Top 50 des lettres d'invitation (pour visa et général)

Nous devrions tous être familiers avec les lettres d'invitation. À un moment donné de notre vie, nous avons reçu des invitations, certainement innombrables, et chacune concernait un événement particulier auquel notre présence était grandement appréciée. Un exemple de lettre d'invitation typique contiendra des informations sur l'hôte, l'heure, la date et le lieu de l'événement. Il précisera également comment accepter l’invitation.

Carte d'invitation

Qu'est-ce qu'une lettre d'invitation ?

Formellement définie, une lettre d'invitation est un document qui présente une demande de participation d'une personne, d'un groupe de personnes ou d'une organisation à un événement. Selon l'occasion, la lettre peut être informelle ou formelle. Vous pouvez l'imprimer à l'ancienne ou l'envoyer par email. Ces lettres sont de deux types principaux :

• Lettre d'invitation pour visa
  
  
  Cette lettre est destinée à une personne qui vit dans un pays et reçoit une invitation à visiter un autre pays. Le format de cette communication diffère des lettres d'invitation habituelles à des réceptions sociales. Lorsque vous invitez une personne dans votre pays, formatez la lettre de manière à ce que l'invité puisse l'utiliser pour une demande de visa.
• Lettres d'invitation à des événements
  Il existe deux types de lettres d'invitation à des événements :
  
  
  une lettre adressée aux personnes qui joueront un rôle particulier dans un événement
  
  
  une lettre adressée aux personnes qui assisteront à un événement

Lettres d'invitation pour visa

Structurer votre lettre d'invitation

Rédiger une lettre d'invitation formelle et bien rédigée peut prendre du temps, surtout si vous ne savez pas par où et comment commencer. Pour faciliter sa rédaction, voici quelques conseils qui peuvent vous aider. Tout d’abord, vous devrez déterminer les réponses à ces questions :

• Qui?
  
  
  Il s'agit de ceux que vous inviterez à l'événement. Dans le même ordre d’idées, ces participants peuvent-ils également inviter d’autres personnes ?
• Quoi et pourquoi?
  
  
  Ceux-ci font référence à la raison ou au but de l’affaire. Il peut y avoir plusieurs raisons pour l'invitation.
• Où?
  
  
  Il s'agit du lieu de l'événement. L’emplacement est-il approprié et faudra-t-il réserver l’espace ?
• Quand?
  
  
  Il s'agit de la date et de l'heure de l'affaire. Vous pouvez régler l’heure à l’avance ou en discuter plus tard.

Après avoir décidé des réponses à ces questions, vous pouvez commencer à rédiger votre exemple de lettre d'invitation :

• Ligne d'objet
  
  
  Un facteur important à prendre en compte lors de la rédaction d'une lettre d'invitation à des réunions d'affaires est la ligne d'objet. Dans la plupart des cas, c'est un facteur décisif pour le destinataire s'il ouvrira votre lettre. Un moyen simple de garantir que votre lettre est prise en compte est d'inclure le nom du sujet.
• Ouverture
  
  
  La première ligne de votre lettre sera les premiers mots que le destinataire verra lorsqu'il ouvrira votre document. Vous avez besoin d'une ligne qui attire l'attention du lecteur et l'encourage à passer aux lignes suivantes. N'oubliez pas que les premières impressions comptent.
  
  
  Une bonne introduction définira également le style et le ton de l’ensemble de la lettre. Vous pouvez baser la première ligne sur votre relation antérieure avec le lecteur. Que le ton de votre lettre soit formel et strict ou un peu plus informel dépendra de votre degré de familiarité avec le lecteur.
• Motif
  
  
  Mentionnez dans votre lettre le motif de l'invitation. Cela laissera au lecteur suffisamment de temps pour se préparer. Si la réunion a un ordre du jour, joignez-le à votre lettre. Vous n'avez pas besoin de rédiger une description très détaillée de la réunion. Cela peut submerger le lecteur et, par conséquent, il peut perdre tout intérêt. Une bonne suggestion est de mentionner les sujets de discussion sous forme de puces.
• Détails
  
  
  Incluez les détails de configuration dans votre invitation. Précisez le lieu et l'heure de l'événement. Cela garantira que le destinataire sera là comme prévu. Cependant, parfois, lorsque vous n'avez pas de plan défini, il serait préférable de laisser vos invités choisir en leur donnant l'option « ce qui leur convient le mieux ».
  
