Plus de 60 modèles de rapports d'incidents [Employé, Police, Générique]

Dans tout type d’environnement, qu’il s’agisse d’un bureau, d’un environnement scolaire ou d’un environnement de soins de santé, le signalement des incidents est très important. Un rapport d'incident est un document officiel qui contient les faits et les informations liés à un incident survenu à l'école, sur le lieu de travail ou dans un établissement de santé. Le formulaire de rapport d'incident peut contenir des informations sur un incident inhabituel qui s'est produit, mais fera généralement référence à des faits et des informations sur un accident ou une blessure survenue à une personne spécifique.

Si vous avez déjà vu un modèle de rapport d'incident, sachez que vous devrez remplir de nombreuses informations en détail afin que la personne qui le lit ait une image claire et une compréhension complète de l'incident. Les rapports d'incident doivent être rédigés immédiatement après que l'incident s'est produit afin que tous les détails le concernant soient encore frais dans la mémoire des personnes qui en ont été témoins. Selon la gravité ou la gravité de l'incident, une entreprise peut utiliser le rapport à différentes fins, par exemple pour planifier l'avenir, pour des réclamations d'assurance ou même comme référence pour la police ou le tribunal.

Formulaires de rapport d'incident

Dans un établissement de santé tel qu'une clinique, un hôpital ou une maison de retraite, un rapport d'incident serait utilisé pour documenter les détails d'un événement inhabituel, d'un accident ou d'une blessure impliquant un patient. Ce rapport serait ensuite remis à la famille du patient et serait probablement également inclus dans son dossier.

Dans une école, un exemple de rapport d'incident complété peut être fourni aux parents d'un élève dans les cas où l'élève a été blessé à la suite d'un accident ou à cause d'un autre élève alors qu'il se trouvait sur la propriété de l'école. Il serait essentiel que l'enseignant ou tout membre du personnel autorisé signale cet incident aux parents pour éviter des problèmes tels que la colère parentale ou pire, des problèmes juridiques.

Les rapports d’incidents sont très importants, c’est pourquoi nous avons rédigé cet article pour vous aider à tout savoir à leur sujet. Des objectifs et avantages aux étapes utiles pour vous guider dans le remplissage d'un formulaire de rapport d'incident, tout est inclus ici. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les rapports d'incident, les modèles de rapport d'incident et les exemples de rapports d'incident.

 

Objectifs du remplissage des formulaires de rapport d'incident

Les rapports d'incident sont très importants, principalement pour pouvoir connaître les détails exacts d'un incident lorsqu'il se produit. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles quelqu’un devrait faire un rapport de ce type et il serait très utile que vous les connaissiez. Apprendre les objectifs du remplissage des formulaires de rapport vous guidera lorsque vous demanderez à quelqu'un de votre établissement d'en faire un. Voici les différents objectifs :

Pour activer votre mémoire

Lorsqu'un incident survient, vous devez vous souvenir de tous les détails lorsque vous faites un rapport d'incident. Si les gens de votre entreprise, de votre école ou de votre établissement de santé connaissent la procédure à suivre en cas d'incident, ils seront probablement plus alertes et conscients de ce qui se passe autour d'eux. Une fois que vous aurez terminé votre rapport, vous vous souviendrez probablement plus clairement des détails de l'incident et pourrez vous en souvenir à l'avenir une fois que vous aurez relu votre rapport.

Pour demander une réponse rapide

Lorsqu’un événement inhabituel se produit, les personnes présentes sur les lieux réagiront probablement rapidement et seront plus prudentes quant à leur réaction, surtout si elles savent qu’un rapport d’incident sera rédigé immédiatement après.

Lorsqu'un rapport d'incident a été fait, les responsables - superviseurs, administrateurs ou gestionnaires - devraient prendre certaines mesures pour remédier aux circonstances afin d'éviter qu'une telle situation ne se reproduise, notamment en cas d'accidents ou de blessures qui auraient pu être évitées. . Il leur faudrait trouver une solution rapide pour résoudre ces problèmes et éviter les poursuites.

