à vos dossiers seraient des éléments de rapprochement. .
• Assurez-vous de vérifier attentivement si vous avez commis des erreurs au cours du mois. En comparant vos dossiers à vos relevés bancaires, vous découvrirez peut-être certaines erreurs que vous aviez négligées auparavant. Ces erreurs seraient des éléments de réconciliation. Travaillez à rapprocher tous les éléments jusqu'à ce que tous vos enregistrements correspondent et qu'il n'y ait plus d'écarts.