  
  Ce sera certainement quelque chose en leur faveur car cela leur donnera la possibilité de décider où et quand. Vous pouvez même obtenir une réponse plus rapide. Pour les rendez-vous avec votre patron ou vos cadres supérieurs, vous pouvez ajouter un calendrier et leur donner la possibilité de choisir la date.
• Demande RSVP
  
  
  Il existe de nombreux cas où une personne reçoit une lettre d'invitation pour un événement et l'hôte découvre plus tard qu'elle n'avait pas l'intention d'y assister. Cela pourrait être très frustrant et coûteux. Mais vous pouvez facilement éviter ces situations en ajoutant la demande RSVP à la lettre.
• Clôture
  
  
  Utilisez des commentaires de clôture qui encouragent l'invité à répondre à votre invitation. Au lieu des phrases trop familières pour votre conclusion, essayez d'utiliser des lignes plus encourageantes. Cela vous donnera une meilleure chance d'obtenir une réponse à votre lettre avec cette phrase. N'oubliez pas non plus d'inclure votre signature ou votre signature électronique dans votre clôture. En utiliser un rend la lettre un peu plus profonde.

Exemples de lettres d'invitation

Comment puis-je rédiger une lettre d’invitation pour un visa américain ?

Une lettre d'invitation pour visa est un document établi par un résident légal ou un citoyen d'un pays confirmant qu'il est prêt à accepter une personne d'un autre pays dans sa résidence. Le voyageur peut être un ami de la famille ou un parent qui vivra avec l'hôte tout au long de son séjour.

Cependant, veuillez noter que même une lettre d'invitation formelle ne garantit pas que le demandeur recevra un visa.

Il existe d'autres conditions de visa que vous devez remplir, telles que les moyens de subsistance, la preuve qu'il existe des liens étroits entre les deux pays, la preuve que le visa délivré sera utilisé de manière appropriée. Le demandeur suivra également le processus de demande habituel avant de recevoir un visa.

Pour la délivrance d'un visa touristique américain, le demandeur doit soumettre une lettre d'invitation pour la demande de visa. Mais comme mentionné ci-dessus, l'invitation ne constitue pas une garantie pour la délivrance d'un visa et sa présentation n'est pas une obligation mais est recommandée. L'hôte devra répondre à des exigences spécifiques pour que la lettre d'invitation soit valide :

• Vous devez être un résident permanent légal ou un citoyen américain.
• Le demandeur doit être un membre de la famille, un parent, un ami, un petit ami ou une petite amie de l'hôte.
• Vous devez avoir un emplacement dans le pays dans lequel vous êtes enregistré
• Il doit disposer de suffisamment d'espace pour accueillir le demandeur.

Rédiger une lettre d'invitation pour un visa peut sembler intimidant tant pour l'hôte que pour l'invité, mais le processus de rédaction n'est pas si difficile. Adressez la lettre à un fonctionnaire consulaire, à un fonctionnaire de l'ambassade ou au demandeur lui-même. Le demandeur doit être extrêmement méticuleux lorsqu’il fournit toutes les informations nécessaires dans le document, telles que :

• Le nom complet de l'hôte.
• La date de naissance de l'hôte.
• L'adresse et le numéro de contact de l'hôte aux États-Unis.
• Le métier de l'hôte
• L'état de l'hôte aux États-Unis.
• Une copie d'un document prouvant le statut de l'invité aux États-Unis.
• La signature de l'hôte
• Le nom complet du demandeur
• La date de naissance du demandeur.
• L' adresse et le numéro de contact du demandeur.
• La relation du demandeur avec l'hôte.
• Le motif du voyage du demandeur.
• Dates spécifiques indiquant combien de temps le demandeur envisage de rester aux États-Unis.
• Détails spécifiques sur les frais de subsistance et d'hébergement des candidats

Si vous adressez la lettre d'invitation au candidat, le ton de la lettre ne doit pas nécessairement être trop formel. Cela indiquera que le demandeur et l'hôte entretiennent une relation étroite ou amicale.

Lettres d'invitation formelles

Une lettre d'invitation doit-elle être notariée ?

Il y a aussi la question de la légalisation. De nombreuses personnes demandent si les lettres de parrainage ou d’invitation doivent être notariées. Beaucoup disent que leurs lettres n’étaient pas notariées, tandis que d’autres affirment qu’elles l’étaient. Il n’y a pas de réponse spécifique à cette question. Cependant, certains pays exigent que les lettres soient notariées.

La meilleure chose à faire est de revoir les exigences du bureau des visas, qui traitera la demande de votre invité. Par exemple, si vous invitez votre oncle de Pékin à vous rendre visite à New York, vous devrez alors trouver le bureau des visas américain en Chine. À partir de là, vous pouvez consulter les exigences. Veuillez également noter que les exigences peuvent changer de temps à autre. C’est donc une bonne idée d’examiner ces exigences chaque fois que vous rédigez une lettre d’invitation.

Une fois que vous avez trouvé le site, accédez à la page Visa du site et recherchez les conditions requises pour demander un visa. Généralement, ce dont vous avez besoin pour les demandes de visa est une liste de contrôle. À partir de cette liste, vous pouvez confirmer quels documents devront être notariés. Cela peut même inclure votre lettre d’invitation. Mais le meilleur conseil ici est de faire légaliser tous vos documents car cela prouvera l’authenticité des documents.