Servir de guide pour la prise de décision en matière de rémunération

Un rapport d'incident contiendrait des informations très importantes dont l'établissement aurait besoin pour que les personnes clés puissent décider si le patient ou la personne victime de l'accident ou de la blessure doit être indemnisé pour ce qui s'est passé.

Par exemple, si une personne se casse la jambe ou si ses effets personnels sont détruits ou perdus, l'indemnisation accordée à cette personne devra dépendre des circonstances de l'incident et de la cause de l'incident.

Fournir tous les détails et informations pertinents concernant l’incident

Si vous êtes la personne qui a découvert l’incident, si vous étiez présent lorsqu’il s’est produit ou si vous étiez impliqué, vous devrez rédiger un rapport objectif contenant tout ce que vous savez. Plus vous serez proche de l'incident, plus votre responsabilité sera grande de faire le rapport et de noter tout ce que vous savez. Concentrez-vous sur tous les faits et sur ce qui s'est réellement passé plutôt que sur les rumeurs et les potins d'autres personnes ou témoins qui, selon vous, ont tendance à ne pas être fiables.

N’incluez jamais d’informations ou de faits dont vous n’êtes pas sûr et assurez-vous de mettre entre guillemets les informations que vous avez obtenues auprès d’autres personnes. Notez toutes les informations nécessaires, telles que les noms complets des personnes impliquées et des témoins qui partagent l'information avec vous.

Ce sont les objectifs pour rédiger un rapport d’incident ou remplir un formulaire fourni par votre établissement. Comme vous pouvez le constater, les rapports d'incidents sont très importants afin que vous puissiez commencer à ajouter cette procédure à votre institution. Examinons maintenant les différents avantages de remplir et d'utiliser des rapports d'incident.

Modèles de rapport d'incident

Les avantages de remplir et d’utiliser les rapports d’incident

Maintenant que vous connaissez les objectifs du signalement d'incidents, passons aux avantages qu'il apporterait à vous et à votre institution. Comme vous le verrez, ces avantages sont vraiment utiles, alors poursuivez votre lecture pour tout savoir à leur sujet.

• Le signalement des incidents permettrait aux employés et aux membres du personnel d'identifier, de décrire et de signaler rapidement les incidents liés à la sécurité, selon un ensemble de procédures établies par leur institution.
• Lorsque vos employés et membres du personnel sont conscients qu’ils devront signaler les incidents, ils sont plus susceptibles de rester vigilants et sensés lorsque des incidents se produisent autour d’eux. Ils feront probablement de leur mieux pour se souvenir de tous les détails de l’incident afin de pouvoir rédiger un rapport efficace et précis.
• Cela améliorerait la communication entre toutes les personnes impliquées, car elles devraient parvenir à un consensus lors de la rédaction du rapport pour inclure tous les faits et détails corrects sur l'incident.
• Cela permettrait d'enregistrer différents incidents en même temps. Non seulement cela, mais cela vous permettrait d’enregistrer un incident sous différents angles, vous permettant ainsi d’avoir une image plus claire de ce qui s’est réellement passé.
• Disposer de rapports d’incident permettrait aux enquêtes de progresser plus rapidement puisque tous les faits et informations seraient enregistrés. S'il y a des questions, les enquêteurs n'auront qu'à interroger les personnes impliquées dont les noms auront également été notés dans le rapport d'incident.
• En étudiant ou en examinant les rapports d'incident, les membres de l'établissement pourraient identifier et corriger toute vulnérabilité, liée à la sécurité ou autre, qui aiderait l'établissement à long terme. Le rapport d'incident servirait de preuve concrète des faiblesses des politiques ou même des membres du personnel présents dans l'institution qui doivent être corrigées.
• Il permet d'établir la cause d'un incident à partir des témoignages de toutes les personnes qui y ont été impliquées. Étant donné que plusieurs rapports d'incident peuvent être rédigés pour un seul événement, vous serez en mesure de voir les cohérences entre eux et d'identifier ce qui n'a pas fonctionné et éventuellement qui est à blâmer.
• En cas de poursuite judiciaire contre l'institution, vous pourrez utiliser le rapport d'incident comme document officiel décrivant tous les événements survenus au moment de l'incident, ainsi que toutes les personnes impliquées.

Tous ces avantages pourraient aider votre institution, alors comme vous pouvez le constater, il est essentiel que vous demandiez à votre personnel et à vos employés de déposer un rapport dès qu'un incident survient, surtout s'il s'agit d'un accident ou d'une blessure. Avant de passer à l'apprentissage de la manière de remplir un rapport d'incident, examinons d'abord quelques conseils pour rédiger votre rapport d'incident.

Exemples de rapports d'incidents

Conseils pour rédiger un rapport d'incident 

Maintenant que vous connaissez les objectifs et les avantages de la rédaction d'un rapport d'incident, parlons de quelques conseils pour en rédiger un. Avant de commencer à formuler un modèle de formulaire de rapport d’incident, vous devez savoir comment rédiger le rapport lui-même. Vous devez garder ces conseils à l’esprit afin de produire un rapport précieux pour votre institution.

• Assurez-vous d’utiliser un langage simple et « normal » lors de la rédaction de votre rapport. N'oubliez pas que différents types de personnes issues d'horizons différents peuvent finir par lire votre rapport. Vous devez donc formuler vos déclarations de manière à ce que, peu importe qui les lira, le rapport sera compris. Ajouter trop de mots fleuris ou de jargon technique peut rendre votre rapport incompréhensible.
• Incluez les 5 W dans votre rapport : qui était impliqué, ce qui s'est passé, quand cela s'est produit (date et heure exactes), où cela s'est produit et pourquoi l'incident s'est produit.
• Assurez-vous d'écrire uniquement des faits objectifs. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui s'est passé, obtenez des informations auprès de sources fiables.
• Soyez professionnel et si vous le pouvez, documentez l'incident en prenant des photos et des vidéos avec votre téléphone portable ou tout autre appareil que vous avez sous la main.

Les incidents doivent être signalés immédiatement, aussi petits soient-ils. Signaler immédiatement un incident permettra de prendre des mesures correctives plus rapidement.

Ces conseils sont très simples, n’est-ce pas ? Maintenant que vous disposez de nombreuses informations sur les rapports d'incident, passons à la manière de remplir un formulaire ou de créer votre propre rapport d'incident.

Rapport d'incident générique

Étapes et conseils pour remplir un formulaire de rapport d'incident 

Peu importe qui vous êtes ou le type d'environnement dans lequel vous travaillez : entreprise, éducation ou médical , vous devez savoir comment remplir efficacement un formulaire de rapport d'incident. Votre rapport d’incident doit être compréhensible, précis et pertinent. Pour vous guider, voici quelques étapes et conseils qui pourraient vous être utiles pour remplir un modèle de rapport d'incident.

• En règle générale, une institution dispose déjà d’exemples de rapports d’incident ainsi que de formulaires qu’il vous suffit de remplir. Lorsqu'un incident survient, la première chose à faire est d'obtenir les formulaires appropriés afin de pouvoir déposer votre rapport.
• Vous devrez peut-être non seulement remplir un formulaire, mais vous devrez peut-être également suivre certains protocoles ou politiques qui accompagneraient le formulaire. Assurez-vous de suivre les règles et directives de votre institution afin de ne pas avoir de problèmes pour gérer l'incident.
• En fonction de votre institution, vous devrez peut-être noter les détails de l'incident sur un formulaire ou saisir les détails sur un ordinateur et imprimer simplement le rapport lorsque vous avez terminé. Quoi qu’il en soit, vous devez vous assurer que lorsque vous êtes prêt, votre rapport est soigné et peut être lu clairement.
• Dès que l’incident est terminé et que tout a été réglé, ce serait une bonne idée de commencer à rédiger votre rapport. Au lieu d'attendre la fin de la journée pour documenter l'incident, faites-le le plus tôt possible afin que tous les détails soient frais dans votre esprit et que vous puissiez noter tous les détails pertinents. Si vous êtes très occupé, essayez de compléter votre rapport au moins 24 heures après l'incident.
• Donnez tous les détails de ce qui s’est passé sans ajouter de détails non pertinents. Si vous remplissez un formulaire, veuillez fournir toutes les informations nécessaires demandées sur le formulaire afin qu'il soit entièrement rempli. Si vous n'avez pas de formulaire, vous pouvez commencer votre rapport avec les données suivantes :
  
  • La date, l'heure et le lieu exacts où l'événement s'est produit.
  • Votre nom complet et votre numéro d’employé ou d’identification.
  • Les noms des personnes qui étaient présentes lorsque l'incident s'est produit.
  • Vous pouvez alors commencer à décrire l’incident en détail.
• Tout d’abord, vous devrez rédiger une déclaration sur la nature de l’incident. Racontez les circonstances dans lesquelles vous étiez sur les lieux lorsque l'incident s'est produit. Si vous avez été appelé sur les lieux de l'incident, décrivez l'appel que vous avez reçu et notez également l'heure à laquelle l'appel a été reçu. À l’aide de phrases objectives, décrivez l’incident et comment il s’est produit.
• Il est important de noter que vous ne devez pas rédiger un récit de ce qui, selon vous, a pu se produire, mais plutôt noter tous les faits et détails dont vous savez qu'ils se sont réellement produits.
• Utilisez la narration à la première personne pour décrire les détails de ce qui s'est passé. Assurez-vous de présenter les détails chronologiquement à partir de votre arrivée sur les lieux. Si vous étiez là depuis le début, commencez par là.
• Assurez-vous de noter les noms complets de chaque personne impliquée dans l'incident et inclus dans le rapport. Identifiez toutes les personnes impliquées en utilisant leur nom complet, leur date de naissance, leur sexe et leur numéro d'employé ou pièce d'identité.
• Avec chaque paragraphe, décrivez ce que chaque personne impliquée a fait lors de l'incident et ce qui a entraîné leurs actions. Si vous le pouvez, ajoutez des citations de personnes impliquées dans l'incident, ainsi que de témoins.
• Non seulement vous avez raconté les actions des personnes impliquées, mais vous devez également ajouter un récit précis de votre propre rôle dans l'incident. Soyez objectif dans votre narration et assurez-vous d'inclure tous les détails.
• Assurez-vous d’écrire tout ce dont vous vous souvenez et soyez minutieux en incluant les détails. Ceci afin que quiconque le lit ait une idée claire de ce qui s'est passé et ne finisse pas par interpréter de manière incorrecte des détails vagues.
• Essayez également d’être le plus précis possible. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui s'est passé avant votre arrivée sur les lieux, demandez des informations aux personnes qui étaient réellement présentes et que vous connaissez comme étant fiables. Vous pouvez également écrire comment les témoins ont agi ou se sont comportés lorsqu'ils ont raconté les détails de l'incident.
• Vous n'êtes pas obligé d'ajouter des mots ou des informations simplement pour les ajouter à votre rapport. S'il est court, cela n'a pas d'importance, tant que vous êtes sûr d'avoir inclus tous les faits et données les plus importants. Évitez également d’utiliser un langage technique ou un jargon que d’autres personnes pourraient ne pas comprendre.
• N'oubliez pas d'être honnête lors de la rédaction de votre rapport. Même si vous vous sentez mal ou gêné par la façon dont vous avez géré la situation, vous devrez quand même noter ces détails. Cela garantirait que votre rapport est exact, véridique et objectif.
• Avant de soumettre votre rapport, vérifiez tous les faits et informations que vous avez notés ou saisis. Vérifiez toute l’orthographe des noms, ainsi que les autres détails. S'il existe d'autres rapports, comparez le vôtre à ceux-ci pour vous assurer que les faits correspondent.
• Vérifiez, corrigez et modifiez votre rapport si nécessaire. Assurez-vous que votre grammaire est correcte et que ce que vous avez écrit est facile à comprendre. Vérifiez également si vous avez orthographié correctement tous les mots car il s’agit d’un document officiel.
• Lorsque vous êtes satisfait de votre rapport, vous pouvez l'envoyer à la personne responsable de votre établissement.